Socialförvaltningens kvalitetsledningssystem

Här kan du ta del av socialförvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

Kvalitetsledningssystemet är beslutat från socialförvaltningens ledningsgrupp. Syftet med kvalitetsledningssystemet är att säkerställa alla medarbetare inom socialförvaltningen är införstådda med sin roll i det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet ska ses som ett uppslagsverk med fördjupningar i kvalitetsledningens olika delar. Det kan läsas från pärm till som en bok eller användas som ett uppslagsverk för specifika frågor.

Ledningssystemet är ett levande dokument revideras årligen eller oftare vid behov, därför rekommenderas inte att ledningssystem skrivs ut utan använd alltid den senaste versionen från extranätet eller den digitala versionen här Socialförvaltningens kvalitetsledningssystem – Motala extranät

Ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete knyter samman lagstadgade skyldigheter med de områden som socialförvaltningen själva arbetar med för att säkerställa kvalitet för medborgare, brukare, patienter, klienter och anhöriga. Kvalitetsledningssystemet ger en överblick kring vad som ska uppnås, vilka verktyg som används, hur ansvarsfördelningen ser ut samt hur förvaltningen leder, följer upp och analyserar resultat.

Målet med socialförvaltningens kvalitetsledningssystem är att skapa en tydlighet för politiker, chefer och medarbetare hur vi tillsammans kan bidra till en säker och lärande organisation som ger förutsättningar för ett systematiskt förbättrings- och utvecklingsarbete med individens bästa i fokus. Kvalitetsledningssystemet utgör även ett underlag för effektiv resursanvändning.

Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet genom att:

Planera
Genomföra
Följa upp
Förbättra

Dokumentationsskyldighet

Utifrån SOSFS 2011:9 ska det systematiska kvalitetsarbetet dokumenteras som ett sätt att fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet, såväl ledningssystemets grundläggande uppbyggnad som det systematiska förbättringsarbetet.

Kvalitet innebär att en verksamhet uppfyller de krav och mål som finns angivna i lagar och föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. (SOSFS 2011:9)

Nedan anges exempel på sådana huvudområden som finns angivna i lagtext:

I socialtjänstlagen (SoL) framgår att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet utifrån att individen garanteras en skälig levnadsnivå. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet utifrån verksamhetens inriktning och lagkrav. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.
I lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) framgår att verksamheter ska främja jämlikhet i goda levnadsvillkor och full delaktighet i samhällslivet. Det framgår också att verksamheten ska vara av god kvalitet och bedrivas i samarbete med andra berörda samhällsorgan och myndigheter.
I hälso- och sjukvårdslagen (HSL) framgår att målet för hälso- och sjukvården är en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Vården skall ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans värdighet. Det framgår också att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras.

Socialstyrelsen har definierat vilka områden som ska ingå i kvalitetsbegreppet ”God vård och omsorg” uppdelat på sex stycken huvudområden. Dessa områden bör sedan brytas ned ytterligare på verksamhetsnivå för att skapa målsättning för verksamheten, grund för egenkontroller och prioriteringsområden för utveckling.

Evidensbaserad praktik

Den som behöver samhällets insatser i form av socialtjänst eller hälso- och sjukvård ska erbjudas hjälp som bygger på bästa tillgängliga kunskap. Evidensbaserad praktik innebär en medveten och systematisk användning av flera kunskapskällor för att fatta välgrundade beslut. De tre områdena är:

Den bästa tillgängliga kunskapen
Den professionelles expertis
Den berörda patienten/brukaren/klientens situation erfarenhet och önskemål

Hur informationen från de olika kunskapskällorna vägs samman bestäms av det nationella och lokala sammanhanget till exempel vilken tillgång som finns vad gäller lagstiftning på området, riktlinjer och sammanställning av lokal kunskap

Att arbeta evidensbaserat – Socialstyrelsen

Evidensbaserad praktik – Kunskapsguiden

Kunskapsguiden

Kunskapsguiden är en webbplats som samlar kunskapsstödjande produkter från Socialstyrelsen, andra myndigheter och aktörer. Här hittar du som arbetar inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvården stöd och vägledning för dig och din verksamhet.

Kunskapsguiden samlar publikationer, webbutbildningar, poddar, filmer, checklistor och andra kunskapsstödjande produkter för dig som arbetar inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvården.

Start – Kunskapsguiden

Nationella riktlinjer

Verksamheter inom hälso- och sjukvård och socialtjänst vägleds av nationella riktlinjer. Socialstyrelsens nationella riktlinjer är ett stöd vid prioriteringar och ger vägledning om vilka behandlingar och metoder som olika verksamheter i vård och omsorg bör satsa resurser på.

Nationella riktlinjer – Socialstyrelsen

Andra vägledande dokument

I Socialtjänstlagen finns en bestämmelse om en nationell värdegrund för äldreomsorgen och en bestämmelse som tydliggör äldre personers möjligheter till inflytande vid genomförandet av socialtjänstens insatser. Den nationella värdegrunden handlar om att äldre personer ska få leva ett värdigt liv och känna välbefinnande.

Nationell värdegrund för äldreomsorgen – Kunskapsguiden

IBIC och BBIC

Individens behov i centrum, IBIC, är ett arbetssätt för socialtjänsten att identifiera och beskriva individens behov, resurser, mål och resultat. En del i det arbetet är att dokumentera på ett strukturerat sätt inom den process individen genomgår i socialtjänsten..

Individens behov i centrum, IBIC – Kunskapsguiden

Barns behov i centrum, BBIC, beskriver ett arbetssätt för social-tjänstens barn- och ungdomsvård. Det innehåller en struktur för handläggning, genomförande och uppföljning av myndighetsutövningen. BBIC är anpassat efter socialtjänstens regelverk.

Barns behov i centrum, BBIC – Kunskapsguiden

Kommunens organisation

I Motala kommun arbetar totalt cirka 5 600 personer, varav ca 1500 personer inom Socialförvaltningen.

Information om ledning och styrning, organisationsskiss och mer info om kommunens förvaltningar finns att läsa här Organisation – Motala extranät

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är det högsta beslutande organet i kommunen och består av politiker som är folkvalda. Här fattas alla övergripande beslut såsom kommunens budget, kommunalskattens storlek, vilka nämnder som ska få finnas i kommunen, taxor och avgifter och mål för kommunens olika verksamheter.

Nämnd

Nämnderna tar beslut i frågor inom sitt ansvarsområde och består av politiker som är folkvalda.

Socialnämnden ansvarar för:

Stöd och insatser till familj, barn och ungdom
Missbruk, stöd och behandling
Familjerätt och familjerådgivning
Akut social hjälp
Våld i nära relationer
Ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd
Budget- och skuldrådgivning
Anhörigstöd
Vård och omsorg om personer med fysisk och/eller psykisk funktionsnedsättning (SoL och LSS) inklusive färdtjänst och riksfärdtjänst
Kommunal hälso- och sjukvård
Tillståndsprövning för servering av alkoholdrycker samt tillsyn inom samma område
Tillsyn av försäljning av folköl och tobak samt receptfria läkemedel

Läs mer om Socialnämnden Socialnämnden – Motala kommun

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen leder och samordnar arbetet i Motala kommun och håller uppsikt över nämnderna. Den ansvarar också för kommunens utveckling och för vår ekonomi. Kommunstyrelsen förbereder ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige.

Förvaltningar

Förvaltningarna består av tjänstepersoner som utreder och genomför beslut åt nämnderna. Chef för hela tjänstemannaorganisationen är kommundirektör.

Information om ledning och styrning, organisationsskiss och mer info om kommunens förvaltningar finns att läsa här: Organisation – Motala extranät

Organisation Socialförvaltningen

Socialförvaltningen lyder under socialnämnden och verkställer socialnämndens beslut. Utifrån socialnämndens ansvarsområden är socialförvaltningen indelad i olika verksamhetsområden.

Individ- och familjeomsorg (IFO)
Utredning, stöd och tillstånd (UST)
Kommunal hälso- och sjukvård (KHSV)
Utförare LSS och socialpsykiatri (ULS)
Utförare hemtjänst
Utförare särskilt boende (SÄBO)
Förvaltningsledning och förvaltningsstab

Mer information om Socialförvaltningens olika verksamheter finns att läsa här: Socialförvaltningen – Motala extranät

Externa utförare

Kommunens verksamheter kan organiseras i olika driftsformer. Externa utförare får förekomma i alla verksamheter utom de som omfattar strategiska ledningsfunktioner eller myndighetsutövning inklusive val- och överförmyndarfunktioner.

Kommunen ska systematiskt följa, utvärdera och analysera utfallet av verksamhet och ekonomisk ersättning i alla verksamheter som utför kommunala insatser inom socialförvaltningen. En av grundprinciperna för uppföljning av verksamhet är att utförare av likartad verksamhet följs upp på samma sätt oavsett om uppdraget utförs av kommunens egenregi eller av extern utförare.

Motala kommun tillämpar Lagen om valfrihet (LOV) vilket innebär att den äldre och dennes anhöriga kan välja den utförare av hemtjänst som passar den enskilde.

I dagsläget drivs följande verksamheter av externa utförare på uppdrag av socialförvaltningen:

Särskilda boende för äldre; Nämndemansgatan (Attendo), Skogsgården (Vardaga), Björkbladet (Vardaga)
Privata assistansbolag
Kategoriboende för missbruk och boendestöd (Stadsmissionen)
HVB-boenden (kommun och regiongemensamt HVB Fyrbylund)
IOP-avtal med Kvinnojouren och Hela människan
Ramavtal för HVB, familjekonsulter och stödboende för öppenvård

Externa utförare finns särskilt reglerat i dessa styrdokument:

Policy för alternativa driftsformer (motala.se)

Rutin om uppföljning av externa utförare kategoriboende missbruk och samsjuklighet

Rutin om uppföljning kundval hemtjänst och externa utförare särskilda boenden för äldre

Roller och ansvar

Nedan beskrivs förekommande roller med kvalitetsansvar inom socialförvaltningens verksamheter. Observera att det utöver nedanstående finns ytterligare uppdrag kopplat till budget, arbetsmiljö, verksamhetsuppföljning och så vidare som ej listas här.

Socialnämnden

Socialnämnden består av förtroendevalda politiker och ansvarar för att de uppgifter nämnden ålagts enligt lag och att det av fullmäktige fastställda reglementet. Socialnämnden beslutar om strategier och övergripande mål samt riktlinjer för socialförvaltningens verksamhet. Socialförvaltningens kvalitetsarbete följs genom den årliga redovisningen av kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen.

Delegationsordning

Delegat i delegationsordningen anges i lägsta nivå. För tjänstemannadelegat innebär detta att överordnad tjänsteman kan fatta beslut även i alla ärenden delegerade till lägre tjänsteman. Myndighetsutskottet har rätt att fatta beslut i samtliga ärenden som är delegerade till tjänstemän.

Socialnämndens delegationsordning (motala.se)Förvaltningschefens vidaredelegation från socialnämnden (motala.se)

Ledningsstruktur

Socialförvaltningens ledningsstruktur består av socialdirektör, biträdande socialdirektör samt verksamhetschefer och enhetschefer för samtliga verksamhetsområden.

Chefskompass

Chefer har ett viktigt uppdrag som goda förebilder och för att skapa engagemang och motivation hos medarbetarna. I chefskompassen sammanfattas uppdraget som chef i Motala kommun.

Chefskompassen – Motala extranät

Socialdirektör (förvaltningschef)

Har övergripande ansvar för ledning, styrning och verksamhetsutveckling.
Har övergripande ansvar för att medarbetare har kompetens och befogenheter att utföra sina uppdrag på ett patient- och rättssäkert sätt, samt att det finns ändamålsenliga lokaler att bedriva verksamhet i och tillgång till nödvändig utrustning.
Ansvarar för att kommunicera och omsätta socialnämndens övergripande strategier och mål inom förvaltningen, samt att följa upp och utvärdera att målen uppnås.
Ansvarar för att det finns en plan för förvaltningens verksamhetsuppföljning samt analys av verksamhetsuppföljningarna.
Ansvarar för att det inom förvaltningen finns de processer och rutiner som krävs och att dessa stärker samverkan både internt och externt.
Ansvarar för att introduktion sker av nyanställda verksamhetschefer och säkerställer att verksamhetschefer har den kompetens som behövs för uppdraget.

Biträdande socialdirektör

Biträder förvaltningschef i kvalitetsfrågor.
Ersättare för förvaltningschef och åtar då uppdragen som denne har.
Ansvarar för den förvaltningsövergripande staben och dess stödfunktioner exempelvis beslutsunderlag, styrdokument och stöd/samordning i det strategiska arbetet och i verksamhetsutveckling.
Samverka med de förtroendevalda, politiker och fackliga.

Verksamhetschef

Har det övergripande ansvaret för verksamheten bedrivs med god kvalitet som säkerställer den enskildes behov av trygghet, kontinuitet, samordning, patient- och rättssäkerhet tillgodoses.
Tillsammans med enhetschef ansvarar verksamhetschefen för att säkerställa att medarbetare efterlever ledningssystemets innehåll.
Medverkar i planering, genomförande och analys av verksamhetsuppföljning samt att analysen används i verksamhetens utvecklings/ förbättringsarbete.
Ansvarar för att upprätta en verksamhetsplan för den egna verksamheten utifrån socialförvaltningens verksamhetsplan. Säkerställer att enhetscheferna inom verksamheten upprättar verksamhetsplaner för respektive enhet.
Ansvarar för att det inom verksamheten finns de processer och rutiner som krävs.
Ansvarar för introduktion av nyanställd enhetschef och säkerställer att enhetschefen har den kompetens som behövs för uppdraget.
Ansvarar för att egenkontroll genomförs inom verksamheten enligt förvaltningens plan för verksamhetsuppföljning.

Enhetschef

Ansvarar för att utifrån verksamhetens verksamhetsplan bryta ned målen, till mål för enheten. Samt säkerställa att medarbetarna känner till och arbetar i enligt satta mål.
Medverka i planering, genomförande och analys av verksamhetsuppföljning samt att analysen används i enhetens utvecklings/förbättringsarbete.
Ansvarar för att det inom enheten finns de processer och rutiner som krävs.
Ansvarar för att skapa förutsättningar för medarbetarnas aktiva deltagande i kvalitetsarbetet.
Ansvarar för att utöva egenkontroll enligt satt plan.
Ansvarar för att ta emot och utreda risker, synpunkter, klagomål och avvikelser.
Ansvarar för introduktion sker av nyanställd medarbetare och säkerställer att medarbetarna har den kompetens som behövs för uppdraget.

Förste socialsekreterare och förste behandlingssekreterare

Bistår enhetschef i kvalitetsfrågor utifrån uppdragsbeskrivning och delegationsordning.
Leder det dagliga arbetet med arbetsledning, handledning och kompetensutveckling.
Leder utvecklings- och förbättringsarbeten.

Medarbetare

Ansvarar för att arbeta i enlighet med kommunens värdegrund och gällande lagstiftning
Bidra till god kvalitet, ekonomisk hushållning, god arbetsmiljö och verksamhetsutveckling.
Ansvarar för att känna till och arbeta i enlighet med verksamhetens mål, processer och rutiner.
Ansvarar för att rapportera avvikelser och tillbud.
Ansvarar för att påtala brister i eller avsaknad av rutiner och processer som en del i förbättringsarbetet.

Medarbetarkompass

För att en arbetsplats ska fungera väl och utvecklas i en positiv riktning krävs ett gott medarbetarskap. Hur vi agerar och vilket beteende vi har i vår roll som medarbetare påverkar våra kollegor och får direkt betydelse för verksamheten och kommunens medborgare.

Medarbetarkompass – Motala extranät

Socialförvaltningens verksamheter omfattas av flera olika lagar, förordningar och föreskrifter bland annat. De som är aktuell för socialförvaltningens verksamheter finns listade i bilaga 1 detta dokument samt i webbversionen av kvalitetsledningssystemet.

Definition:

Lagar: Lagar är utgör regler som alla måste följa. Beslutas av riksdagen.
Förordningar: Förordningar är juridiskt bindande bestämmelser som förtydligar och preciserar det som står i lagarna. Beslutas av regeringen.
Föreskrifter: Myndigheter (exempelvis Socialstyrelsen) beslutar om föreskrifter och dessa är bindande regler.
Allmänna råd: Dessa är inte bindande utan en rekommendation som anger vad som bör göras för att uppfylla kraven i en lag eller föreskrift.

Kommunens egna krav

Utöver lagar och förordningar så har även Motala kommun egna krav och målsättningar som påverkar verksamheternas kvalitetsarbete. Dessa listas nedan:

Motala kommuns ledningssystem – LedMot

LedMot är Motala kommuns ledningssystem och anger principer för hur kommunen ska ledas och styras så att största möjliga nytta skapas för medborgare och kunder. LedMot ska tillämpas både av den politiska organisationen och av förvaltningsorganisationen och anger övergripande principer för ledning och styrning samt vilka delar som ska konkretiseras i styrdokument.

I LedMot väger Motala kommun samman den nationella lagstiftningen och kommunens egna ambitioner i mål och styrdokument som används för att leda verksamhetens inriktning och utveckling.

Ledningssystem, LedMot – Motala extranät

Lokalt utvecklingsprogram – Lup

Det lokala utvecklingsprogrammet (Lup) visar vägen framåt för den politiska inriktning som styr Motala kommuns verksamhet med koppling till Agenda 2030.

Lokalt utvecklingsprogram, Lup – Motala extranät

Mål och resursplan (MoR)

Kommunens ekonomi är avgörande för vilken service kommunen kan erbjuda. I budgeten görs en plan för hur pengarna ska användas, och detta följs upp löpande under året. Målet är att säkerställa det som lagen kallar ”god ekonomisk hushållning”. En god ekonomisk hushållning har en vidare innebörd än att ekonomin är i balans. Kommunens verksamhet ska dessutom vara ändamålsenlig och effektiv. Vi ska sträva efter att göra ”rätt saker” utifrån medborgares och kunders behov och önskemål. Kommunen ska också upprätthålla en hög kvalitet i förhållande till förbrukade resurser.

I Mål och resursplanen framgår hur mycket pengar kommunen kommer att få in under året och vad pengarna ska användas till. Den består bland annat av politiska prioriteringar, mål, resultat- och finansieringsbudget, driftbudget och investeringsbudget.

Mål och resurser – Motala extranät

Verksamhetsplan

Kommunfullmäktige tar fram resultatmål som förmedlas till alla nämnder. Dessa resultatmål ska bidra till måluppfyllelsen inom respektive nämnd. Förvaltningschef upprättar inför varje år, i dialog med nämnden, en verksamhetsplan. I verksamhetsplanen för förvaltningen anges övergripande aktiviteter som syftar till att uppfylla politiskt antagna mål och det uppdrag som förvaltningen har enligt sitt reglemente. Verksamhetsplanen beslutas av nämnden/styrelsen i samband med fastställandet av Mål och Resursplanen.

Förvaltningens övergripande aktiviteter bryts sedan ner i aktiviteter på enhets- och medarbetarnivå.

Verksamhetsplan i Hypergene – Motala extranät

Planering och uppföljning

I planering och uppföljning ingår:

Årshjul för planering och uppföljning
Planeringsprocessen
Uppföljningsprocessen
Internkontroll
Hypergene

Planering och uppföljning – Motala extranät

Ett systematiskt kvalitetsarbete pågår hela tiden och arbetet sker på alla nivåer från nämnd och socialdirektör och ut i det direkt individnära arbetet. Det är viktigt att alla är införstådda i sin del av kvalitetsarbetet och aktivt bidrar i såväl det dagliga som långsiktigt.

Det systematiska kvalitetsarbetet omfattar fem huvudområden som listas nedan

Signalsystem och kontrollsystem

Det systematiska kvalitetsarbetet kan delas upp i två olika delar. Signalsystem är reaktiva och aktiveras när kvalitén brustit. Exempel på signalsystem är klagomål, avvikelse eller granskningar. Kontrollsystem är proaktiva och används förebyggande för att minimera risker i kvalitet. Exempel på kontrollsystem är egenkontroller och riskanalyser.

Resultaten från signal- och kontrollsystemen behöver sammanställas och analyseras för att brister i verksamhetens kvalitet ska kunna upptäckas och rättas till exempelvis genom förbättrande rutiner, förtydligande av processer och ansvarsfördelning. Sammanställningen kan ske dels i mindre skala kopplad till varje händelse men bör också sammanställas aggregerat i exempelvis tertialrapporter och på årsbasis. Resultat från såväl analys av enskild händelse och aggregerade analyser bör återrapporteras till medarbetare och ledningsgrupper för att ge ett lärande såväl inom en enhet som mellan enheter och verksamheter.

PDCA – hjulet

Ett sätt att arbeta med systematiskt kvalitetsarbetet är att utgå från PDCA-hjulet (ibland även kallat PDSA-hjulet) som är ett väletablerat verktyg för att systematiskt jobba med förbättringsåtgärder. PDCA-hjulet bygger på att man kontinuerligt identifierar och löser problem i fyra steg:

Planera åtgärder (Plan)
Utför åtgärder (Do)
Kontrollera åtgärdernas effekt (Check)
Identifiera och agera på signaler, risker eller förbättringar (Act)

En process består av ett antal aktiviteter och beskriver dess inbördesordning. I processen ska det framgå vilka rutiner som styr aktiviteterna samt förtydliga ansvarsfördelning. Processer är flöden som är ständigt återkommande är det är därför nödvändigt att de är så effektiva och levererar så god kvalitet som möjligt. Genom att alla berörda tillsammans kartlägger en process skapas en gemensam bild av hur man arbetar, en processkartläggning.

Socialförvaltningen ska identifiera, beskriva och fastställa de processer som verksamheten behöver för att säkra kvalitén. Att göra våra processer synliga bidrar till att vi fokuserar på nytta för dem vi är till för. Alla aktiviteter vi utför ska bidra till leveransen och värde för mottagaren. Dessutom ser alla inblandade i processen hur olika aktiviteter är beroende av varandra. Processen blir överblickbar och vi kan lättare identifiera förbättringsområden och på så sätt uppnå högre effektivitet.

Huvudprocess

Läs mer om processer: Förbättring av processer – Motala extranät

Publicerade processer hittas här Motala kommun – Startmodell | Motala kommuns processer

Styrdokument är ett sätt att ange riktning, förhållningssätt och regler för verksamheten. De kan antas antingen på politisk nivå eller på förvaltningsnivå.

Politiska styrdokument: Program, plan, policy, riktlinjer.
Förvaltningsbeslutade styrdokument: Rutiner, gemensamma anvisningar, anvisningar.
Checklistor, manualer och lathundar räknas inte som styrdokument men kan vara viktiga för utförandet av det dagliga arbetet.

Socialförvaltningens ledning och medarbetare ska kontinuerligt arbeta med att kartlägga och förbättra verksamheternas olika processer och ta fram de rutiner som behövs för att säkerställa att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Rutiner används ofta i den dagliga verksamheten och ska därmed vara enkla att hitta och förstå för den som behöver dem.

Nedan listas de rutiner som finns inom socialförvaltningen. Observera att rutinerna är klustrade för att passa samtliga verksamheter inom socialförvaltningen så rutiner som berör dig kan återfinnas inom fler rubriker än enbart under aktuellt verksamhetsområde.

Förvaltningsgemensamma rutiner vård och omsorg

Basal hygien

Rutin för basal hygien och klädregler

Egenvård

Rutin för egenvård

Kvalitetsregister

Rutin för kvalitetsregistret Senior alert i ordinärt boende och SÄBO

Demens

Rutin för vård och omsorg vid kognitiv sjuk

Digitala nycklar och trygghetslarm

Rutin för Feitian säkerhetsnyckel från Svensk e-identitet

Digital nyckelhantering

Nyckel/larmkvittens

Rutin och ansvarsfördelning Nyckelhantering

Hantering farligt avfall

Rutin för hantering av farligt avfall i samband med cytostatika behandling

Gemensamma rutiner för äldreomsorg och LSS/socialpsykiatri

Myndighetsbeslut och verkställighet

Riktlinje om stöd till äldre och personer med funktionsnedsättning enligt socialtjänstlagen

Dokumentation

Rutin för SoL-dokumentation inom äldreomsorg

Bemanning

Rapportblad månadsanställd

Övrigt

Rutin om lärling och lärlingspeng (motala.se)

Äldreomsorg

Vikariat vård och omsorg – kravspecifikation

Rutin om uppföljning av kundval hemtjänst och externa utförare särskilda boenden för äldre

Riskbedömning av personalens arbetsmiljö i brukarens enskilda hem

Rutin om hyresavtal särskilt boende äldreomsorgen

Hemtjänst

Rutin för användande av appen Signal – hemtjänst natt

Rutin för hemtjänst vid tillfällig vistelse i Motala kommun

Rutin vid behov av akut utökad hemtjänst eller trygg hemgång

Registrera tid och insatser i Viva omsorg, för hemtjänstpersonal

Rutin när hemtjänstmottagare inte öppnar dörren

Gemensamma rutiner för socialkontoret

Rutin introduktion av nyanställd personal på socialkontoret inom IFO och UST

Klagomål och synpunkter är en viktig grund för att förbättra våra verksamheter. Både kunder och anhöriga kan ha synpunkter och klagomål på hur en verksamhet fungerar. Det är viktigt att en verksamhet är medveten om kundernas uppfattning och upplevelse eftersom det hjälper till att utveckla och förbättra verksamheten. Klagomål ska hanteras dels i varje enskilt ärende men ska också analyseras aggregerat för att kunna se återkommande mönster.

Rutin för synpunkter och klagomål (motala.se)

Avvikelsehantering är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Genom att identifiera de bakomliggande orsakerna till det inträffade kan risken för återupprepning minimeras risken och kvaliteten och säkerheten höjas både i den egna verksamheten och hos andra. Arbetet med avvikelser handlar därmed aldrig om att hitta vem som har gjort fel utan varför något inträffat. Exempelvis kan bakomliggande orsaker handla om brister i rutiner och processer, behov av kompetensförstärkning, tidsbrist eller fel i lokaler eller teknik. Att jobba med avvikelser är därmed en del av en ständigt verksamhetsutveckling.

Socialförvaltningen tillämpar samma grundprocess för alla avvikelser, oavsett verksamhet eller lagrum. Processen är uppbyggd efter de steg och aktiviteter som finns i modellen för händelseanalys.

Rapporteringsskyldighet

Alla medarbetare inom socialförvaltningens verksamheter som upptäcker en händelse eller risk för händelse gällande vårdskada, missförhållande eller bristande rättssäkerhet är skyldiga att rapportera detta i form av en avvikelse.

Alla medarbetare ska informeras om rapporteringsskyldigheten vid introduktionen på arbetsplatsen samt genom årlig uppföljning av sin närmaste chef. Rapporteringsskyldigheten gäller även studenter och elever och det åligger handledare att informera om detta vid introduktionen.

Händelseanalys

Händelseanalys är den metodik som används för att utreda inträffade händelser eller risk för händelser i samband med avvikelser. Syftet är att kartlägga hela händelseförloppet och hitta det bakomliggande orsakerna till det inträffade. Händelseanalysens omfattning anpassas utifrån avvikelsens allvarlighet. Enklare avvikelser med lägre risktal hanteras av enheten själva medan mer allvarliga avvikelser bör utredas av objektiv part.

Att göra en utredning och analys av det som redan har hänt kan verka ineffektivt och inte framåtsyftande. Men för att kunna identifiera och därigenom minska risken att andra patienter, brukare och klienter drabbas är det också nödvändigt att titta i backspegeln och lära av det som har hänt. Åtgärderna som utarbetas siktar alltid framåt och syftar till att minska risken för att det inträffade ska hända igen.

LÖF (regionernas ömsesidiga försäkringsbolag) har publicerat en vägledning vid utredning av vårdskador och en handbok för metoden händelseanalys: Löf | Händelseanalys (lof.se)

Handboken är riktad mot vårdskador men metodiken kan enkelt översättas även till andra verksamheter.

Om en händelseanalys visar på att brister i verksamheten som kan ha föranlett allvarlig vårdskada/allvarligt missförhållande/allvarlig brist i rättssäkerhet så ska ärendet värderas utifrån behov Lex Maria eller Lex Sarah anmälan. För vidare hantering enligt Lex Maria tas kontakt med MAS eller MAR, för vidare hantering enligt Lex Sarah så tas kontakt med verksamhetschef.

Vad är en avvikelse?

En avvikelse är en händelse som medfört brister eller risk för brister inom patientsäkerhet, kvalitet och rättssäkerhet. Avvikelser som rapporteras kan vara antingen handlingar som utförts bristfälligt eller handlingar som av olika skäl inte har utförts enligt fastställda rutiner eller krav.

Avvikelse i form av arbetsskada och tillbud som berör arbetsmiljö ska rapporteras i Stella Anmäla arbetsskada och tillbud i Stella – Motala extranät

Patientsäkerhet och vårdskada

Vårdskador uppstår när patientsäkerhet brister i samband med hälso- och sjukvårdsinsatser. En vårdskada innebär att en patient drabbas av lidande, kroppslig eller psykisk skada/sjukdom eller dödsfall som hade kunnat undvikas.

Vårdskador kan exempelvis uppstå på grund av:

Felaktig utförd vård
Felaktig hantering av läkemedel
Utebliven eller fördröjd vård
Fel på medicinteknisk produkt
Felaktig användande av skyddsåtgärder
Vårdrelaterad infektion/smitta

Det åligger enhetschef för aktuell verksamhet och legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal att omgående informera patienten som drabbats av en vårdskada om vad som har inträffat, processen framåt samt dennes rättigheter.

Till dig som drabbats av vårdskada (motala.se)

Checklista för hantering av vårdskada (motala.se)

Rättssäkerhet

Rättssäkerhet innebär att socialförvaltningens myndighetsutövning sker på korrekt sätt enligt gällande lagar och förordningar. Detta innebär att ärenden tas emot, utreds, dokumenteras och återförs på korrekt sätt gällande tidsaspekt och bedömning. Den enskilde får därmed ett skydd för godtyckliga ingrepp från samhället sida och ett säkerställande att alla bedöms på likartat sätt i liknande ärenden.

Brister i rättssäkerhet kan exempelvis handla om händelser inom följande områden:

Att en ansökan ej tagits emot på rätt sätt
Att en ansökan ej utreds på rätt sätt med otillräcklig inhämtning av underlag
Fördröjda utredningar som ej genomförs inom satt tidsram
Beslut som fattats på felaktiga grunder
Felaktig utbetalning
Beslut som ej meddelas till den enskilde

Kvalitet och missförhållande

Missförhållande är en händelse där en individ drabbas av lidande, kroppslig eller psykisk skada/sjukdom eller dödsfall och som hade kunnat undvikas om rätt åtgärder hade utförts i individens vård och omsorg inom lagrum SoL och LSS. Missförhållanden är såväl utförda handlingar som handlingar som inte utförts.

Missförhållanden kan handla om händelser inom följande områden:

Brister i bemötande
Brister i utförandet av insatser (insatser som utförs felaktigt eller inte utförs alls)
Brister i fysisk miljö, utrustning och teknik (larm, lås och så vidare)
Brister i information och samverkan som riskerar att drabba individen
Fysiska övergrepp (slag, nypningar, hårdhänt handlag)
Psykiska övergrepp (hot, verbal bestraffning, kränkande bemötande, kränkande uttryck, trakasserier, utnyttjande av beroendeställning)
Sexuella övergrepp (sexuella anspelningar, sexuella handlingar)
Ekonomiska övergrepp (stöld eller begränsa någon tillgång till pengar)

Personuppgiftsincident

En personuppgiftsincident är en händelse där en medarbetare eller verksamhet förlorar kontrollen över personuppgifter, dessa incidenter skall alltid anmälas som personuppgiftsincident. Om personuppgiftsincidenten bedöms medföra hög risk för att kränka den individ som drabbats så ska hen informeras om vad som hänt så snart som möjligt. Informationen till de drabbade ska innehålla en beskrivning av vad som har hänt och rekommendationer om hur de negativa effekterna kan mildras.

Exempel på händelser som kan innebära en personuppgiftsincident är:

Dokument eller filer försvinner eller hamnar i orätta händer
Systemfel
Stöld av datorer, telefoner och andra enheter
Utlån eller stöld av användarnamn och lösenord
Skadlig programvara, inklusive virus

Läs mer på: Personuppgifter och GDPR – Motala extranät

Organisatorisk/icke individbunden avvikelse

I vissa fall inträffar händelser där brister uppmärksammas men som inte direkt drabbar en patient/brukare/enskild. Dessa avvikelser kan uppstå såväl inom den egna verksamheten, mellan verksamheter eller gentemot andra vårdgivare/huvudmän eller aktörer ex Länsstyrelsen.

Exempel på händelser som kan leda till en organisatorisk/icke individbunden avvikelse:

Bristande efterlevnad av rutiner och processer
Bristande samverkan
Bristande dokumentation
Brister i bemötande mellan personal
Brister i ansvarsfördelning

Säkerhetskultur

För att uppnå ett systematiskt avvikelsearbete krävs att både chef och medarbetare bidrar till en säkerhetskultur där avvikelserapportering uppmuntras och lärdomar av inträffade händelser tas tillvara och sprids. Genom att sammanställa avvikelser både på den egna enheten samt på mer aggregerad nivå kan även mer övergripande risker och samband identifieras

Lex Maria och lex Sarah

När avvikelser med allvarlig konsekvens på patientsäkerhet, kvalitet eller rättssäkerhet uppdagas så ska dessa utredas med utökad händelseanalys för att kunna göra ett ställningstagande om ärendet ska anmälas vidare till tillsynsmyndighet.

Anmälan enligt Lex Sarah

Avvikelser som berör allvarliga missförhållande/risk för allvarliga missförhållande eller allvarliga brister i rättssäkerhet/risk för allvarliga brister i rättssäkerhet utreds med händelseanalys och ställningstagande om Lex Sarah. Som allvarliga missförhållande räknas exempelvis handling eller en underlåtelse som har medfört ett hot mot eller konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa.

En utredning utförs av verksamhetschef, utredare på staben eller annan utsedd person i verksamheten. I de fall en händelse i verksamheten bedöms som ett allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande görs en anmälan enligt lex Sarah till IVO av biträdande socialdirektör.

Utredning av lex Sarah ska hållas åtskild från den enskildes akt och ska således utredas i lex-modul. För ytterligare info se följande rutin:

Rutin för utredning och rapportering av avvikelser och missförhållanden enligt Lex Sarah

Anmälan enligt Lex Maria

Avvikelser som berör allvarlig vårdskada/risk för allvarlig vårdskada ska utredas med händelseanalys och ställningstagande om Lex Maria. Som allvarlig vårdskada avses i patientsäkerhetslagen lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom missförhållande räknas exempelvis handling eller en underlåtelse som har medfört ett hot mot eller konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa.

En utredning utförs av MAS och/eller MAR tillsammans med avvikelsegrupp på KHSV. I de fall en händelse i verksamheten bedöms som en allvarlig vårdskada så görs en anmälan enligt lex Maria till IVO av MAS och/eller MAR.

Anmäl legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal

Vårdgivaren är skyldig att snarast anmäla till IVO om det finns skälig anledning att befara att en person kan utgöra en fara för patientsäkerheten. Det gäller personer som har en legitimation för ett yrke inom hälso- och sjukvården och som är eller har varit verksam hos vårdgivaren.

Anmälan görs via e-tjänst eller blankett. Blanketten skickas per post till den regionala avdelning inom IVO som har tillsyn över verksamheten där händelsen inträffat.

Anmälan av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal | IVO.se

Riskanalys är en del av utav de kontrollsystem som utgör en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Riskanalys görs primärt för att identifiera risker i patientsäkerhet, kvalitet eller rättssäkerhet inom socialförvaltningens verksamheter i samband med förändringar (Jämför med riskbedömningar som görs för att identifiera risker i arbetsmiljön) eller återkommande avvikelser.

Exempel på tillfällen då riskanalys bör genomföras:

Omorganisation ex förändringar av verksamhet, övertagande av ny verksamhet, nedläggning av verksamhet.
Förändring i arbetssätt
Inför kända riskperioder såsom sommar och jul
Återkommande avvikelser

Riskanalysen leds med fördel av särskilt utbildade riskanalysledare som är insatta i metodiken, till en riskanalys utses även ett analysteam som står för expertkunskapen.

En riskanalys utförs i 8 steg enligt metodik från LÖF:

Kartläggning av de aktiviteter som sker i den process som ska riskanalysernas
Identifiera de risker som finns kopplade till aktiviteterna
Bedöm riskerna (konsekvens och sannolikhet)
Identifiera bakomliggande orsaker.
Föreslå åtgärder för att förhindra eller minska riskerna, och en metod för att följa upp resultatet
Sammanställ en slutrapport
Besluta om åtgärder
Utvärdera och följ upp åtgärderna. Hur har åtgärderna fungerat? Finns några risker kvar? Behövs en ny analys och ytterligare åtgärder?

Alla medarbetare och chefer kan påkalla behovet av riskanalys men verksamhetschef är alltid den som är ytterst ansvarig för att besluta kring genomförande och skriva en uppdragsbeskrivning. Genomförda riskanalyser ska alltid återkopplas till berörda verksamheter för att tillvarata lärande och systematiskt arbete.

Läs mer om risker och riskhantering Om risk och riskhantering (lof.se)

Orosanmälan barn

Alla som genom sitt arbete kommer i kontakt med barn och ungdomar är enligt socialtjänstlagen skyldighet att skicka in en orosanmälan till socialkontoret om man känner oro eller misstänker att ett barn far illa.

Orosanmälan görs via e-tjänst Misstanke om barn som far illa – Motala kommun

Orosanmälan för vuxna och äldre

Den som misstänker att en vuxen är i behov av stöd eller hjälp kan göra en orosanmälan till Motala kommun. Om anmälan göras utifrån yrkesroll i Motala kommun och att personal omfattas av anmälningsplikten så kan anmälan inte göras anonym, övriga anmälare kan dock vara anonyma.

Orosanmälan görs via e-tjänst Orosanmälan för vuxna och äldre – Motala kommun

Sociala beredskapen och akut socialhjälp

Orosanmälningar hanteras under kontorstid. Vid akuta sociala problem kontaktas sociala beredskapen på 0141-22 53 56. Vid akut fara för liv ska alltid 112 kontaktas för hjälp via polis eller sjukvård.

Akut social hjälp – Motala kommun

Lex Maja

Lex Maja är sekretessbrytande bestämmelser där socialtjänsten ska anmäla att djur tydligt utsätts för vanvård eller misshandel, uppenbart visar symptom på sjukdom eller skada samt om personer inte längre kan ta hand om sina djur.

Läs mer Rutin vid ingripande av djurskyddsskäl inom socialtjänsten verksamhetsområde enligt Lex Maja

Visselblåsarfunktion

Motala kommun har en visselblåsarfunktion där du kan anmäla misstankar om allvarliga missförhållanden som rör personer i ledande ställning i kommunens förvaltningar. Syftet med visselblåsning är att nuvarande och tidigare anställda samt praktikanter och konsulter i kommunen anonymt ska kunna anmäla ett missförhållande som är av allmänt intresse.

Funktionen kan tidigt hjälpa till att uppmärksamma risker, till exempel:

Allvarliga säkerhetsbrister
Allvarliga tjänstefel
Bedrägeri eller ekonomisk brottslighet
Läckande av känslig information
Muta eller korruption

Visselblåsning – Motala extranät

Den som bedriver verksamhet är också lagstadgad att utöva egenkontroll. Det innebär att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamhetens resultat och att verksamheten bedrivs enligt de rutiner och processer som ingår i ledningssystemet. Resultatet och analysen av egenkontrollen blir sedan en del av underlaget för kvalitetsrapporter och verksamhetsutveckling.

Varje verksamhet och enhet ska ha en egenkontrollplan som beskriver vilka egenkontroller som ska genomföras under året och när. Till varje egenkontroll ska det finnas en checklista som beskriver:

Vem som ska utföra egenkontroll
Hur egenkontrollen ska genomföras
När egenkontrollen ska genomföras, återkommande egenkontroller ska ligga på årshjul
Hur egenkontrollen ska dokumenteras och arkiveras
Hur resultatet ska återkopplas och till vem/vilka
Hur spridning av resultat från egenkontrollen ska ske till andra berörda enheter och intressenter
Hur och när aggregerad analys ska ske

Metoder för egenkontroll

För att en egenkontroll ska bli effektiv och ge effekt på rätt områden så måste den designas rätt. Nedan följer några olika områden att ta ställning till i utformningen av egenkontroll.

Vad vill vi mäta?

Att enbart ägna sig åt att mäta antal ger inte tillräckligt underlag för att systematiskt kunna analysera resultatet och se faktiskt effekt på kvalitet och patientsäkerhet. Egenkontroll ska framförallt göras på de aktiviteter där man vet att det finns kända risker och variationer tidigt behöver upptäckas.

Vad som ska mätas kan också delas upp utifrån uppföljning eller utvärdering. Uppföljning fokuserar på att mäta aktiviteter. Exempelvis har vi implementerat den nya rutinen, har vi genomfört utbildningsinsatser på samtliga enheter och så vidare. Utvärdering däremot värderar effekter av insatser det vill säga fokus på måluppfyllelse och värden. Exempelvis har vi nått våra mål med minskad risk för undernäring genom att arbete enligt den nya rutinen. Vilka effekter det riskförebyggande arbetet fått på det personcentrerade arbetet med personer med risk för undernäring, gav utbildningen önskvärd kvalitetshöjning i det riskförebyggande arbetet och så vidare.

Hur ska vi mäta?

Egenkontroller kan utföras på utföras på olika nivåer, alltifrån individnivå eller gruppnivå till nationella mätningar. Vilken metod som används beror vad som ska kontrolleras. En egenkontroll kan exempelvis vara brukarenkäter, data från kvalitetsregister, journalgranskningar, intervjuer eller kollegiala granskningar.

Hur ofta ska vi mäta?

Egenkontroller ska göras med den frekvens och omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontroll görs på identifierade risker och det är risktalet som anger hur ofta en egenkontroll bör utföras. Risker med höga risktal kräver tätare egenkontroller och risker med lägre risktal kan ske mer sällan. Därmed kan egenkontroller utföras alltifrån flera gånger per dag till årligen.

En egenkontroll bör dessutom genomföras under minst 3 år för att skapa underlag för uppföljning över tid.

Hur ska egenkontrollen dokumenteras och följas upp?

I rutin/checklista för egenkontroll ska det tydligt anges hur resultatet ska dokumenteras och återrapporteras. Utöver den direkta återkopplingen av resultatet bör det även göras en aggregerad analys på exempelvis tertial.

Inför varje nytt verksamhetsår ska det göras en värdering av vilka kända risker som finnas inom verksamheten och hur dessa ska följas med egenkontroll. Utöver detta kan nya riskområden tillkomma löpande under året utifrån exempelvis utredning av allvarliga händelser. Enbart områden som konstaterats med som riskfritt med riskanalys bör plockas bort från egenkontrollplan.

Vill du veta mer om egenkontroll?

Här finns en film från IVO om egenkontroll ur ett systematiskt patientsäkerhetsperspektiv https://youtu.be/Vd3r1-odjxw?si=X6KPPtkl2Ivtt9C6

Ett årshjul visualiserar årets arbetsuppgifter och skapar förutsättning för framförhållning i planeringen av verksamheten genom att veta vad som ska göras när. Årshjulet visar oftast de cykliska processerna det vill säga återkommande aktiviteter för utvalda områden. Många verksamheter har därför flera årshjul som är beroende av varandra men som styr olika områden såsom årshjul för kvalitetsarbete, årshjul för utbildning, årshjul för ekonomi och så vidare.

Årshjul för systematiskt kvalitetsarbete

Årshjulet för systematiskt kvalitetsarbete ska innehålla alla kända delar av det systematiska kvalitetsarbete som förekommer under ett år. Årshjulet ska vara klart när året påbörjas men kan sedan komma att behöva justeras under årets gång. Årshjul för systematiskt kvalitetsarbete ska bland annat innehålla:

Revidering av rutiner och processer
Plan för egenkontroller
Rapportering av aggregerade analyser
Riskanalyser inför kända riskperioder
Utbildningsinsatser
KPSB

För att kunna bedöma om verksamheten uppfyller kraven för god kvalitet krävs metoder för uppföljning och utvärdering samt en systematisk dokumentation och analys av detta arbete. Kvalitetsarbetet ska dokumenteras löpande under året av verksamhetschef och ska sedan sammanställas i en kvalitetsberättelse enligt SOSFS 2011:9 och patientsäkerhetsberättelse enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) (KPSB).

I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen ska resultatanalys och måluppfyllelse vara fokus. Det är också utifrån resultaten i KPSB:n som målen för nästkommande år sätts.

Återföring av resultat KPSB 2024

Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2025

Kvalitetsberättelse

En kvalitetsberättelse sammanställs årligen för vård- och omsorgsförvaltningens olika verksamheter. Kvalitetsberättelsen ska ha en så hög detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska och fortlöpande kvalitetsarbetet har bedrivits under årets om har gått.

Av kvalitetsberättelse ska också framgå vilka utvecklingsområden för kommande år som kan tänkas bli aktuella utifrån uppnådda resultat. Kvalitetsberättelsen redovisas för förvaltningens ledningsgrupp och för nämnden samtidigt som patientsäkerhetsberättelsen.

Patientsäkerhetsberättelse

MAS och MAR ansvarar för att sammanställa en årlig patientsäkerhetsberättelse. Underlaget till patientsäkerhetsberättelsen kommer från verksamhetschef för KHSV, SÄBO, hemtjänst och ULS i form av tertialrapporter samt en aggregerad årsanalys. Patientsäkerhetsberättelsen ska beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under föregående kalenderår med fokus på vad som gjorts för att stärka patientsäkerheten.

Av patientsäkerhetsberättelse ska också framgå vilka utvecklingsområden för kommande år som kan tänkas bli aktuella utifrån uppnådda resultat. Patientsäkerhetsberättelsen redovisas för förvaltningens ledningsgrupp och för nämnden samtidigt som kvalitetsberättelsen.

För att säkerställa god kvalitet krävs samverkan på många olika nivåer både inom och utanför kommunens gränser. Den samverkan som behövs kopplat till patienter, brukare och klienter ska finnas definierat i verksamhetens processer och rutiner. Övriga samverkansforum bör finnas definierade inom respektive verksamhetsområde och presenteras vid introduktion av nya kollegor.

Nedan listas några av de samverkansforum som finns inom Socialförvaltningens verksamhetsområden:

Nationell samverkan ex socialchefsnätverk
Länssamverkan ex ledningsgrupp för vård och omsorg (LGVO) och Barnahus
Samverkan i västra länsdelen ex Samordningsförbundet (samverkan mellan kommuner, Region Östergötland, försäkringskassa och arbetsförmedling) och vårdprocessprogram demens väster (VPP)
Samverkan inom kommunens olika förvaltningar ex Bråmo, digitaliseringsstyrgrupp
Samverkan inom socialförvaltningen ex teamträffar och måltidsgrupp
Samverkan med andra aktörer ex Vård och omsorgscollege

Syftet med verksamhetsutveckling är att den ska leda till en positiv förändring för brukare, kunder eller organisationen genom att ökad nytta skapas. Med nytta menas antingen ökad kvalitet eller bättre nyttjande av ekonomiska resurser. Verksamhetsutveckling sker på alla nivåer inom socialförvaltningen. Alla chefer ska möjliggöra för medarbetare att ta ansvar för sin del i verksamhetsutveckling.

Verksamhetsutveckling kan både inom den egna verksamheten men också med stöd från staben. Om det finns behov av stöd från staben så ska en behovsanmälan fyllas i och skickas in av länken nedan:

Utvecklingsbehov inom socialförvaltningen – anmälan – Motala kommun

Behovsanmälan ska godkännas av verksamhetschef och prioriteras sedan gemensamt i ledningsgrupp utifrån input från staben. På staben finns bland annat utvecklingsstrateg, verksamhetsutvecklare, digitaliseringsledare och projektledare som har som sin huvudsakliga uppgift att arbeta med verksamhetsutveckling. Kommunen använder sig av gemensamma utvecklingsmodeller i arbetet med verksamhetsutveckling.

Projektmodell – Motala extranät

Uppdragsmodell – Motala extranät

Inspiration för verksamhetsutveckling – Motala extranät

Innovationsguiden är ett stöd för att förbättra välfärden genom att utgå från människors behov. På webbplatsen finns en guide som visar steg för steg hur man kan utveckla tjänster på ett enkelt sätt. På denna webbsida finns bland annat inspirations- och fördjupningsmaterial samt metoder och mallar.
Innovationsguiden- SKR

Kommunen har ett av samhällets mest komplexa uppdrag som omfattar allt från den dagliga omsorgen av barn och äldre till att leverera dricksvatten och hämta sopor på bestämda tider. Vår informationsförsörjning är därför en kritisk del i samhällets informationssäkerhet.

Brister i hanteringen av information kan påverka fysiska tillgångar, det kan till exempel orsaka skador på kritisk infrastruktur vilket kan få ödesdigra konsekvenser för både människor och samhälle. Brister i hantering av information kan också leda till ett försämrat förtroende för tjänster och bakomliggande aktörer som kommunen. I och med den ökade IT-användningen i samhället är informationssäkerhet en förutsättning för att nya tjänster och företeelser som till exempel e-förvaltning ska fungera.

Varje verksamhet måste känna till vilken typ av information som hanteras och klassa den utifrån olika kriterier för att veta vilken skyddsnivå som krävs.

Informationssäkerhet – Motala extranät

Samtliga verksamheter inom Socialförvaltningen ska säkerställa god kvalitet i det arbete som bedrivs inom respektive verksamhetsområde. Tillsyn utgör en central del av Socialförvaltningens systematiska kvalitetsarbete och syftar till att tillhandahålla underlag för granskning, möjliggöra åtgärder vid eventuella brister samt förebygga att liknande missförhållanden uppstår igen.

Syftet med rutinen är att tydliggöra handläggningsprocessen och säkerställa en enhetlig hantering av begäran om upplysningar och yttranden avseende både verksamhet och enskilda individärenden. Se länk till processkarta för rutinen som finns publicerad på kommunens processplattform.

Hantera begäran om upplysning/yttranden från tillsynsmyndighet – Motala kommuns processer

Rutin för hantering av begäran om upplysning yttrande från tillsynsmyndighet

Välfärdsteknik är digital teknik som syftar till att bibehålla eller öka trygghet, delaktighet eller självständighet för en person som har eller löper förhöjd risk att få en funktionsnedsättning.

Motala kommun använder välfärdsteknik för att skapa nya möjligheter till en meningsfull och självständig vardag för den enskilde, men också för att bidra till förenklade arbetssätt och en bättre arbetsmiljö för våra medarbetare.

Målet med användningen av välfärdsteknik är att tillföra ett mervärde för den enskilde där nöjdheten ökar, där krav och förväntningar infrias samt där trygghet, livskvalitet, delaktighet och självständighet bibehålls eller ökar.

I Motala kommun används följande välfärdsteknik i verksamheten

Trygghetskamera används nattetid för tillsyn
Trygghetslarm samt tillbehör som kan kopplas till ditt trygghetslarm, dörrlarm, rörelselarm, rökdetektorer, larmmatta mm

Inom socialförvaltningen finns Välfärdsteknikgruppen om bistår med installation av ovanstående välfärdsteknik. I gruppen så jobbar två tekniker som åker ut till våra brukare och monterar upp eller ner den teknik som det finns behov av. Välfärdsteknikgruppen får sina uppdrag ifrån myndighet eller från verksamheten som meddelar gruppen via kommunens verksamhetssystem Viva. Trygghetslarm och digital tillsyn är biståndsbedömt.

Motala Kommun har även systemförvaltare för dom olika teknikerna. Deras uppgift är att ha kontakt med leverantörerna, se till att rätt information om verksamheten ligger i respektive system, supporta och utbilda verksamheterna.

För att säkerställa kvaliteten krävs att inköp görs både utifrån ekonomiskt välavvägda beslut samt att de produkter som köps in är säkra att använda. Exempel på ett område som kräver särskilt hänsynstagande till regelverk och patientsäkerhet är inköp av medicintekniska produkter och hjälpmedel. Vid frågor rekommenderas kontakt med upphandlingssamordnare på staben.

Kommunens gällande avtal för varor och tjänster finns samlade i avtalsdatabasen ”E-avrop”. Om du behöver köpa in en vara eller tjänst ska du vända dig till den som är behörig beställare för din verksamhet.

e-Avrop – Motala kommun

Behörig beställare

Enligt kommunens inköpsorganisation är det framför allt behöriga beställare som ska genomföra inköp för Motala kommuns räkning. Dessa är personer i organisationen som har utsetts av sin chef att utföra de dagliga inköpen som behövs i verksamheten. För att bli behörig beställare krävs att man har genomgått en särskild utbildning.

Fråga din chef om du inte vet vem som är behörig beställare för din verksamhet. Om din verksamhet inte har någon behörig beställare gäller som tidigare att det är nämndens delegationsordning som visar vem som har rätt att köra inköp.

Motala kommuns inköpsorganisation finns beskriven i:

Gemensamma anvisningar för inköpsorganisation och inköp (motala.se)

Varje verksamhetsområde har egna stödfunktioner såsom administratörer, planerare och assistenter. Dessa ska finnas beskrivna inom det egna verksamhetsområdet. Utöver de lokala stödfunktionerna finns det även ett antal centrala och gemensamma stödfunktioner som listas nedan.

Staben

Staben utgör ett stöd gentemot nämnd, förvaltningsledning och verksamheter inom socialförvaltningen. Socialförvaltningens stab ansvarar för administration, systemförvaltning samt stödjer kvalitets- och utvecklingsarbete mm. Staben ska verka för att ge medarbetarna och våra klienter/brukare/patienter korrekt information genom god kommunikation och omvärldsbevakning.

Socialförvaltningen – Motala extranät

IT

IT-enheten hanterar exempelvis kontobeställningar, beställningar av datorer, läsplattor och telefoner. Här hanteras också rutiner för databehörigheter, mobil arbetsplats och mycket annat inom IT-området.

IT och telefoni – Motala extranät

Gemensam ledningsförvaltning (GLF)

Verksamhetsstöd inom gemensam ledningsförvaltning består av olika stödfunktioner för chefer inom planering och uppföljning, kommunikation, digitalisering samt HR. Varje förvaltning har en kundansvarig och ett team med specialister.

Inom området finns stödfunktioner för:

Planering och uppföljning, inklusive redovisningsenheten
Kommunikation
HR, inklusive löneenheten
Digitalisering och beredningsstöd

Verksamhetsstöd – Motala extranät

Teknisk serviceförvaltning – fastighet

Verksamheten Fastighet förvaltar huvuddelen av kommunens byggnader och lokaler. Inom fastighetsservice finns hantverkare, maskinister och vaktmästare som servar kommunens fastigheter samt utför mindre reparations- och ombyggnadsarbeten. De utgår från och har snickeriverkstad på Delfinvägen.

Här hittar du information om lokalförändring, felanmälan och bokning av lokaler.

Fastigheter och lokaler – Motala extranät

Företagshälsovård

När det gäller företagshälsovård har kommunen från och med den 1 januari 2022 avtal med Gotahälsan, all beställning till företagshälsovården ska ske i samråd mellan enhetschef och verksamhetschef.

Gotahälsan ska stödja och komplettera kommunens egna resurser i det systematiska och långsiktiga hälso- och arbetsmiljöarbetet. De ska kunna bidra med expertkunskap i det hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande arbetet. De ska också medverka till att nya rutiner och arbetsmetoder utvecklas.

Företagshälsovård – Motala extranät

Inom socialförvaltningen finns det flera olika utbildningar som medarbetare ska genomföra. Vissa är kopplade till introduktion, andra återkommande på årshjul och några individuellt tillsatta utifrån medarbetarsamtal.

Webbutbildningar inom socialförvaltningen – Motala extranät

Evikomp

Inom vård och omsorg så används Evikomp som digital lärplattform. I Evikomp finns dels förvaltningsgemensamma utbildningar och introduktionsspår liksom verksamhetsegna spår. Spåren kan användas både på gruppnivå och som individuell utveckling. Utöver de digitala spåren finns även möjlighet att använda framtaget dialogmaterial för till exempelvis APT

samt lärarledda lektioner. Inlogg sker primärt med Bank-ID men även annan inlogg kan ordnas vid behov.

Här hittar du Evikomp: Välkommen till Evikomp – Evikomp

Säkra personförflyttningar

Inom socialförvaltningen finns det en rutin för säkra personförflyttningar. I denna förtydligas koncept för exempelvis förflyttningsutbildningar i olika steg, semesterintroduktion, lyftutbildning och så vidare.
Rutin för säkra personförflyttningar inom vård och omsorg

HLR

Ansvarig sjuksköterska har samordningsansvar för HLR-instruktörerna. Ansvaret ligger i att vara sammanhållande för gruppen instruktörer och att ge dem utbildning en gång om året. Det finns 12 instruktörer inom förvaltningen. Intervall för fortbildning av instruktörer är en gång om året.

Enhetschef/områdeschef ansvarar för att logistik kring repetitionsutbildning och grundutbildning fungerar för baspersonal Intervallet för fortbildning av baspersonal är vart tredje år. Nyanställda ska erbjudas utbildning så snart som möjligt efter anställningens början.

Brand

Utbildningen sker direkt från specialist: Räddningstjänsten All personal Ansvarig/initierande för utbildningen: Räddningstjänsten, enhetschef, områdeschef. Intervall är vartannat till vart tredje år beroende på verksamhetens karaktär. Tidsomfattningen är cirka tre timmar. Nyanställda ska erbjudas utbildning så snart som möjligt efter anställningens början.

Yrkesresan

Yrkesresan är ett nationellt koncept för introduktion och kompetensutveckling för socialtjänstens medarbetare och chefer och utgår från bästa tillgängliga kunskap.

Yrkesresan | SKR

Lärande och utveckling för chefer

Som chef i Motala kommun erbjuds du dels introduktion för att komma in i ditt uppdrag, men också löpande utveckling inom olika områden. Vissa aktiviteter är obligatoriska för dig som chef.

Lärande och utveckling för chefer – Motala extranät

För dig som medarbetare

En god arbetsmiljö är en viktig fråga för Motala kommun. Arbetsgivaren månar om våra medarbetares hälsa och strävar efter att erbjuda en bra och utvecklande arbetsmiljö, där både fysiska, organisatoriska och sociala riskfaktorer beaktas. Det är ett gemensamt ansvar mellan medarbetare o arbetsgivare att upprätthålla en god hälsa.

Läs mer: Arbetsmiljö – Motala extranät

För dig som chef

Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är grunden för allt arbetsmiljöarbete i Sverige. I det ingår den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten. Det ska göras så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och så att man får en tillfredsställande arbetsmiljö.

Ett systematiskt arbetsmiljöarbete ger möjlighet att upptäcka risker innan någonting har hänt, till skillnad mot att enbart genomföra åtgärder efter en sjukdom, ett tillbud eller en olycka.

Välkommen till chefsportalen – Motala extranät

Riskbedömning

Verksamheter ska identifiera, analysera och bedöma risker för medarbetare på individ- och gruppnivå. Riskbedömning är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som enhetschefen ansvarar för.

Läs mer: Systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM – Motala extranät

Introduktion

Verksamhetschef är ytterst ansvarig för att nya medarbetare får den introduktion som behövs för att kunna jobba med kvalitet och säkerhet. Enhetschef ansvarar för planering och genomförande av introduktionen av nya medarbetare och att säkerställa att medarbetarna har den kompetens som behövs. Varje verksamhetsområde bör ha ett standardiserat och systematiskt arbetssätt för introduktion.

checklista-intro-medarbetare.docx (live.com)

Checklista_Introduktionsprogram.docx (live.com)

Personal och kompetensförsörjning

En väl fungerande personal‐ och kompetensförsörjning är en viktig del i socialförvaltningens kvalitetsarbete. För att utföra uppgifter inom förvaltningens verksamhetsområden ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. De enskilda medarbetarnas kompetens och professionalitet är grundläggande i arbetet med att kvalitetssäkra verksamheten. För att säkra kompetensen bland medarbetarna sker följande:

Förvaltningen tar årligen fram en kompetensförsörjningsplan. Varje medarbetare ska ha en individuell kompetensutvecklingsplan som tas fram i samband med medarbetarsamtal.

Bilaga 1.

Nedan följer de författningar som i olika omfattning berör socialförvaltningen listas nedan. Observera att listan omfattar lagar kopplade till kvalitetsledning, det finns ytterligare lagstiftningar som styr andra områden.