Extern kommunikation
Kommuninvånare och kunder har förväntningar på att vi ska kommunicera på ett professionellt, tydligt och säkert sätt. Det ska dessutom vara kostnadseffektivt. Därför finns riktlinjer som du ska förhålla dig till när du behöver nå ut med ett budskap.
Hitta rätt kanal för att kommunicera
Kommunikationsenheten har tagit fram ett verktyg som vi kallar för ”Kanalslussen”, för att slussa dig vidare till rätt kanaler beroende på syftet med din kommunikation. Här nedan kan du se hur vi rekommenderar att du ska kommunicera beroende på syfte.
De flesta kanaler hanteras av kommunikationsenheten så kontakta oss på kommunikation@motala.se om du vill få ut ett budskap. Vi finns också som bollplank för vilken kanal som är mest lämplig.
Ladda ner Kanalslussen
Om du vill använda dokumentet, som är en powerpointfil, för att få en överblick och kunna anteckna i det, så kan du ladda ner det här:
Akut information som behöver nå berörda målgrupper snabbt.
Kanaler
- Viktigt meddelande till allmänheten (VMA), beställs av Räddningstjänsten om det är motiverat
- E-post, riktad till rätt målgrupp
- motala.se (akutmeddelande, nyhet)
- Facebook (kommunövergripande konto)
- Servicecenter, för att kommunvägledarna ska kunna svara korrekt på inkommande frågor
- Vatten- och avfallsappen (driftmeddelande om det gäller störningar kopplade till vatten och avfall).
Generell information om kommunens tjänster/service och hur målgrupperna kan ta del av dem.
Kanaler
- motala.se, webbsida, nyhet eller servicemeddelande om det är information som berör en större del av allmänheten
- Facebook (kommunövergripande konto)
- Servicecenter, för att kommunvägledarna ska kunna svara korrekt på inkommande frågor
- Skyltning på aktuell plats
- Digital post, om ärenden som rör myndighetsutövning kopplat till en specifik person eller företag
- Vatten- och avfallsappen (nyheter och information som berör vatten och avfall)
- E-post, riktad till rätt målgrupp
- Adresserade postutskick, riktad information till specifik målgrupp där vi har adressuppgifter
- Nyhetsbrev till företag via Tillväxt Motala, riktad information till företag.
Tänk på att för sekretessbelagd och på annat sätt känslig information har vi särskilda kanaler. Du kan läsa mer om det här:
Information som förklarar bakgrunden till beslut, eller krångliga processer, som är svåra att förstå. Varumärkesbyggande kommunikation som bidrar till ökad insyn och stolthet.
Kanaler
- Facebook (kommunövergripande konto), engagerande filmer som visar och förklarar kommunens tjänster
- Facebook – ”Jobba i Motala kommun”, för rekryteringsannonser
- Instagramkontot ”Jobba i Motala kommun” där medarbetare visar upp kommunen som arbetsgivare
- Verksamhetsspecifika konton på sociala medier, för utåtriktade verksamheter som har behov av att visa sitt uppdrag på engagerande sätt
- PR-aktiviteter som öppet hus, mässor, prova-på-aktiviteter underlättar för att nå fram
- Evenemangskalendern på motalasjostad.se
- Digitala infartsskyltar, tips om evenemang i Motala kommun.
Kommunikation som skapar möjlighet till dialog inför beslut eller i aktuella frågor eller syftar till att leda målgruppen att göra val som är bra för dem och/eller samhället.
Kanaler
- Facebook (kommunövergripande konto), som live-chatt, frågestunder, miniundersökningar
- PR-aktiviteter som öppet hus, mässor, prova-på-aktiviteter underlättar för att nå fram
- Fysiska möten som samråd, samverkansmöten och diskussionsforum
- Nudge-material, kreativt material som ska påverka ett beteende i en given situation
- Digital skyltning, korta budskap på exempelvis busshållplatser.
Allmänhetens synpunkter och frågor till kommunen kommer in primärt via Servicecenter. Kommunvägledarna skapar ett ärende i Artvise, som fördelas till rätt enhet för handläggning. Du som tar emot ärenden i Artvise kan hitta mer information här om hur du ska hantera det:
Handlägga ärenden i Artvise kundtjänst
Synpunkter som kräver politiska beslut kan också skickas in som Motalaförslag. Dessa förslag publiceras på Motalaförslagets röstningssida i e-tjänsteplattformen, för att övriga kommunmedborgare ska kunna rösta. Förslag som får minst 200 röster inom 60 dagar tas upp för politisk behandling i kommunfullmäktige. Du kan läsa mer om Motalaförslaget här:
Felanmälningar från allmänheten ska skickas in via e-tjänsten: Felanmälan
I e-tjänsten uppmanas kunden att logga in för att kunna få återkoppling på ärendet, vilket sker på Mina sidor. Om hen inte loggar in kommer hen inte heller att kunna få återkoppling.
Servicecenter tar emot anmälan och gör en bedömning av hur den ska hanteras. I många fall svarar Servicecenter kunden direkt med ett standardsvar. De skickar ärendet vidare till den enhet inom teknik- och samhällsserviceförvaltningen som ska hantera det.
Felanmälningarna hanteras i e-tjänstplattformen. Här kan du läsa mer om hur du som handläggare utför olika moment:
Handlägga ärenden i e-tjänsteplattformen
Det finns även en särskild lathund för hantering av felanmälningar som finns hos respektive enhet.
Kommunikation i ärenden som kunderna skickar in via e-tjänsteplattformen, Open ePlatform, ska skötas där på kundens Mina sidor.
Kunden kan skicka in meddelanden, kompletteringar med mera direkt i ärendet, och du som handläggare svarar där. När det sker statusändringar i ärendet får kunden ett meddelande om detta. Eftersom det är ett system som kräver inloggning med bank-id så kan känslig information hanteras.
Du som handlägger ärenden i e-tjänstplattformen kan hitta mer information här:
Vi strävar efter att annonsera digitalt. Du når oftast fler ögon per betalad krona vid digital annonsering, jämfört med papperstidningsannonser. Framför allt når du personer som kan tänkas vara intresserade av ditt budskap eftersom digitala annonser går att målgruppsstyra.
Rådgör med kommunikationsenheten innan du köper annons så att vi säkerställer att du får effekt för annonspengarna.
Sociala medier
I sociala medier, exempelvis Facebook, Instagram och Snapchat, finns ett oändligt antal möjligheter att styra annonsen så att den visar för de som du vill nå. Du kan välja att den ska visas för exempelvis en viss ålder, män eller kvinnor, geografiskt område, intresse, yrkesgrupp med mera.
Kostnaden baseras på hur många du når. Förenklat kan man säga att du själv sätter din budget och ju större den är desto fler kan du räkna med ser din annons. Hur många gånger de ska se den i sina flöden är också en faktor. Kontakta kommunikationsenheten för rådgivning om vad som är en rimlig budget i just ditt fall.
Annonsera i rätt plattform
I matrisen nedan, som grundar sig på data från den stora undersökningen ”Svenskarna och internet 2024”, kan du se vilken plattform som används i stor utsträckning av olika generationer.
Källa: Svenskarna och internet 2024. Valet baseras på plattform > 40% daglig användning i aktuell åldersgrupp.
Lokaltidningarnas webbplatser
Du kan annonsera på nyhetssajterna för de lokala tidningarna:
- Motala och Vadstena tidning (MVT)
- Östgöta Correspondenten (Corren)
- Östgötatidningen.
Annonserna visas också i respektive tidnings app.
Papperstidningsannons
Om du tänker dig att annonsera i papperstidningen så ska du först reflektera över om det verkligen är rätt kanal, så att du inte beställer en sådan annons för att du alltid har gjort det. För vissa målgrupper är papperstidningen en lämplig plats att annonsera, och det kan vara om du vill nå exempelvis äldre, men andra målgrupper når du inte alls. Om du vill nå ut bredare bör du i första hand välja en digital annons.
Kontakta kommunikationsenheten för att få hjälp med att ta fram ett lämpligt upplägg.
Media kan vara en viktig informationskanal i vissa lägen. Det är ett verktyg för att sprida ditt budskap och den information du har.
Du kan serva redaktionen och öka chansen för att just ditt budskap kommer ut genom att exempelvis skicka ett pressmeddelande eller en inbjudan till presskonferens. Föreslå intervjupersoner eller ge sammanfattande dokument. Ta stöd av kommunikationsenheten.
Du kan läsa mer om hur du når ut i media och hur du ska agera om de hör av sig på sidan:
För situationer då vi behöver kommunicera sekretessbelagd eller annan känslig information har vi särskilda system. Via plattformen Sefos kan vi skicka säkra meddelanden och hålla säkra videomöten. Läs mer på den här sidan: