Interndebitering
Med interna debiteringar avses bokföring av intäkter och kostnader mellan olika enheter avseende varor och tjänster som har levererats internt.
Huvudregel är att kommunens verksamheter har sin finansiering via anslag eller taxor och att interna debiteringar ska undvikas. Att internt fördela så att kostnader och intäkter hamnar på rätt enhet kan förekomma av två anledningar.
- Verksamhetens finansieringsmodell bygger på att interndebitering ska ske
- Interndebitering krävs för en rättvisande kostnadsfördelning
Om interndebiteringar ska tillämpas ska summan av dessa uppgå till väsentliga belopp. Ett riktmärke för detta är 0,5 procent av enhetens omslutning under ett år.
Alla verksamheter ska värna helheten och inte neka varandra interna tjänster eller varor även om de uppgår till mindre värden som inte ska interndebiteras.
Interna debiteringar inom en enhet eller verksamhet ska inte förekomma. Finns det behov av detta ska kostnadsfördelning tillämpas istället. Möjlighet och lämplighet i att flytta anslag ska prövas som ett alternativ till att göra interndebiteringar.
Tjänster eller varor som ska interndebiteras ska godkännas och förtecknas av planering och uppföljning med utgångspunkt från beslutade principer. Ta kontakt med ditt team.
Den interna säljaren ansvarar för att ta in uppgift om köparens fullständiga kontering av kostnaden, i samband med att beställningen mottages.
Den interna köparen ska vara behörig beställare enligt kommunens inköpsorganisation. Köparen ansvarar för vad som beställs och att informera säljaren om var kostnaden ska hamna vid beställningstillfället.
Alla interna debiteringar sker utan attest. Den interna debiteringen godkänns i samband med att beställning görs.
Intäkter och kostnader vid interndebitering kan bokföras på tre olika sätt:
- Via tolftedelsbokföring. Om beloppet är känt och avtalat bokförs intäkten/kostnaden i början av året fördelat över 12 månader av planering och uppföljning.
- Via integration av huvudboksfil från försystem, till exempel Komma, Faciliate, Future eller EDP Vision.
- Bokföringsfil en gång per månad. Utsedd administratör i förvaltningen samlar ihop och registrerar månadens transaktioner i en excelfil och skickar till planering och uppföljning för bokföring en gång per månad.
Ditt team på planering och uppföljning ansvarar för att skapa och dela ut en excelfil och en instruktion utifrån vilken typ av verksamhet och interndebitering som ska göras.
I Hypergene gör du din uppföljning och ser vilka kostnader som hamnat på din enhet. Hur du gör beror på vilket debiteringssätt som använts.
Via tolftedelsbokföring
Om beloppet är känt och avtalat bokförs intäkten/kostnaden i början av året fördelat över 12 månader av planering och uppföljning.
Vid osäkerheter kan du ta kontakt med ditt team på planering och uppföljning för att få ta del av underlaget till debiteringen. Eventuella rättningar görs av dem.
Via integration av huvudboksfil från försystem
Om du gjort en beställning via något verksamhetssystem, som Komma, Faciliate, Future eller EDP Vision, har du vid beställning avtalat var kostnaden ska hamna. I Komma kan du gå in och titta på beställningen och fakturan via länkar i Hypergene. För övriga verksamhetssystem finns ingen sådan lösning på plats just nu.
Ta kontakt med den som är ansvarig för verksamhetssystemet för att få en uppföljning på debitering du är osäker på om det skett på rätt sätt. Om något är fel kan du hantera detta antingen via rättning från verksamhetssystemet alternativt via en bokföring med hjälp av ditt team på planering och uppföljning.
Bokföringsfil en gång per månad
Bokföringsfilen går via planering och uppföljning för inläsning. Här ska tydligt framgå vad som interndebiteras i beskrivningstexten. Kontakta ditt team på planering och uppföljning vid frågor. Eventuella rättningar görs av dem.