Digital plattform
Motala kommuns digitala plattform består av flera delar som tillsammans ska möjliggöra digitalisering, kostnadsbesparingar och ett mer effektivt arbetssätt. Du som jobbar med system, e-tjänster eller på något sätt berörs av digitaliseringen har nytta av att ha koll på den digitala plattformen.
Motala kommun strävar efter att digitalisera så många som möjligt av våra processer. Det är en förutsättning för att kunna jobba mer kostnadseffektivt. Digitala system kan utföra många av de arbetsuppgifter som i dag utförs av kommunens administrativa personal, men det krävs att vi använder dem på rätt och ett standardiserat sätt för att få största möjliga nytta. Vi vill också säkerställa att vi använder de digitala resurser som vi redan har och inte betalar flera gånger för samma funktioner.
Digitaliseringsteamet har därför tagit fram en digital plattform som förvaltas av IT-enheten. Syftet är att öka kontrollen och se till att den data som kommunen har tillgång till stämmer. Samtidigt bidrar det till att medborgare och kunder uppfattar kommunen som en modern, framåtriktad och attraktiv kommun att bo och verka i.
Genom att alla kommunens verksamheter använder samma lösningar för grundläggande funktioner ökar informationssäkerheten och kvaliteten. Vi minskar duplicering av data genom att vi kan dela information effektivt mellan kommunens verksamheter. Det gör i förlängningen att vi i framtiden kommer att kunna tillgängliggöra öppna data för företag och medborgare.
Här kan du se en visuell bild av nödvändiga delar i vår digitala plattform och hur de hänger samman.
Gemensamma komponenter
I det undre lagret finns de gemensamma funktionerna, eller komponenterna. De har alla en utsedd ägare och förvaltare.
De komponenter som finns i dag är:
- digital signering
- e-arkiv
- processautomation
- betallösning
- digital post
- geografisk information.
E-tjänsteplattform
Den vänstra delen är vår e-tjänsteplattform som är det huvudsakliga och gemensamma gränssnittet mot våra medborgare och kunder. Denna del innehåller ”Mina sidor” som innehåller alla ärenden som är kopplade till den enskilde individen.
Verksamhetssystem
Till höger finns verksamhetssystemen där ärenden hanteras av kommunens medarbetare. Den långsiktiga målbilden är att mer av ärendehanteringen ska ske i e-tjänsteplattformen för att få en enhetlig hantering och skapa möjligheter till rationaliseringar. Ärenden med särskild skyddsklass ska inte hanteras i e-tjänsteplattformen, men kundgränssnittet ska kunna vara desamma.
Integrationslager
För att knyta samman ovanstående delar så krävs ett integrationslager. Det är i detta lager som information och data förflyttas, en förutsättning för den digitala plattformen.
Grunddata
Grunddatalager symboliserar den data som behövs i flera av delarna. Denna information är gemensam i kommunen, exempelvis information om
- kunder
- anställda
- organisation
- verksamheter.
Detta är kopplat mot medborgar- och företagsregister för att det alltid ska vara uppdaterat. Arbete med att börja skapa ett grunddatalager kommer att starta under hösten 2023.
Identitetshantering
Identitetshanteringen handlar om att säkerställa att rätt person kommer åt vissa data. Det gör vi genom att styra vem som ska ha åtkomst till vad, och genom autentisering ser till att det också är rätt person som loggar in.
En komponent är en funktion som är efterfrågad av ett eller flera verksamhetsområden. Det finns en tydlig nytta med komponenten för kommunens verksamhet.
En komponent kan bestå av funktioner från ett eller flera system. Det är inte systemen i sig som är själva komponenten. En komponent måste hållas samman oavsett om det är flera system eller tjänster som interagerar för att bilda komponenten eller om den är sprungen ur ett specifikt system eller tjänst.
De gemensamma komponenterna är färdiga att integreras med de system där de behövs. Genom att använda dessa, istället för enskilda lösningar, går det fortare att komma igång. Det blir också billigare för kommunen eftersom vi inte behöver betala för samma funktion flera gånger. Fler komponenter kommer att utvecklas när det finns en efterfrågan.
Elektroniska underskrifter
Elektroniska underskrifter är en funktion som möter juridiska och verksamhetsmässiga krav för underskrift via en digital enhet av dokument som ska lagras digitalt i vårt e-arkiv.
E-arkiv
Komponenten för e-arkiv ser till att de dokument som ska bevaras lagras på ett sätt som gör att de är tillgängliga och läsbara i ett långsiktigt perspektiv.
Processautomation
Processautomation handlar om att automatisera delar av en arbetsprocess. Ett system kopplas ihop med ett annat via en integration och på så sätt sparas arbetstid hos medarbetarna.
Betallösning
En digital betallösning behövs för att kunna ta betalt via exempelvis kort eller swish för kommunens tjänster.
Digital post
Systemet för digital post gör att vi kan skicka ut information och e-fakturor till medborgare och kunder via deras digitala brevlåda, exempelvis Kivra, eller bank.
Geografisk information
Geografisk information möjliggör kopplingar till kartor och tillhörande information som kan användas i olika e-tjänster och automatiseringar.
Den digitala plattformen förvaltas av IT-enheten som också ansvarar för implementeringen av komponenterna och att dessa fungerar tillsammans. Komponenterna förvaltas dock i olika verksamheter, som också ansvarar för dem. Varje komponent har en utsedd ägare och förvaltare.
Mall för komponentbeskrivning
Beskrivning av varje enskild komponent och hur den kan användas görs enligt en fastställd mall.