Hantera rättshaveristiskt beteende

Nedan följer en icke uttömmande beskrivning av vad ett rättshaveristiskt beteende kan innebära.

• Långa och omständliga skrivelser som skickas till många.
• Personen har en absolut uppfattning om att denne har sanningen på sin sida.
• Personen ställer krav som är omöjliga att tillmötesgå.
• Personen blandar samman lagtext, som inte alltid är relevant, med egna upplevelser. Formuleringar av typen ”det är min rättighet och din skyldighet” är inte ovanliga.
• Hög benägenhet att överklaga beslut.
• Personen hotar att polisanmäla handläggare eller liknande. Det kan också förekomma hot om att vända sig till medierna eller att denne ska framföra sin kritik i sociala medier.
• Hög benägenhet att spela in telefonsamtal eller att vilja filma personliga möten.
• Personen använder ibland ett hotfullt eller kränkande språkbruk. Det kan exempelvis handla om att beskriva sig själv som ”boskap på väg till slakt” eller att kalla tjänstepersoner för ”nazister”, ”stasihandläggare” eller liknande.

Rättshaveristiskt beteende går sällan att förebygga genom att uppträda extra tillmötesgående. När beteendet uppstår bör vi bemöta personen med fakta och saklighet. Här följer ett antal råd:

• Var tydlig – Svara enbart på konkreta frågor. Om frågan inte är tillräckligt tydlig, be om att få ett förtydligande. Undvik socialt småprat. Var saklig och korrekt, kort och koncis.
• Behåll lugnet – Låt dig inte dras med i en upphetsad stämning och gå inte in i konflikten. Gå inte i försvar om någon kommer med ogrundade anklagelser.
• Håll löften och dokumentera – Människor med rättshaveristiskt beteende är ofta nitiska. Brutna löften kan öka det aggressiva beteendet. Var därför noga med att inte lova mer än du kan hålla. Dokumentera vad du gjort så är du förberedd om en fråga tas vidare.
• Skapa inga nya handlingar – Det finns normalt ingen skyldighet att skapa nya handlingar eller sammanställningar som inte redan finns upprättade, utöver vad som följer av tryckfrihetsförordningen.
• Besvara skyndsamt – Ärenden och förfrågningar ska hanteras skyndsamt enligt gällande lagstiftning. Samtidigt behöver handläggningen organiseras på ett hållbart sätt så att verksamheten kan fullgöra sitt samlade uppdrag. Medarbetare ska inte förväntas vara tillgängliga utanför ordinarie arbetstid eller använda privata kontaktvägar.
• Besvara frågor en gång – Om samma fråga återkommer utan att nya omständigheter tillförs kan hänvisning göras till tidigare lämnat svar eller tidigare utlämnade handlingar.
• Låt hen få sista ordet – Människor med rättshaveristiskt beteende har ofta starkt behov av att få avsluta kontakten med något kritiskt. Om kontakten avslutats och inga nya frågor eller omständigheter tillförs finns normalt inget behov av ytterligare svar.
• Polisanmäl vid behov – Kränkande kommentarer ska inte godtas och hot som utgör brott ska alltid polisanmälas.
• Acceptera – Dessa personer finns och även de har rätt till ett värdigt bemötande. Låt personen göra det hen har rätt till, t ex överklaga, anmäla, spela in samtal, skriva inlägg m.m. Men om lagstiftningen ger stöd för att avslå en begäran eller avsluta en kontakt bör detta göras tydligt och sakligt.
• Avsluta samtal – Om ett telefonsamtal spårar ur eller drar ut på tiden utan att något nytt tillkommer – avsluta samtalet vänligt men bestämt.
• Ta stöd & hjälp – Ta hjälp av andra med kunskap i det aktuella ämnet för att lämna ett korrekt svar. Handläggare bör inte vara ensamma i att svara om det blir för tungt. Återkommande gränsöverskridande kontakter kan innebära en arbetsmiljörisk. Chef ansvarar för att följa upp behov av stöd, avlastning och säkerhetsåtgärder. Var inte ensam vid fysiska möten med person som beter sig rättshaveristiskt.

När förfrågningarna blir många från samma person och skickas in på flera olika e-postadresser är det viktigt att vi samordnar svaren. Följ nedanstående rutin:

1. Utse en särskild handläggare för att samordna hanteringen av återkommande kontakter från samma person. Handläggaren måste ges utrymme i sin tjänst att ha ett samordnande uppdrag. Om uppgiften blir tung kan ansvaret roteras mellan flera kollegor.
2. All korrespondens från personen vidarebefordras till en bestämd funktionsbrevlåda. Informera personen om hur hanteringen kommer att se ut. Ett exempel på meddelande finns på intranätet.
3. Handläggaren ansvarar för att samordna svaren men tar hjälp av andra funktioner i organisationen för att få information och handlingar från olika diarium. Kommunikation bör ske via samma funktionsbrevlåda med avsändare ”Motala kommun”. Detta tydliggör att kontakten sker inom ramen för kommunens samlade hantering och minskar personberoende i ärendet.
4. Handläggaren dokumenterar händelser i en loggbok så det går att följa vilka frågor som besvarats och handlingar som lämnats ut. En mall för loggbok finns på intranätet. Loggboken används som ett internt arbetsmaterial under pågående hantering. Om loggboken innehåller uppgifter som har betydelse för ett ärende eller ett beslut ska den diarieföras enligt gällande regler.
5. Begäran om utlämnande av handlingar diarieförs normalt inte om de kan hanteras omedelbart. Avslagsbeslut, maskade versioner av handlingar, hot samt inkomna handlingar som tillför sakuppgifter till ett ärende ska diarieföras enligt gällande regler. Skapa vid behov ett samlat ärende i diariet på ansvarig nämnd för handlingar som ska registreras enligt gällande regler.
6. En central samordningsgrupp kan utses för att vara ett stöd för handläggare i särskilt svåra fall. Samordningsgruppen kan till exempel bestå av kommunjurist, registrator, ansvarig chef samt vid behov säkerhetssamordnare eller annan relevant kompetens.

Exempel på texter som fokuserar på att endast besvara konkreta frågor:

• ”Vi har beslutat att den centrala frågan i ditt brev var denna….. Och det är den frågan vi
  fokuserat oss på att svara i ditt meddelande.”
• ”Vi har tagit del av all information i ditt meddelande, det innebär inte att vi kommer att besvara alla dina
  synpunkter och frågor.”
• ”Vi har hanterat dina frågor på som vi ser ett rimligt sätt och kommer inte besvara de ytterligare synpunkter och frågor du nu skickat.”
• ”För att kunna handlägga ditt ärendet behöver vi följande uppgifter av dig…”

Exempel på svar kopplat till hot om anmälan/media:

• ”Du kan självklart vända dig till …. det har jag ingen synpunkt på.”
• ”Det är din rättighet att gå till …. och inget som jag har åsikter om.”
• ”Om du anser att vi har gjort fel kan du vända dig till …. för att få din sak prövad.”

Exempel på texter kopplat till felaktiga referenser till lagar/domar:

• ”I ditt meddelande nämns flera lagrum. De är inte tillämpliga i det här ärendet.”
• ”Det finns ingen känd dom eller praxis som stödjer det du hänvisar till.”

Exempel på text för att informera om en samordnad hantering via funktionsbrevlåda:

”Motala kommun har under en tid hanterat ett stort antal frågor, synpunkter och begäranden från dig som har berört flera olika verksamheter och funktioner inom kommunen. För att säkerställa en rättssäker, enhetlig och effektiv hantering kommer kommunen fortsatt att samordna hanteringen av dina inkommande frågor, synpunkter och begäranden via en särskild funktionsbrevlåda. Det innebär att e-postmeddelanden från dig som skickas till adresser inom Motala kommun kan komma att vidarebefordras till den särskilda funktionsbrevlådan för samordnad hantering. Kommunens svar kommer som huvudregel att lämnas från den samordnande funktionen. Funktionsbrevlådan kan vid behov hanteras av flera handläggare. 

Hanteringen påverkar inte dina rättigheter enligt offentlighetsprincipen, förvaltningslagen eller annan lagstiftning. Dina frågor, synpunkter och eventuella begäranden om allmänna handlingar kommer även fortsättningsvis att prövas och hanteras enligt gällande regelverk.

Genom denna information vill kommunen vara transparent med hur hanteringen kommer att ske framöver.

Med vänlig hälsning

Motala kommun”

Muntligt svar till påståendet ”Jag kommer inte att lämna rummet förrän…”

”Jag tvingar dig inte att lämna rummet. Det är upp till dig vad som händer härnäst. Jag kommer att gå och om du vill stanna en stund för att tänka är det okej. Om du inte har gått om 15 minuter måste jag däremot kontakta en väktare för att eskortera dig härifrån. Det är upp till dig.”