E-tjänster och blanketter

Om du söker en e-tjänst som du ska använda i din roll som anställd i Motala kommun kan du söka i den interna e-tjänstplattformen. Du kan prova olika sökord om du inte får någon träff, eller flika ut de olika kategorierna och på så sätt leta dig fram.

I e-tjänstportalen kan du även hitta vissa blanketter, medan andra blanketter ligger på intranätet.

Det finns även länkar till relevanta e-tjänster och blanketter under de olika webbsidorna på intranätet. Använd den vanliga sökrutan på intranätet för att hitta rätt sida.

Om du inte hittar den e-tjänst eller blankett du söker, kontakta den verksamhet som är ansvarig för ämnet.

Just nu pågår ett arbete med att omvandla kommunens blanketter till e-tjänster. E-tjänster är lättare för användaren att fylla och hantera, och vi kan säkerställa att vi får in rätt uppgifter i ett ärende. Därför ska du alltid överväga att skapa en e-tjänst istället för att ta fram en ny blankett. Detsamma gäller om du behöver revidera en gammal blankett. Kan du istället omvandla den till en e-tjänst?

Inom varje förvaltning finns medarbetare som har kompetensen att bygga e-tjänster och ta fram blanketter. Du är välkommen att kontakta dem då du vill skapa nya e-tjänster eller ändra innehållet i befintliga.

Det är respektive verksamhet och ytterst enhets- eller verksamhetschefer som ansvarar för sina blanketter och e-tjänster. I ansvaret ligger också att se till att de är aktuella och korrekta, och att det inte finns flera versioner av en blankett publicerade.

E-tjänsteplattformen, som ligger i systemet Open ePlatform, ska vara den självklara vägen in till alla kommunens e-tjänster, både internt och externt. Målet är att användarna ska kunna starta, hantera och följa sitt ärende på Mina sidor, inklusive kommunicera med handläggaren. Om kundens ärende är förenat med en kostnad ska betalning, om möjligt, finnas med som ett sista steg i e-tjänsten. Detta för att minska administration kopplad till manuell fakturering.

Verksamheter som tar fram e-tjänster måste därför hålla sig till de principer som är gemensamt förankrade för plattformen i kommunens ledningsgrupp.

• Kundupplevelse i fokus: Vi ska ha fokus på ökad tillgänglighet, förbättrad kommunikation och statusuppdateringar för att kunna sätta kunden i centrum.
• Digitalt först: Digitala lösningar ska prioriteras framför blanketter för att öka effektivitet och kundnöjdhet.
• Automatisering där det är möjligt och skapar värde: Automatisering ska eftersträvas när det bidrar till effektivisering eller mervärde för användarna. Det innebär till exempel att vi ska sträva efter att skapa e-tjänster som är integrerade med ett verksamhetssystem istället för att det bara genereras en PDF-utskrift som skickas till en mejladress som resultat av e-tjänsten.
• Nyttja plattformen till fullo: Funktioner som betalning, e-underskrifter och köplatser ska implementeras i e-tjänster när det är tekniskt och juridiskt möjligt samt värdeskapande.
• Mina sidor som central funktion: På Mina sidor ska användare kunna följa sitt ärende och se status. Där sker även kommunikation med handläggare eftersom det är säkrare och mer spårbart än exempelvis e-post. Det innebär också en säkrare hantering av användarnas data samtidigt som vi följer dataskyddsförordningen.
• Kontinuitet vid avbrott: För att förebygga avbrott och säkerställa kontinuitet ska det alltid finnas en fysisk blankett redo för de e-tjänster som anses kritiska för verksamheten.
• Tillgänglighetsanpassning: Alla e-tjänster ska utformas för att uppfylla krav på tillgänglighet och inkludering, enligt Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service.

Eventuella avsteg från detta får bara göras efter ett beslut i aktuell förvaltnings ledningsgrupp. Beslutet ska vara väl motiverat, dokumenteras tydligt och baseras på en helhetsbedömning, där man tagit stor hänsyn till kundens upplevelse.

Du som jobbar i en verksamhet där ni ser ett värde av att ta fram en e-tjänst kan ta kontakt med förvaltningens e-tjänstsamordnare. Ni går tillsammans igenom bakgrunden till att e-tjänsten behövs och vad resultatet ska bli. Ju tydligare ni kan vara i den ursprungliga beställningen, desto enklare går processen och desto bättre blir slutresultatet.

Tänk på att ha kunden och dennes syfte med att använda e-tjänsten i fokus. Undvik att formulera frågor och texter utifrån verksamhetens perspektiv, och använd ett så enkelt och vardagligt språk som möjligt.

När e-tjänstbyggaren på förvaltningen har satt ihop ett första förslag kontrolleras det av verksamhetsutvecklaren för e-tjänster på Utvecklingsenheten (GLF) för att säkerställa att logiken i e-tjänsten fungerar och att den följer kommunens principer för e-tjänster.  E-tjänsten kontrolleras därefter av kommunikationsenheten, som går igenom tjänsten utifrån ett användarperspektiv samt ser till att språket är enkelt och effektivt.

Syftet med kontrollerna är att vi ska få en enhetlighet i hur e-tjänsterna utformas och att de av kunden ska uppfattas som enkla och självinstruerande. Det ger ett professionellt intryck och minskar kundernas behov av att höra av sig till kommunen med frågor.

En del i enhetligheten är att följa principen för namnsättning av e-tjänster. Så långt det är möjligt ska vi namnge dem enligt modellen:

• Bygglov – ansökan
• Kompostering – anmälan
• Fiberanslutning – beställning

Namnet ska vara så kort om möjligt utan att det blir otydligt och möjligt att förväxla med en annan e-tjänst. Att börja med nyckelordet, alltså det som tjänsten faktiskt handlar om, istället för exempelvis ansökan eller anmälan, gör det lättare för användaren att navigera bland e-tjänsterna och hitta rätt.