Digital arbetsmiljö

Arbetsmiljö kan grovt delas in i:

• Fysisk arbetsmiljö
• Organisatoriska och sociala arbetsmiljö
• Digital arbetsmiljö

Digital arbetsmiljö är de delar av arbetet där vi jobbar i eller styrs av digitala system. Digital arbetsmiljö handlar alltså om mer än själva tekniken. Så digital arbetsmiljö omfattar allt från fjärrkontrollen i konferensrummet till digitala lås och stödsystem för att rapportera sin arbetstid.

Digital arbetsmiljö behandlar till exempel delar som:

• hur digitala system belastar hjärnan
• hur tekniken stödjer verksamheten
• samspelet mellan människor och teknik

De olika kategorierna av arbetsmiljö överlappar därmed varandra.

Digitala arbetssätt blir allt vanligare i arbetslivet. Digitaliseringen gör det möjligt att organisera och genomföra arbetet på nya sätt. Det ger nya möjligheter men också nya risker, som kan leda till högre arbetsbelastning och påverka hjärnan negativt. Varje arbetsgivare ska ha rutiner för att regelbundet undersöka och bedöma alla risker i arbetet, för att minska risk för ohälsa och olycka. Då den digitala arbetsmiljön är en del av vår arbetsmiljö, så ska även den delen undersökas.

Om den digitala arbetsmiljön har brister kan det bli en negativ påverkan som följd. Några exempel presenteras nedan:

• Fysisk påverkan
  Exempel: tunga eller otympliga lyft, olämplig arbetsställning, bristande synergonomi, stillasittande.
• Social påverkan
  Exempel: flera olika kanaler för kommunikation, isolering när digitala system ersätter mänsklig interaktion, ständigt tillgänglig, flera saker samtidigt.
• Organisatorisk påverkan
  Exempel: detaljstyrning, ökad administration.
• Kognitiv påverkan
  Exempel: stora informationsmängder, svårtolkade gränssnitt, problem mellan systemen, tekniska problem, notiser, hantering av lösenord, oregelbunden användning.

Undersöka

Det första steget i systematiskt arbetsmiljöarbete är att undersöka, för att upptäcka utmaningar och styrkor. Vid undersökning av den digitala arbetsmiljön kan en checklista vara till hjälp och/eller dialog på arbetsplatsträff. Fundera först vad i den digitala arbetsmiljön ni vill undersöka. För att förstå hur digitala system påverkar arbetsmiljön kan vi ta hjälp av tre perspektiv:

1. Anpassning till människan
   Systemen ska vara lätta att förstå och hantera. Införande, utbildning och support ska vara anpassade till hur människor fungerar. Länk till checklista Skyddsrond för anpassning till människan – Digi-ronden (Källa: Sunt arbetsliv)
2. Stöd för verksamheten
   Systemen ska skapa flexibilitet och förenkla administration. De ska effektivisera arbetet och göra användarna mer självständiga. Länk till checklista Digital skyddsrond för stöd för verksamheten – Digi-ronden (Källa: Sunt arbetsliv)
3. Fungerande teknik
   Den digitala tekniken ska fungera. Uppkopplingar och nätverk ska vara säkra och stabila. Det ska finnas skärmar, tangentbord och annan utrustning som behövs. Länk till checklista Digital skyddsrond för fungerande teknik – Digi-ronden (Källa: Sunt arbetsliv)

Riskbedöma

Att riskbedöma enligt Arbetsmiljölagen (AML) innebär att bedöma allvarlighetsgraden, det vill säga risk för ohälsa och olycka för arbetstagaren. Detta kan göras genom att sammanväga sannolikhet och konsekvens. För mer information kring riskbedömning enligt AML läs på sidan Riskbedömning av arbetsmiljön. Riskbedömning enligt AML ska vara skriftlig.

Åtgärda och följa upp

Enligt systematiskt arbetsmiljöarbete så ska åtgärder vidtas efter att riskbedömningen är genomförd. Dessa åtgärder ska följas upp om de är genomförda och om de fick önskad effekt. Arbetsplatsträffar (APT) är ett bra forum att följa upp samtliga arbetsmiljörisker.

Dokumentation

All dokumentation sker i arbetsmiljöplan i Hypergene.

Riskbedömningen – sparas ner som bilaga eller genomförs direkt i arbetsmiljöplanen. Tänk på att det ska framgå vilka som deltog vid riskbedömningen och att arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan – arbetsgivare och arbetstagare tillsammans.

Handlingsplanen – här ska framgå ansvarig, när det ska vara genomfört och när det ska följas upp. Dokumentera även resultatet från uppföljningen.

Länk till hur du dokumenterar i arbetsmiljöplan i Hypergene.

Detta stödmaterial syftar till att:

• skapa förståelse kring hur digital arbetsmiljö påverkar oss på vår arbetsplats.
• identifiera risker i vår digitala arbetsmiljö.
• skapa samsyn på arbetsplatsen och utveckla arbetssätt tillsammans som förbättrar den digitala arbetsmiljön.

Materialet lämpar sig på arbetsplatsträff (APT) och beräknas ta ca 40 min att genomföra beroende på hur mycket tid som avsätts för reflektion.

Länk till stödmaterialet

För att digitaliseringen ska bidra till en god arbetsmiljö, så finns det vissa framgångsfaktorer.

• Involvera dem som gör jobbet
  Detta görs oftast, men här behöver poängteras att göra det i ett tidigt skede och därefter regelbundet. Det måste avsättas tid för detta i utvecklingsprojekt. Det är viktigt att praktiken formar lösningen, varvid att involvera blir ytterst viktigt.
• Designa för arbete och inte för teknisk innovation
  Tekniken ska skapa nytta och värde. Vad löser det här för problem? Tekniken ska anpassas till befintliga rutiner eller till rutiner vi vill ha. Tekniken ska också ta hänsyn till mental belastning samt införas vid rätt tidpunkt. Vi måste designa tekniken så att den passar den aktuella organisationen, det unika sammanhanget och människan.
• Välplanerat införande
  När ny teknik ska införas så ger oftast användaren oss bara en chans. Om det blir utmaningar så tappar användaren förtroendet och tilliten till tekniken. Att rätta till i efterhand fungerar sällan. Så ett genomtänkt införande och regelbundet stöd därefter är det som rekommenderas.