Organisatorisk och social arbetsmiljö

Ohälsosam arbetsbelastning är när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Den obalansen blir ohälsosam om den blir långvarig och möjligheterna till återhämtning inte är tillräckliga. Arbetsgivaren kan lösa det genom att sänka kraven eller tillföra resurser. Om obalansen består kan det leda till att medarbetarna försöker kompensera på ett osunt sätt med ökade risker för ohälsa. Det kan handla om att jobba hårt och länge med risk för att överanstränga eller skada sig eller om att ta genvägar som innebär säkerhetsrisker.

Skapa rutiner för kontinuerlig avstämning

Det är viktigt att du som chef har god insyn i hur villkoren ser ut för medarbetarna för att kunna skapa rimliga förutsättningar. Se därför till att ha rutiner för att kontinuerligt undersöka och stämma av hur medarbetarna har det just nu. Den kontinuerliga avstämningen kan ske på olika sätt beroende på vilka förutsättningar som finns på just er arbetsplats, huvudsaken är att man ser till så att medarbetarna kan ta en aktiv roll och rapportera om belastningen blir för hög.

Krav

Att utföra ett arbete innebär ett antal olika krav, det är krav på vad man ska göra, i vilken omfattning och till vilken kvalitet. En del krav hänger ihop med den fysiska arbetsmiljön men det organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan också vara kravfylld. Några exempel på vad som menas med krav i arbetet är:

• Arbetsmängd
• Tidsramar, tidspress
• Svårighetsgrad
• Kognitiv belastning
• Emotionell påfrestning
• Otydlighet i roll/uppgifter/mål

Resurser

För att balansera upp kraven i arbete krävs resurser. Rätt resurser bidrar till att kraven kan hanteras och uppsatta mål kan nås. Resurser kan exempelvis vara:

• Arbetsmetoder
• Arbetsredskap
• Kompetens
• Bemanning
• Socialt stöd från chefer och kollegor
• Återkoppling på arbetsinsats
• Påverkansmöjligheter i arbetet
• Möjligheter till återhämtning
• Tydlig prioritering
• Gott ledarskap

Arbetsinnehåll

En åtgärd för att förebygga onödiga krav och belastningar på arbetstagarna är att tillsammans gå igenom och klargöra arbetsinnehållet. Redan i samband med introduktionen av nya arbetstagare behöver arbetsinnehållet klargöras. Med arbetsinnehåll menas här vilka arbetsuppgifter som ska utföras, förväntade resultat och arbetssätt. Här ingår även det som gäller prioriteringar och vem medarbetarna kan vända sig till för att få hjälp och stöd. Dessutom ska medarbetarna veta vad de har rätt att avgöra själva, alltså vilken befogenhet de har.

Starkt psykiskt påfrestande arbete

I många arbeten inom kommunen ingår det arbetsuppgifter som handlar om att bemöta människor i svåra situationer. Det kan exempelvis vara människor med svåra sjukdomar, i misär, med stort hjälpbehov, i kris eller som är utsatta för hot och våld. Det kan även handla om att fatta svåra beslut som man vet kommer att drabba människor allvarligt.

Som arbetsgivare är vi skyldiga att vidta åtgärder för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa hos medarbetarna. Det är viktigt att skapa möjligheter och ta fram rutiner för att underlätta för medarbetarna att rapportera psykisk påfrestning i arbetet.

Åtgärder kan exempelvis vara utbildnings- och informationsinsatser, kollegialt stöd, samtalsstöd och handledning. En utgångspunkt är att inte i onödan utsätta någon som är oerfaren eller som saknar kunskaper för att kunna hantera den här typen av situationer.

Frågor att ta upp i samverkan

• Vilka krav ställs i arbetet och vilka resurser finns det? Är de i balans?
• Finns det möjlighet till återhämtning?
• Finns det sätt att stämma av och fånga upp signaler om ohälsosam arbetsbelastning?
• Är medarbetarna utsatta för stark psykisk påfrestning?
• Om de är det, har vi vidtagit tillräckliga åtgärder för att motverka ohälsa?

Ibland behöver arbete förläggas på arbetstider som innebär risker för ohälsa. Det är oundvikligt inom flera av kommunens verksamheter exempelvis vård och omsorg och räddningstjänst.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska utföras som vanligt. Börja med att undersöka och riskbedöma arbetstidens längd, tid på dygnet och möjligheter till återhämtning. Finns det risker, så gäller det först att ta ställning till om de går att undvika. Om inte, så behöver något göras för att motverka att det leder till ohälsa.

Ta gärna hjälp av de verktyg som finns på Suntarbetsliv

Motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa

Möjlighet till återhämtning är centralt dels mellan arbetspassen tillfällen till pauser och raster under arbetets gång. Se till att dessa raster och pauser verkligen tas ut.

Natt- och skiftarbete är exempel på arbetstidsförläggning som kan rubba den naturliga dygnsrytmen. Det kan leda till dålig sömn som i sin tur leder till trötthet, minskad ork och svårigheter att koncentrera sig. Det är även så att de flesta människor presterar sämre nattetid även om de är utsövda. Detta ökar risken för felbehandlingar och olyckor. En åtgärd för att motverka detta är att förlägga belastande och riskfyllda arbetsmoment till dagtid. Andra åtgärder är att se över hur scheman läggs och t.ex. använda sig av medurs schema vid skiftarbete.

Medicinska kontroller och hälsoundersökningar kan vara en åtgärd för att fånga upp eventuell ohälsa på individ eller gruppnivå. Som arbetsgivare är vi skyldiga att erbjuda medicinska kontroller till samtliga medarbetare som arbetar natt (AFS 2023:15). Dessa kontroller genomförs av företagshälsovården. Företagshälsovården kan även hålla i utbildningar och informera på arbetsplatser om vad man som medarbetare bör tänka på för att förebygga ohälsa vid skift- och nattarbete.

Långtgående möjligheter att utföra arbetet på olika tider och platser, exempelvis med mobiler och datorer, kan vara ett sätt att skapa flexibilitet för arbetstagarna. Men det kan också innebära risker att arbetet blir gränslöst och inkräktar på vila och återhämtning. Som chef är det därför viktigt att du tydliggör gränserna och på så vis minimerar riskerna och behåller kontrollen över arbetstidens förläggning.

Frågor att ta upp i samverkan

• Finns det hälsorisker med arbetstidens förläggning på vår arbetsplats eller inom vår verksamhet?
• Om det finns, kan de helt undvikas?
• Om inte, vilka åtgärder har vi vidtagit för att motverka ohälsa?

Med kränkande särbehandling menas handlingar som är riktas mot en eller flera medarbetare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Kränkande särbehandling kan i värsta fall leda till allvarlig psykisk ohälsa och accepteras inte inom Motala kommun.

Exempel på kränkande särbehandling är mobbning, psykiskt våld, social utstötning, förtal eller förolämpning av en medarbetare eller dennes familj, medvetet undanhållande av information av betydelse för arbetet, medvetet försvårande av arbetets utförande, förföljelse i olika former, hot och skapande av rädsla eller förnedring. Alla medarbetare inom kommunen ska veta att man inte får bete sig så mot andra.

Som chef har du en nyckelroll när det gäller att forma den atmosfär och de normer som ska gälla på arbetsplatsen. Att skapa en god arbetsmiljö är det bästa sättet för att minska risken för trakasserier och kränkande särbehandling. Alla har ansvar för ett vänligt, respekterande och inkluderande klimat på arbetsplatsen.

Motala kommun har tydliga rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Läs mer om diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling.

Frågor att ta upp i samverkan

• Finns det på vår arbetsplats/vår verksamhet kunskap om vad kränkande särbehandling är?
• Är det tydligt kommunicerat till medarbetarna att det inte är accepterat?
• Har vi koll på vad som kan orsaka kränkande särbehandling?
• Gör vi någonting åt det?

SKL har tillsammans med Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund tagit fram ett stödmaterial för hur man arbetar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Här finns praktiska råd, tips, tolkningar och stöd för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling för skolledare och skyddsombud.