Beställa vikarier

Logga in

Denna rutin avser beställningar som avser arbetspass som är från 2024-04-01 och framåt.

Logga in i Timepool

Klicka på länken för att logga in i systemet. Klicka sedan på knappen ”Inloggning Motala Kommun”.

Om inloggning sker utanför Motala kommuns nätverk så är användarnamnet samma som ditt Windowskonto. Sedan legitimerar du dig med bank-ID.

Om in loggning sker på enhet som är i Motala kommuns nätverk sker inloggningen automatiskt med ditt Windowskonto. Du behöver då inte legitimera dig med bank-ID.

Skapa beställning

För att skapa en beställning, klicka på ”Schemaläggning” och sedan ”Ny beställning”.

1. Välj arbetsplats.
2. På ”Beställningsreferens”, ange den person som vikarie ersätter. Om ett specifikt pass ska hämtas från en person som är frånvarande så går det att göra via ”Importera från TC planering”. Då behövs inte ”Beställningspass” fyllas i.
3. ”Beställningsorsak” – anges alltid.
4. ”Kompetens”, fyll i om det behövs.
5. ”Beställningspass”, aktivitet måste väljas, gärna specificerad aktivitet. Ange dag, tid och klicka sedan på ”Lägg till pass”.
6. Ange anteckningar och information då det behöver förmedlas information till vikarie.
7. Ange kontaktperson om det behövs.
8. Spara.

Se beställningar

I vyn Arbetsplats visas en översikt över beställningar på vald arbetsplats. Den når du genom att välja ”Schemaläggning” i menyn.

TimePool används för att få fram viktig statistik för uppföljning. Med anledning av detta är det viktigt att man använder rätt beställningsorsaker samt att man använder personers fullständiga namn. Inga förkortningar eller smeknamn ska användas.

Vid vissa beställningsorsaker ska man även uppge en projektkod eller en aktivitetskod i frånvaranderutan för att man enkelt ska kunna följa upp dessa orsaker i kommunens ekonomisystem samt få rätt ersättning. Det visas nedan vid respektive orsak.

Timecare pass får inte användas på lördagar, söndagar, storhelger och röda dagar. Dessa beställningar ska härledas till en frånvaro för en faktisk person.

Vid beställda pass där man inte kan härleda till vem som äger frånvaron ska arbetsplatsens namn skrivas i beställningsreferensrutan. Detta kan uppstå vid till exempel förstärkning, timecarepass, APT, planeringsdag, utbildning, handledning och extra vak.

Beställningsorsaker

Här nedan beskrivs vilka beställningsorsaker som kan användas.

Arbetsplatsträff

Används när man behöver ersättare för att ordinarie personal har APT. Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.

Annan arbetsuppgift

Används endast om man gör arbetsuppgifter som normalt inte förekommer i den anställningsform den frånvarande har. Här ska en persons namn anges.

Byte av arbetsplats

Denna orsak kan endast användas då man av någon anledning flyttar en personal från en arbetsplats till en annan. Här ska en persons namn anges.

Byte av pass

Används då Bemanningsenheterna/organisationerna tillsammans med verksamheten byter arbetspass på personal för att lösa vikariebehovet. Används enbart vid beställningar efter att schemat är exporterat, inte på vikarierader från planerat schema. Här ska en persons namn anges.

Enskild angelägenhet 100%

Används vid bouppteckning/begravning, bortgång och svårare sjukdom av närmast anhörig. Här ska en persons namn anges.

Extra vak (palliativ vård)

Används när man är i behov av personal då brukare/boende eller kunden är i livets slutskede och behov av tillsyn finns. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt vak och 2068.

Facklig verksamhet

Används då man har fackliga uppdrag. Här ska en persons namn anges.

Föräldraledig

Används vid ledighet utifrån de dagarna man har rätt till enligt föräldraledighetslagen. Här ska en persons namn anges.

Förstärkning

Förstärkning ska användas när det sker oförutsedda händelser i verksamheten efter exporterat schema. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt förstärkning.

Handledning

När man behöver ersättare vid handledning. Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.

Introduktion (Gå bredvid)

Används då ny personal går bredvid för att lära sig verksamheten. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan samt intro och 8040, meddelar i anteckningsrutan vem som ska tilldelas denna beställning.

Kompledig

När man beställer ersättare för kompledighet. Här ska en persons namn anges

Närståendevård

Används då man får ersättning från försäkringskassan att vårda någon närstående. Här ska en persons namn anges.

Planeringsdag

är man behöver ersättare för planeringsdag Om det inte går att härleda till vem som är ägare av frånvaron, uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.

Politiskt uppdrag

När man beställer ersättare för politiskt uppdrag. Här ska alltid en persons namn anges.

Semester

När man beställer ersättare för semester. Här ska alltid en persons namn anges.

Sjukdom

När man beställer ersättare för en sjukdom. Här ska en persons namn anges.

Schemaarbete

Används enbart om man från chef fått tillåtelse att avsätta tid för att arbeta med schema vid speciella tillfällen. Här ska en persons namn anges.

TimeCare pass

Används när man har planerat den kommande schemaperioden och man inte kan härleda behovet till en specifik persons frånvaro, utan det kan härledas till arbetsplatsens frånvaro som helhet. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan. TimeCare pass får inte användas vid storhelger och röda dagar.

Tjänstledig

Används vid studier. Här ska en persons namn anges.

Utbildning

Används vid utbildning. Här ska en persons namn anges.

Utbildning ICDP

Används specifikt för den utbildningen. Här ska en persons namn anges. Samt 7161 i beställningsreferensrutan.

Utbildning ESFA – (En skola för alla)

Används specifikt för den utbildningen. Här ska en persons namn anges. Samt 7052 i beställningsreferensrutan.

Vakant (under tillsättning)

Används enbart under tiden rekrytering sker av ny personal. Aldrig annars. Här uppger man arbetsplatsens namn i beställningsreferensrutan.

Vård av barn

Används när man beställer ersättare för en person som är hemma för sjukt barn. Här ska en persons namn anges.

Årsarbetstidsledig

Används endast av de arbetsgrupper som har avtal om årsarbetstid. Här ska en persons namn anges.

Vikarieanskaffningen inom Gemensam personal- och schemaförsörjning tillgodoser personalbehoven inom yrkeskategorierna undersköterska, stödassistent/stödbiträde, ungdomsassistent och ungdomshandledare. Det gäller både vid planerad och oplanerad frånvaro.

Kontakt

Telefon: 0141-22 24 09
E-post: vikarie.gps@motala.se

Öppettider telefon

• Måndag–fredag: 6.30–16.00
• Lördag–söndag och helgdagar: 6.30–11.30

Besökstider

• 10.00–12.00 och 13.00–15.00

Om du vill besöka oss vill vi att du kontaktar oss för att boka en tid.

Postadress

Långbackagatan 1
591 35 Motala

Jasmina Ferizovic
Enhetschef
Telefon: 0141-22 24 55
E-post: jasmina.ferizovic@motala.se

E-tjänst

Vikariat vård och omsorg – kravspecifikation – Motala kommun

Uppföljning av vikarie inom socialförvaltningen

Dokument

Rutin för beställning av vikarier från GPS

Kontakt

Frågor gällande Timepool eller vikariehanteringen inom bildningsförvaltningen kan du ställa till din administratör.

Bemanning inom bildningsförvaltningen

Bemanningsorganisationerna inom bildningsförvaltningen är uppdelade på enhetsnivå med ett övergripande samarbete på områdesnivå. Detta för att nyttja bemanningsresursen effektivt.

Inom förskola och grundskola rekryterar varje rektor sina vikarier. Administrering av timvikarier i Timepool hanteras av förskoleadministratör på respektive område.

Bemanningsorganisationerna ska genomsyras av god kvalitet, kontinuitet, kompetens, samsyn och uppföljning. De har en strategisk betydelse för kompetensförsörjning och ska ge en samlad bild över förvaltningens behov av personalresurser.