Flexibel arbetstid (flex)
Här finns information för dig som har flextid i din anställning. Du som medarbetare ansvarar för att alltid registrera din tid och hålla dig inom ramarna för flextiden och timbanken.
Flexibel arbetstid (flex) är en förmån som gör att du som medarbetare har större inflytande över din arbetstid. Det bidrar till en bättre balans mellan arbete och fritid genom att du till viss del kan styra dina arbetstider själv. Det får dock inte påverka verksamheten negativt.
Det är inte alla medarbetare som har flexibel arbetstid. Om du inte vet ifall du har det kan du prata med din chef.
Flexramen är 6.00-19.00 under dina ordinarie arbetsdagar för alla flextidsavtal.
Det innebär att du inom detta tidsspann kan börja ditt arbetspass, ta lunch och sluta när du vill, under förutsättning att det inte påverkar verksamheten negativt. Du måste också alltid stämpla in och ut i appen eller registrera i Självservice på webben.
Vissa arbeten har inte möjlighet att nyttja flexramen fullt ut, till exempel i verksamheter där det krävs fysisk närvaro under arbetsdagen för att verksamheten ska fungera. Fråga din chef vad som gäller på just din arbetsplats.
Flextiden kan stämmas av antingen årsvis eller månadsvis. Oavsett vilken tidsperiod som gäller i ditt avtal får timbankssaldot vid avstämningspunkten inte vara högre än 40 timmar plus eller lägre än 10 timmar minus. Observera att detta gäller från årsskiftet 2024/2025, andra tider kan gälla för dig fram till dess.
Under avstämningsperioden kan saldot dock variera utanför spannet förutsatt att det inte strider mot arbetstidslagen eller bidrar till ohälsa i arbetet.
Om du har årsarbetstid, alltså att din timbank stäms av årsvis, ansvarar din chef för att det görs en avstämning varje månad. Ni ska tillsammans göra en plan om saldot överskrids eller riskerar att överskridas.
Jobbat för mycket
Har du ett för stort saldo behöver du tillsammans med din chef planera för att du så snart som möjligt ska få en timbank i balans. Om detta inte görs riskerar du att gå miste om de timmar som överstiger 40. Det är ditt ansvar som medarbetare att hålla dig inom gränsen för timbanken.
Jobbat för lite
Har du mer än 10 timmar på minussidan i timbanken får du ett löneavdrag för varje timma utöver 10 med 1/165 av månadslönen.
När anställningen avslutas
Om du ska sluta din anställning i Motala kommun ska du sträva efter att få en timbank i balans tills du gör din sista arbetsdag. Om du ligger på minus får du som regel ett löneavdrag för varje timma med 1/165 av månadslönen. Om du ligger på plus på grund av att det inte funnits möjlighet för dig att reglera timbanken så får du en utbetalning per timma med samma summa.
Du kan stämpla in och ut för att registrera din arbetstid antingen via P Mobile på mobilen eller Självservice på datorn. Tänk på att registrera dina tider dagligen och även stämpla ut och in för lunchrasten. Du måste ta minst 30 minuters lunchrast per dag.
Om du ska registrera extratid, frånvaro för del av dag eller tjänsteärende måste du lägga till en flexkod. Med extratid menas om du börjar eller slutar arbeta utanför din flexram.
Läs mer nedan om hur du kommer åt flexkoder för respektive stämplingssätt.
På mobilen
Via startsidan i P Mobile kan du enkelt klicka på In eller Ut för att registrera flex på aktuell tid. Om du klickar på knappen ”Flex” kan du använda flexkoder.
I P Mobile kan du inte ändra något som är registrerat. För att ändra måste du logga in i Självservice via dator. Om du registrerat frånvaro som del av dag för vab eller sjukdom i mobilen måste detta korrigeras via Självservice på datorn. Läs mer om det nedan.
På datorn
I Självservice gör du stämplingar för in och ut enklast via startsidan. Ska du använda flexkoder kan du inte göra det via startsidan utan måste välja ”Min arbetstid” i menyn och menyvalet ”FLEX”.
Allting kan du inte göra via P Mobile, utan vissa registreringar kräver att du är inloggad i Självservice på datorn. Här ges en översikt av hur det fungerar och vad du ska tänka på.
För att kunna komma åt funktionerna för flextiden i Självservice ska du klicka på ”Min arbetstid” i huvudmenyn och menyvalet ”FLEX”.
Aktuellt flexsaldo uppdateras varje natt. Har du gjort till exempel en korrigering eller uttag ser du det i saldot nästa dag. Finns frånvaro för dagen måste den vara beviljad innan det syns på flexsaldot.
Flex registrering
Här kan du stämpla in och ut samt även använda flexkoder. Kod ska väljas om du vill registrera extratid eller tjänsteärende. Kod för extratid ska alltid ligga på både in- och ut-registrering, när båda registreringarna ligger utanför ordinarie arbetstid.
Flex översikt
Under ”Flex översikt” kan du se dina stämplingar dag för dag och göra korrigeringar vid behov.
Klicka på datumet för att se information om ditt schema (starttid, sluttid, rast) samt vilken flexram som gäller för den aktuella dagen.
För att korrigera en felaktig registrering, tryck på korrigeringspennan vid det aktuella datumet.
Du får då upp information om det datumets stämplingar och kan registrera de ändringar du behöver. Klicka på ”Lägg till ny flexregistering” om du behöver lägga till en registrering.
Notera att korrigeringar för dagen bara genomförs när du klickat på sparaknappen när den fått grön färg.
Det totala aktuella flexsaldot visas längst upp till höger.
Flexrapport
Du kan ta fram en flexrapport för önskad period genom att klicka på menyvalet ”Flexrapport” i vänsterkolumnen.
Välj period och klicka sedan på ”Visa”.
På den rapport som visas ser du alla gjorda registreringar för varje dag samt saldon för arbetad tid, flex, frånvaro, extratid, odefinierad tid samt tjänsteärende. Ingående flexsaldo till och med dagen före perioden visas alltid på första raden.
Dagsaldo samt eventuell korrigering av flexsaldo visas sedan för varje dag, vilket gör att du kan följa hur flexsaldot har påverkats.
Via länken ”Detalj” visas detaljinformation samt utvärdering för dagens registreringar.
Syftet med flextid är att bidra till flexibilitet och balans i samband med ordinarie arbete. Tanken är alltså inte att du ska samla på dig flextimmar för att ta ut dem i samband med annan ledighet. I undantagsfall och på vissa arbetsplatser kan det vara möjligt, men det måste stämmas av med din chef.
Om du ska ta ut en heldag som flexledighet ska det registreras i Självservice och godkännas i förväg av din chef.
Flextid utnyttjas alltid på ditt initiativ som medarbetare.
Om chefen beordrar att du som medarbetare ska arbeta utanför din ordinarie arbetstid räknas det som övertid. Du ska då få ersättning för det enligt reglerna i kollektivavtalet. Här kan du läsa mer om övertid:
Om du som chef leder en arbetsplats där avtal om flexibel arbetstid gäller så är det bra om du ser till att ni tar fram gemensamma regler för hur det ska tillämpas i praktiken. Till exempel bör ni vara överens om när ni kan nyttja flex, när uttag ska stämmas av med chef eller kollegor och om ni behöver någon normtid när medarbetarna ska förväntas vara i tjänst. Utgå alltid från verksamhetens behov.
Medarbetarna ansvarar för att registrera sin tid och hålla sig inom ramarna, men du som chef har det yttersta ansvaret för att de har en hållbar arbetssituation och inte arbetar för mycket. Detta är särskilt viktigt i arbetsgrupper som har flexavtal med årsavstämning.
Det är viktigt att medarbetare som under perioder samlat på sig ett högt saldo utifrån arbetets natur ges möjlighet att ta ut ledighet för återhämtning.
Om flextid påverkar verksamheten negativt
Grundförutsättningen för flextid är att det inte får användas på ett sådant sätt att det påverkar verksamheten negativt. Du som chef kan därför besluta om snävare ramar för när medarbetarna kan nyttja flextid, om det krävs för verksamheten. Ta kontakt med HR vid behov.
Om du vill införa flex
Om du är intresserad av att eventuellt införa flex i en arbetsgrupp som idag inte har det kontaktar du HR på hr@motala.se för vidare stöd.