Motala kommuns skrivregler
Vi i Motala kommun arbetar för invånarna. Alla har rätt att förstå vad vi skriver. Vi följer språklagen och Myndigheternas skrivregler.
Det finns flera anledningar till varför vi ska skriva enkelt och begripligt. Huvudskälen är:
- Läsaren ska förstå vad vi vill säga.
- Invånarna och andra får större förtroende för kommunen.
- Vårt arbete blir effektivare om vi slipper ägna tid åt att svara på frågor om vad våra texter egentligen betyder.
Språklagen
I språklagen finns bestämmelser om svenska språket, de nationella minoritetsspråken och det svenska teckenspråket. Lagen säger bland annat hur svenska språket ska användas i offentlig verksamhet, där vi i Motala kommun är en del.
§11 Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
Språklagen ingår i Svensk författningssamling.
Myndigheternas skrivregler
Myndigheternas skrivregler är en vägledning för alla som skriver inom myndigheter, kommuner och annan offentlig verksamhet.
Skrivreglerna innehåller bland annat:
- klarspråk
- skriva för webben
- text och form
- språkfrågor som stavning, avstavning, böjning, ordbildning, stor och liten bokstav, förkortningar, skiljetecken, hop- och särskrivning och källhänvisningar.
Här kan du ladda ner Myndigheterna skrivregler.
Be om hjälp när du är osäker
Svenska språket är inte alltid lätt. Vi möts ofta av felaktiga stavningar, särskrivningar, engelska ord och nya sammansättningar. Men det finns hjälp att få när du blir osäker:
- Titta i Myndigheternas skrivregler
- Fråga en kollega
- Be en kollega läsa texten
- Testa din text med hjälp av ett läsbarhetsindex
- Hör av dig till kommunikationsenheten: kommunikation@motala.se.
Här nedan hittar du exempel på de vanligaste språkfrågorna och hur vi i Motala kommun ska skriva. Du hittar fler regler och exempel i Myndigheternas skrivregler.
Konkret, koncist och konsekvent
Vårt tilltal ska vara enkelt och informationen ska vara lätt att ta till sig. Våra texter ska vara korrekta och inte bli personliga. Det går att skriva klart och tydligt utan att förenkla alltför mycket. Vårt språk ska vara konkret, koncist och konsekvent.
Bred målgrupp
Vår målgrupp är ofta väldigt bred. Det betyder att människor har olika förutsättningar att förstå text.
Undersökningar visar att ungefär 25 procent av svenskarna har svårt att ta till sig en genomsnittlig tidningstext. Dyslexi, koncentrationssvårigheter, psykisk ohälsa, stress eller annat modersmål än svenska kan vara några av anledningarna.
Avsändaren ska vara tydlig
Se till att din text har en tydlig avsändare. Vi bör skriva att det är Motala kommun som är avsändare, ibland i samarbete med någon extern partner.
Vänder du dig till externa läsare ska du vara mycket sparsam med att framhålla enskilda nämnder och förvaltningar.
Det är lättare att ta till sig en text som är skriven ur ens eget perspektiv. Det är bättre att tala om vad du vill att läsaren ska göra än att skriva vad kommunen vill eller behöver.
Skriv så här:
Skicka in dina synpunkter på förslaget till detaljplan senast den 30 mars.
Skriv inte så här:
Synpunkter på förslaget till detaljplan ska vara kommunen tillhanda senast den 30 mars.
Budskapet känns mer angeläget och läsaren tar det lättare till sig om du riktar dig direkt till honom eller henne och inte till en anonym massa. Tilltala gärna läsaren med ”du”, men skriv inte inte ”Du” med stor bokstav.
Skriv så här:
När du fyller 70 år kan du ställa dig i kö till en av våra lägenheter.
Skriv inte så här:
Samtliga medborgare som fyllt 70 år kan anmäla sig till bostadskö för att hyra en av våra lägenheter.
Använd korta meningar med enkel meningsbyggnad. Undvik så kallade inskott eller inskjutna satser i meningarna.
Skriv så här:
Du kan kontakta oss via kommunens Servicecenter. Telefonnumret är 0141-22 50 00.
Skriv inte så här:
Via kommunens Servicecenter, med telefonnummer 0141-22 50 00, kommer du i kontakt med verksamheten.
Använd inte krångliga ord, så kallade skrytfenor.
Skriv så här:
Fråga, mål, regler.
Skriv inte så här:
Frågeställning, målsättning, regelverk.
Undvik sammansatt verb.
Skriv så här:
Komma fram, lämna in, skicka med.
Skriv inte så här:
Framkomma, inlämna, medskicka.
För det mesta bör du undvika att förkorta ord, uttryck, namn och benämningar. Det är särskilt viktigt att undvika interna förkortningar i kommunikation med utomstående. Förkortningar kan uppfattas som störande i löpande text och försvåra förståelsen.
Om du ändå ska använda förkortningar ska du vara konsekvent i hur du skriver dem. I Myndigheternas skrivregler hittar du en lista över vanliga förkortningar.
I svenska språket har vi många låneord, bland annat från engelskan. Engelska ord i det svenska språket har fått svensk stavning och böjning. Ett tydligt exempel är när substantivet ”skate” blir ett verb enligt svensk böjning – ”skata”. Då är det bättre att skriva med svensk stavning: skejt, skejta. Andra exempel är sprej, spreja och mejl, mejla.
Skriv så här:
Mejl eller e-post, rankning, mobbning.
Skriv inte så här:
Mail, ranking, mobbing.
Namn på centrala verk och andra myndigheter som har hela landet som sitt verksamhetsområde skrivs med stora bokstäver. Exempel: Socialstyrelsen, Försäkringskassan.
Kortformer av centrala, regionala och lokala myndigheter och förvaltningar skrivs med liten bokstav. Exempel: bildningsnämnden.
Huvudregeln är att ett flerordigt namn bara ska ha stor begynnelsebokstav. Det andra ordet skrivs med liten bokstav. Exempel: Motala kommun, Brottsförebyggande rådet.
Undvik att skriva som logotypen
I löpande text ska vi inte följa så kallade logotypstavningar om de bryter mot normalt bruk av stor och liten bokstav eller mot normal ordbildning. En offentlig förvaltning bör heller inte skapa logotypformer av sitt namn.
Skriv så här:
Adidas, Företagsservice, Wasa, Kontorsvaror.
Skriv inte så här:
adidas, Företags Service, WASA, KontorsVaror.
Klockslag i löpande text
När du vill ange klockslag använder du siffrorna 0.00–24.00. Punkt sätts mellan tim- och minutsiffrorna.
Skriv så här:
Klockan 9.45
Skriv inte så här:
Kl. 09:45
Datum i löpande text
När du skriver datum i en sammanhängande text skriver du månaden med bokstäver.
Skriv så här:
1 januari 2022
Skriv inte så här:
220101 eller 22-01-01 eller 01.01.2022
Telefonnummer
Skriv så här:
0141-22 50 00, 070-111 22 33
Skriv inte så här:
0141225000, 0701-112233
Det är väldigt bra att använda punktlistor för att göra texten mer överskådlig och tydlig. Du ska inte använda stor bokstav på de olika leden i punktlistan, om inte varje punkt är en fristående mening. Du ska inte heller använda kommatecken eller ”och” inför den sista punkten. Du sätter punkt efter det sista ledet i punktlistan.
Skriv såhär:
Det här kan du lägga i elektronikboxen:
- småelektronik som mobiltelefoner, sladdar, rakapparater
- ljuskällor som glödlampor, LED-lampor och lågenergilampor
- uppladdningsbara batterier och engångsbatterier.
Eller:
För att kunna ansöka om ekonomiskt bistånd under sommarlovet när du studerar under terminerna måste nedanstående villkor vara uppfyllda:
- Du har börjat söka arbete i god tid innan sommarlovet, det vill säga tidigt på terminen.
- Du behöver skriftligt redovisa vilka arbeten du sökt med datum, arbetsgivare, var du hittat jobbet, hur du sökt (skriftligt eller muntligt) och hur det gått.
- Du har studerat under föregående termin och sökt studier inför nästa termin.
- Du vistas i kommunen under sommarlovet.
- Du saknar möjlighet att försörja dig.
- Du fortsätter att aktivt söka jobb under sommarlovet. Har du barn förväntas du söka inom pendlingsavstånd, hela Östergötland. Har du inte barn förväntas du söka i hela Sverige.
Mer information
Här finns en överskådlig guide om hur du ska skriva punktlistor: