Vägledning för AI
AI-verktyg är redan en del av vardagen för många. AI används för att komplettera och assistera mänskliga insatser, men värden som trovärdighet, pålitlighet och omtänksamhet får inte äventyras. Det gäller även kommunens grundläggande krav på informationssäkerhet, dataskydd och källkritik. Här nedan följer värdefull information och råd som ett stöd för dig i hanteringen av olika AI-verktyg.
Det är verksamhetens chef som avgör om och hur en medarbetare får använda AI-verktyg, såsom chattbottar, i sitt arbete. Du som medarbetare har ett personligt ansvar för den information du matar in i ett AI-verktyg och att resultatet hanteras på ett ansvarsfullt sätt.
Vid användning av AI-verktyg rekommenderas att du läser igenom informationen på denna webbsida.
Att tänka på vid användning av AI-verktyg
Undersök förutsättningarna
Starta med att undersöka de grundläggande förutsättningarna för verktyget. Svaren ger en fingervisning om verktyget är användbart och lämpligt i sammanhanget.
- Passar verktyget ditt syfte?
- Hur ser villkoren ut för verktyget?
- Hur kan verktyget införskaffas?
Hantera information säkert och etiskt
Dela aldrig sekretessbelagd eller känslig information, såsom personuppgifter, i AI-verktyg. Om personuppgifter av misstag har delats i ett AI-verktyg betraktas det som en personuppgiftsincident och ska omedelbart anmälas via länken nedan.
Du måste vara medveten om att AI-verktyg kan skapa felaktig och vilseledande information. Det är därför viktigt att du går igenom allt som skapas och kan verifiera att det stämmer. Använd resultaten som ett utkast eller arbetsmaterial, aldrig som en sanning.
Det är viktigt att du som använder någon form av AI-verktyg, exempelvis chattbot, är medveten om att du har personligt ansvar för den information du matar in och hur du använder resultatet.
AI-verktyg ska aldrig användas för att fatta slutgiltiga beslut som påverkar invånares eller företagares rättigheter eller skyldigheter utan mänsklig inblandning. Invånare och företagare ska informeras när AI-verktyg används för att behandla deras data eller om man interagerar med dem via AI-verktyg.
Om du är osäker på vilken information du får mata in i ett AI-verktyg kan du ställa dig frågor såsom: skulle du dela informationen öppet på webben eller med någon du träffar på bussen? Om svaret är nej ska du inte använda AI.
Tänk på upphovsrätten
Upphovsrätten gäller, vilket innebär att om ett AI-verktyg exempelvis används för att förändra befintliga bilder (eller annat material) som har skapats av någon annan kan det innebära intrång i upphovsrätten.
AI, eller artificiell intelligens, är ett stort område inom datavetenskap och är en teknik där datorer och program får förmågan att utföra uppgifter som vanligtvis kräver mänsklig intelligens. Det kan vara saker som att förstå tal, känna igen bilder, fatta beslut eller lösa problem. AI lär sig från data och kan förbättra sina förmågor ju mer den tränas. Tänk på det som en ”smart” dator som kan hjälpa oss med allt från att ge rekommendationer till att automatisera vissa uppgifter, men den är inte lika kreativ eller känslomässig som en människa.
AI-genererat innehåll ska alltid granskas. Det finns risker kopplat till exempelvis faktafel, fördomar och att kommunens förtroende skadas.
- Tänk källkritiskt och fråga dig:
- Stämmer informationen som har genererats?
- Kan kommunen stå bakom denna information?
- Påverkas förtroendet för kommunen?
Följ kommunens kommunikationspolicy och värdegrund.
De uppgifter som delas med en AI-chattbot kommer automatiskt att sparas och användas externt för andra ändamål. För att efterleva dataskyddsförordningen (GDPR) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) får inte känsliga uppgifter såsom personuppgifter samt sekretess delas med en AI-chattbot.
En AI-chattbot är en slags virtuell assistent som använder artificiell intelligens (AI) för att automatiskt svara på frågor och hjälpa till med olika uppgifter i text eller tal.
Beslutet om medarbetares användning av chattbottar fattas av verksamhetens chef. Vid beslut om användning behöver hänsyn tas till syftet, nyttan, säkerhetsfrågor, utbildningsbehov, tidsplanering och kostnader.
Vad kan en chattbot användas till?
- Svara på frågor och ge användbar information.
- Söka och bearbeta stora mängder information för att hitta relevant fakta, analysera data eller sammanställa rapporter.
- Ta fram och redigera texter, korrekturläsa dokument och hjälpa till med språkbearbetning.
- Skapa bilder, ta fram videomaterial och ljudfiler.
- Ge inspiration och komma med förslag på lösningar.
Hur får du tillgång till en chattbot?
För medarbetare i Motala kommun finns Microsofts Copilot, som bygger på Chat GPT, tillgänglig i den standardwebbläsare som finns på kommunens datorer – Edge. Leta efter Copilot-ikonen på höger sida i webbläsarens fönster. Det går även att använda Chat GPT. Det finns olika versioner av Chat GPT varav en del är förenade med kostnader. En kostnadsfri version når du genom att besöka webbplatsen: Chat GPT (openai.com) och följa instruktionerna där.
Tydlighet i instruktioner
För att få bästa möjliga svar från en chattbot är det viktigt att ge tydliga och precisa instruktioner. Försök vara specifik och undvik flertydiga frågor eller vagt formulerade instruktioner. Detta kan hjälpa modellen att generera mer precisa och relevanta svar.
Om din verksamhet planerar att köpa en tjänst eller ett system som innehåller AI så ska det först stämmas av med IT-enheten och förankras i kommunledningen.
AI kan vara ett bra verktyg för att skapa illustrationer, grafik och annat visuellt material. När Motala kommun står som avsändare behöver vi samtidigt vara noga med att det vi visar är trovärdigt och inte ger en felaktig bild av kommunen eller våra verksamheter.
Använd riktiga bilder när du vill visa verkligheten
När vi kommunicerar om Motala kommun, våra verksamheter, platser eller människor använder vi i första hand fotografier av verkliga miljöer och människor.
Vi använder inte fotorealistiska AI-genererade bilder som föreställer människor eller miljöer i vår kommunikation. Det gäller även när en AI-genererad person placeras in i ett fotografi av en verklig miljö. En sådan bild kan ge intryck av att personen faktiskt befunnit sig där eller att situationen har ägt rum.
AI fungerar bra för illustrationer och grafik
AI kan däremot användas för att skapa:
- illustrationer och tecknade bilder
- grafiska element
- animationer
- stiliserade bilder där det tydligt framgår att det handlar om en illustration
Grafiken ska så långt det är möjligt följa Motala kommuns grafiska profil.
En enkel tumregel är:
- Vill vi visa verkligheten – använd ett riktigt fotografi
- Vill vi illustrera en idé – kan AI vara ett alternativ
Kontrollera alltid resultatet
Bilder och filmer som skapats med hjälp av AI får användas först när du har kontrollerat slutresultatet.
Tänk på att kontrollera:
- att bilden stämmer faktamässigt
- att bilden känns trovärdig i sitt sammanhang
- att bilden inte förstärker stereotypa föreställningar eller brister i mångfald
- att bilden följer Motala kommuns grafiska profil
AI kan också skapa detaljer som ser riktiga ut men som inte stämmer. Därför behöver vi alltid granska bilden kritiskt innan publicering.
Tänk på upphovsrätten
Om du använder AI-bilder är det viktigt att tänka på upphovsrätten.
- Läs igenom användarvillkoren för det AI-verktyg du använder. Villkoren kan skilja sig mellan olika tjänster.
- Att du har rätt att använda en AI-genererad bild är inte nödvändigtvis samma sak som att du har upphovsrätt till bilden.
- Om ett AI-verktyg genererar en bild som ligger mycket nära ett befintligt fotografi, konstverk eller annat upphovsrättsligt skyddat verk kan det finnas risk för upphovsrättsintrång.
Visa när en bild är AI-genererad
För att vara transparenta ska vi tala om när en bild, film eller illustration är skapad med hjälp av AI.
Det kan göras på två sätt:
I bildtexten:
AI-genererad bild framtagen med ChatGPT.
Direkt i bilden:
Lägg till märkningen ”AI-genererad bild” i något av bildens hörn, där den stör bilden så lite som möjligt. Säkerställ god kontrast genom att använda vit eller svart text/grafik.
Förhållningssätt på bildningsförvaltningen
Genom att följa både Skolverkets råd och Motala kommuns förhållningssätt kan vi säkerställa en säker, etisk och effektiv användning av AI, vilket kommer att gynna både elever och personal.
Skolverkets råd
Risk för fusk
AI-verktyg kan öka risken för fusk. Använd inte AI-genererade texter som betygsunderlag om tillförlitligheten inte kan säkerställas.
Pedagogiskt omdöme
AI-verktyg kan inte ersätta pedagogiskt omdöme. Resultaten måste stämma överens med skolans styrdokument och pedagogiska mål.
Begränsningar och möjligheter
Diskutera både risker och möjligheter med AI-verktyg och ge exempel på hur de kan användas positivt i undervisningen.
Mer information
Råd om AI, chattbottar och liknande verktyg – Skolverket
Ansvar och användning
Skolchef avgör om och hur AI-verktyg får användas. Medarbetare har personligt ansvar för informationen de matar in och måste hantera resultaten ansvarsfullt.