Säkerhet kring fastigheter

Motala kommun har en bevakningsbil som kör dygnet runt årets alla dagar i hela kommunens geografiska område. Bevakningen kan styras om till de objekt som har störst behov. Om din verksamhet behöver extra tillsyn går det att kontakta Säkerhet och trygghet så hjälper vi er att anpassa bevakningen.

I bevakningsavtalet ingår även möjlighet att beställa extra väktarresurser eller ordningsvakter. Alla beställningar måste ske genom Säkerhet och trygghet som avgör om extra bevakning faktiskt behövs eller om det är lämpligare att vidta andra åtgärder.

Riskhantering innebär att vi systematiskt och metodiskt ska arbeta med verksamhetens risker genom att hitta och hantera risker och sedan ta fram förslag på åtgärder för att skydda verksamheten. Åtgärderna ska sedan prioriteras med hänsyn till kostnad och nytta.

Riskanalys

Risker i er verksamhet identifierar ni genom en riskanalys. Där bedömer ni sannolikheten av att en skada inträffar och konsekvensen av densamma. Genom att lägga ihop sannolikhet och konsekvens får ni ett risktal. Risktalet visar hur stor risken är och hur snabbt den måste åtgärdas.

Bedömning av sannolikhet kan göras utifrån verksamhetens skadestatistik. Bedömning av konsekvens kan göras utifrån ekonomisk påverkan eller påverkan på liv och hälsa. Det är viktigt att hela riskanalysen görs med samma kriterier för sannolikhet och konsekvens för att de identifierade riskerna ska kunna jämföras. Riskanalysen är också en hjälp för att besluta vilken typ av åtgärd som bör vidtas, om det är sannolikheten eller konsekvensen som behöver minskas.

Analysformulär

Till er hjälp finns ett färdigt analysformulär, det kan du som chef använda för att komma igång med arbetet. Beroende på verksamheten kan du lägga till eller dra ifrån punkter. Läs mer under nästa rubrik för att få vägledning i hur du fyller i formuläret.

Först ges en beskrivning av det analyserade objektet, hur det ser ut och vad det används till. Därefter följer analysfrågorna indelade i kategorierna organisation, yttre och inre miljö samt vatten.

Så här fyller du i formuläret

Avsnitt 1. Organisation för hantering av risker besvaras endast med Ja eller Nej på om det finns en säkerhetsorganisation, SBA-rutiner etc.

Punkterna under övriga avsnitt ska riskbedömas utifrån sannolikheten för skada och den konsekvens som uppstår om en skada inträffar.

Gradering av sannolikhet och konsekvens

Sannolikhet och konsekvens bedöms på en skala i fyra steg. För att analysresultatet ska bli så rättvisande som möjligt bör skalan preciseras i tidstermer för sannolikhet (till exempel en gång per månad, en gång per år) och i ekonomiska termer för konsekvens (till exempel under 10 000 kronor, mer än 100 000 kronor).

Exempel sannolikhet

• 1 Sällsynt (mer sällan än varje år)
• 2 Medel förekomst (varje år)
• 3 Hög förekomst (varje halvår)
• 4 Frekvent (varje månad)

Exempel konsekvens

• 1 Obetydlig kostnad (under 1000 kr)
• 2 Kännbar kostnad (under 1000 000 kr)
• 3 Stor kostnad (över 100 000 kr)
• 4 Kostnad som ej kan bäras (över 1 000 000 kr)

Förslagen ovan kan behöva justeras beroende på vilken typ av verksamhet som analyseras.

Så här använder du resultatet

Poängen för sannolikhet och konsekvens adderas för att få fram ett risktal. Risktalet visar hur stor risken är och hur angeläget det är att åtgärda den. Åtgärden ska inriktas på att sänka den faktor som har högst poäng av sannolikhet och konsekvens.

• Risknivå 4 – Summa 7-8: MÅSTE ÅTGÄRDAS OMEDELBART
• Risknivå 3 – Summa 5-6: Ska åtgärdas inom 6 månader
• Risknivå 2 – Summa 4: Bör åtgärdas under året
• Risknivå 1 – Summa 2-3: Kan accepteras

Alla skador som inträffar i Motala kommun ska registreras centralt. Rapportering av egendomsskador gör du som chef för respektive enhet till kommunens säkerhetschef via e-post, internpost eller telefon. Använd blanketten för rapportering av skador och tillbud

Skadorna registreras utifrån var och när de inträffade, vad som hänt och vad det kostat. Den samlade skadestatistiken är en grund för att kommunens ska vidta och följa upp att man genomfört rätt skadeförebyggande åtgärder.

Rapportering av personskador ska anmälas i systemet Stella.

Brandskyddsarbetet ska så långt som möjligt bedrivas integrerat med övrigt säkerhetsarbete. Syftet är att förebygga och minska riskerna för brand samt, om brand ändå skulle uppstå, begränsa och minimera konsekvenserna. Enhetschefen är ansvarig för säkerheten och att genomföra det praktiska brandsäkerhetsarbetet på arbetsstället, men kan delegera arbetsuppgiften.

Brandskyddsombud

Det ska finnas ett brandskyddsombud på varje enhet/arbetsställe med uppgift att samordna och dokumentera brandskyddsarbetet. Brandskyddsombudet ska vid behov upprätta en organisation för brandskyddet. Om brandskyddsombudet är en annan person än enhetschefen krävs delegation av uppgifterna. Chefen kan aldrig fråntas ansvaret och ska hålla sig uppdaterad om anläggningens status.

Brandskyddsombudet ska genomgå kurs för brandskyddsombud. Övriga personer som ingår i brandskyddsorganisationen ska vid behov ges en anpassad utbildning för den tilldelade funktionen.

Organisation

Generellt kan sägas att det som minst krävs är ett brandskyddsombud på varje enhet/arbetsställe. Förvaltningen är ansvarig för sina enheter och måste ha en funktion över brandskyddsombudet på respektive enhet. Det är förvaltningarna själva som fastställer vilken organisation som krävs.

Fördelning av ansvar

Ägare till byggnaden och den som bedriver verksamheten där ska reda ut vem som ansvarar för vilka delar i brandskyddet och reglera detta i avtal.

Förebyggande

Enheten/arbetsstället ska arbeta med systematiskt brandskyddsarbete (SBA). I SBA ingår både byggnadstekniska och organisatoriska bitar. Syftet är att så långt det går förhindra att en brand uppstår men även att kunna hantera en eventuell brand om den skulle inträffa.

Personsäkerhet

Allt säkerhetsarbete ska alltid i första hand inriktas mot personsäkerhet. Ur brandskyddssynpunkt innebär det att samtliga personer som vistas i en byggnad ska kunna utrymma under säkra förhållanden. Här är det viktigt att tänka på frångängligheten, det vill säga att om lokalen är tillgänglighetsanpassad så ska alla som kan ta sig in i lokalen även kan ta sig ut ur den på egen hand.

Det ska finnas utrymningsplaner och genomföras regelbundna utrymningsövningar på enheten/arbetsstället. Anställda ska ges utbildning i hur man agerar vid brandtillbud.

Egendomsskydd

Varje enhet/arbetsställe ska göra en inventering för att kunna prioritera vilka åtgärder som krävs för att öka brandskyddet.

Det är viktigt att kommunen har kännedom om sina inventarier för att kunna följa upp vad som händer med dem. Att ha vetskap om vilka inventarier som finns i verksamheten är också viktigt för att kunna upprätthålla ett korrekt försäkringsskydd och en förutsättning för att kunna få ersättning från försäkringen i händelse av skada. Av den anledningen behöver kommunen systematiskt registrera och följa upp sina inventarier.

I Motala kommun används systemet TopDesk för inventarieregistrering. Hur registreringen ska skötas framgår av Gemensamma anvisningar för inventarieregister.

Det är vårt gemensamma ansvar att ta väl hand om våra besökare och se till att de kommer till rätt ställe. Det är speciellt viktigt att veta var i huset det finns besök om till exempel en brand skulle utbryta. Släpp aldrig in okända personer när du själv går in genom entrén eller personalingångarna. Fråga istället vem de är och vem de söker, hänvisa till Servicecenter. Rutinen gäller även om personen ber om hjälp, frågar efter någon i huset eller har mycket att bära på och ber dig hålla upp dörren.

Läs mer om besöksregistrering i kommunhuset

Gemensamma anvisningar för tillträde till kommunhuset

Kamerabevakning ska ses som ett komplement till andra skyddsåtgärder vid kommunens fastigheter. Det är ett bra och effektivt verktyg i rätt sammanhang men är inte en universallösning som passar överallt. Det är därför viktigt att det görs en ordentlig analys av problembilden och alternativa lösningar innan kamerabevakning installeras för att uppnå ett så bra och kostnadseffektivt skydd som möjligt.

Kontakta kommunens säkerhetsfunktion för hjälp och stöd med analys och tillståndsansökan.

Lagar som styr kamerabevakning

Möjligheten att bedriva kamerabevakning styrs av två lagar, Kamerabevakningslagen (2018:1200) och Dataskyddsförordningen (GDPR) (EU-förordning 2016/679).

Enligt Kamerabevakningslagen krävs det tillstånd för att få sätta upp en kamera som kan riktas mot en plats dit allmänheten har tillträde. Tillstånd utfärdas av Datainspektionen som ger tillstånd om intresset av övervakningen väger tyngre än den enskildes intresse av att inte bli övervakad.

Om en kamera ska övervaka en plats som inte är allmän gäller istället Dataskyddsförordningen, för sådan övervakning krävs inget tillstånd. All kamerabevakning är en form av behandling av personuppgifter och därför får övervakningen endast ske för ett i förväg bestämt syfte.

Första steget: analys av problemet

Den förvaltning som ser ett behov av att komma tillrätta med till exempel omfattande skadegörelse eller stölder ska inventera problemen. Ett första steg är att noga analysera brottsligheten på platsen. Analysen bör ge svar på vilka platser det rör sig om, vilken typ av brottslighet som förekommer, hur frekvent problemet är och vilka effekter och kostnader som uppstår.

Förebyggande åtgärder

Utifrån resultatet bör även andra åtgärder än kamerabevakning övervägas, till exempel:

• borttagande av träd, buskar och plank som skymmer sikten och förhindrar insyn
• en översyn av förvaring och märkning av stöldbegärligt gods
• översyn av dörrar och fönster vad avser materialval, konstruktion, låsning etc.
• installation eller översyn av lås- och larmsystem
• kompletterande belysning
• flytt av containrar och papperskorgar samt borttagande av brännbart material
• översyn av tillträdesrutiner och lokalutformning
• ändrad användning av lokaler i fastigheten som ger fler besökare och användning en större del av dygnet
• förläggning av gång- och cykelvägar, motionsslingor och bilvägar förbi utsatta fastigheter
• om- eller nybyggnation i närheten som medför att området befolkas i högre utsträckning

Ni bör till att börja med på annat sätt minska förutsättningarna för brottslighet. Inte minst viktigt är att kommunens personal vid olika tillbud uppmärksammar frågan och informerar bland annat barn och föräldrar i skolan om problemet och konsekvenserna av detta. De vidtagna åtgärderna ska redovisas i tillståndsansökan till Datainspektionen.

Ansök om kamerabevakning

Om de förebyggande åtgärderna inte kommer tillrätta med problemet kan beslut om kamerabevakning fattas av den nämnd som driver verksamhet på platsen. Nämnden ska i samband med behandlingen av ett ärende få del av den utredning som förvaltningen gjort. Samråd ska då också ha skett med fastighetsägaren och säkerhetsgruppen på gemensam ledningsförvaltning.

Ansvarsfördelning

Det övergripande ansvaret för anläggningen och dess användning vilar på den verksamhetsansvariga nämnden. Nämnden utser i sin tur vem som ska vara ansvarig för anläggningen, till exempel verksamhets- eller enhetschef. Ansvaret för den tekniska installationen och funktionen vilar, när installationen rör kommunens egna lokaler, på tekniska servicenämnden genom fastighetsenheten. För installationer i hyrda lokaler vilar även detta ansvar på verksamhetsansvarig nämnd.

Läs gärna styrdokumenten Gemensamma anvisningar för din säkerhet och Gemensamma anvisningar för inventarieregister.

Enheten samhällsskydd och beredskap kan ge råd och stöd kring informationen på den här sidan.

E-post: raddning-sakerhet@motala.se