Arkivering

I informationshanteringsplanen, tidigare kallat dokumenthanteringsplan, för er verksamhet framgår hur handlingarna inom er verksamhet ska hanteras, det vill säga om de till exempel ska diarieföras, och om de ska bevaras för evigt eller om de ska gallras (slängas/raderas). Du hittar din verksamhets informationshanteringsplan via sökfunktionen för styrdokument på intranätet. 

Varje myndighet har ansvar för sina handlingar så länge verksamheten pågår. Men förvaltningarnas möjligheter att förvara sitt material varierar, och det kan därför vara lämpligt att föra över delar av arkivet till centralarkivet. Handlingar som inte längre behövs i den löpande verksamheten kan också lämnas över.

Alla leveranser till centralarkivet ska ske efter en särskild överenskommelse.

Så ska handlingarna förberedas

Handlingarna ska:

• vara rensade från plastfickor, pappershållare, nitar och gem samt från handlingar som inte räknas som allmänna, till exempel arbetsmaterial och övertaliga kopior.
• levereras i den sortering som framgår av informationshanteringsplanen eller som överenskommits mellan centralarkivet och myndigheten. Alla slags personakter ska till exempel levereras i personnummerordning.
• levereras i godkända arkivkartonger, inte i pärmar. Gallringsbara handlingar, det vill säga handlingar som ska slängas, kan levereras i pärmar.
• vara gallrade enligt gällande beslutad informationshanteringsplan.
• Skiljas åt utifrån handlingstyp. Protokoll ska till exempel hållas ihop kronologiskt för sig och andra handlingstyper för sig, antingen separerade i skilda arkivkartonger eller, vid mindre volymer, skilda åt genom aktomslag och därefter lagda i en arkivkartong. Skriv på aktomslaget med blyerts vad akten innehåller och vilka år som avses.

Arkivkartongernas format ska vara anpassat till handlingarnas storlek. Kartongerna ska vara välfyllda men inte sprängfyllda.

Reversal (innehållsförteckning) i två exemplar ska medfölja leveransen. I reversalen ska det stå vad som levereras, hur många volymer leveransen består av och vilken tidsperiod handlingarna rör. När leveransen har kontrollerats får du tillbaka den ena reversalen med underskrift som kvitto på inlevererat material.

Stödmaterial

Checklista för arkivleverans

Mall för reversal

Leveransbilaga till reversal

Centralarkivet

Centralarkivet ansvarar för utbildning och rådgivning till kommunens personal och för tillsyn över förvaltningarnas arkivhantering.

Nämnd och förvaltningsledning

Nämnderna/förvaltningarna ansvarar för sitt eget arkiv vilket innefattar att utse ansvariga inom sin förvaltning till rollerna som arkivansvarig och arkivhandläggare samt att vid behov revidera informationshanteringsplanen.

Arkivansvariga på förvaltningen

Arkivansvariga ska tillsammans med centralarkivet ansvara för revideringen av planen samt initiera kompletteringar och revideringar när det behövs.

Arkivhandläggare och arkivredogörare

Arkivhandläggaren ansvarar för den fysiska arkiveringen av handlingarna när det är dags enligt informationshanteringsplanen. Arkivhandläggaren ska vid ändrade rutiner underrätta förvaltningens arkivansvariga rörande revidering av informationshanteringsplanen.

Du som är arkivhandläggare har olika former av handledningar, rutiner och planer till hjälp för att kunna utföra ditt uppdrag.

Handläggare

Handläggaren ansvarar för sina handlingar, vilket inkluderar att inhämta kunskap om en korrekt hantering, till exempel om de ska diarieföras, om de får gallras och hur de ska arkiveras.

Handlingar som ska bevaras för framtiden i fysisk form måste skrivas ut på papper som inte blir förstört när det lagras länge. Detsamma gäller det bläck som används eller skrivarens toner. Sveriges provnings- och forskningsinstitut (SP) provar arkivbeständigheten hos skrivmateriel och publicerar varje år en lista över det som godkänts. När ni ska köpa in ny kontorsutrustning bör ni kontrollera att den finns med på listan. Den finns på www.sp.se, och du kan också rådfråga centralarkivet.

Papper

Alla pappershandlingar som ska bevaras under lång tid ska vara framställda på arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Om handlingarna kommer att utsättas för omfattande hantering och därmed slitage, är det arkivbeständigt papper som ska användas.

Förvaringsmedel

Förvaringsmedel är de hjälpmedel man har för att skydda handlingar vid hantering och förvaring. Exempel på förvaringsmedel är aktomslag och arkivkartong, och dessa ska användas vid slutarkivering. Dessa ska vara syrafria för att inte förstöra handlingarna. Kontakta centralarkivet för att få godkända arkivkartonger.

Digitalt långtidsbevarande

Digital information som utgör allmänna handlingar ska regelbundet säkerhetskopieras. Säkerhetskopiorna ska förvaras separat och säkert. Digital lagringsmedia har kortare fysisk livslängd än papper och mikrofilm. Den tekniska livslängden är beroende av val av hårdvara, mjukvara och filformat. Det som är tillgängligt idag kan redan om några år vara oläsligt. Digitalt material kräver en mer aktiv övervakning än pappersbaserat arkivmaterial. Du som är ansvarig för ett arkiv måste därför i god tid ta ställning till hur informationen ska konverteras och migreras för att även fortsättningsvis vara tillgänglig. Vänd dig till centralarkivet för råd och stöd.

Kartor och ritningar

Vid bevarande av ritningar ska man tänka på att dokumentation över samtliga faser i byggnadens historia finns kvar. Kartor och ritningar ska förvaras plant liggande i särskilda ritningsskåp. Att rulla ritningar bör endast ske i undantagsfall. Aktomslag ska användas och dessa ska vara av syrafritt papper.

Fotografier

Fotografier får en längre livslängd om de förvaras svalt, torrt och mörkt. Plastfickor är inte lämpliga som förvaringsmaterial för fotografier. Endast förvaringsmaterial som är godkänt för bevarande och långtidslagring av bilder ska användas. Färgbilder och svartvita bilder förvaras på samma sätt. Man ska dock inte blanda dessa i samma ask eller låda eftersom de kemikalier som finns i färgbilder kan förstöra de svartvita bilderna.