Inköp
Här hittar du information om hur du som anställd i Motala kommun ska göra inköp.
Vem får göra inköp?
Enligt kommunens anvisningar för inköp är det bara personer som är behöriga beställare som får göra inköp för verksamhetens räkning. Dessa är personer i organisationen som har utsetts av sin chef att utföra de dagliga inköpen som behövs i verksamheten. För att bli behörig beställare krävs att man har genomgått en särskild utbildning.
Fråga din chef om du inte vet vem som är behörig beställare för din verksamhet. Om din verksamhet inte har någon behörig beställare är det nämndens delegationsordning som visar vem som har rätt att köra inköp.
Inköpssamordnare
De som är behöriga beställare har stöd av en inköpssamordnare. Det är en roll som ska finnas på varje förvaltning, eller verksamhetsområde om behovet ser så ut. Personen som är inköpssamordnare är en länk mellan upphandlingsenheten och förvaltningen och har behörighet och kunskap för att göra större och mer avancerade inköp.
Det är respektive chef som ska utse den eller de personer som ska göra beställningar för enheten, och alltså få rollen som behörig beställare. Antalet behöriga beställare är upp till ansvarig chef men rekommendation är att hålla antalet lågt.
Chefen skickar beställarens kontaktuppgifter till förvaltningens inköpssamordnare, som kontaktar beställaren med information och länk till digital utbildning.
Vid förändringar gällande behöriga beställare ska ni skicka uppdaterad information till inköpssamordnaren.
Hämtköp i butik
Hämtköp i butik bör undvikas av flera anledningar och oavsett om det finns något avtal. Restiden till butiken och tiden i butik för att genomföra köpet kostar arbetstid och pengar. Kommunens totala administration av inköpet blir också större eftersom betalningen av varan/tjänsten ofta innefattar hantering av rekvisitioner, företagskort eller eget utlägg.
Läs mer nedan om rekvisitioner.
Företagskort
Företagskort, även kallat handkassekort, används för inköp hos en leverantör där inköpen behöver ske fysiskt i butik eller via webbsida där endast kortbetalning är möjligt som betalningsalternativ. Företagskort får också användas för att betala abonnemangsavgifter för appar och system som används i Motala kommuns verksamhet, men bara när betalning mot faktura inte är möjligt. Företagskort är personliga och innebär att en personlig ansvarsförbindelse mellan den anställde och kommunen upprättas.
Läs mer nedan om företagskort.
Eget utlägg
Det är som regel inte tillåtet att göra inköp till kommunens verksamhet genom eget utlägg. Om verksamheten fått beviljat att få göra ett undantag för egna utlägg kan du använda denna blankett: Eget utlägg
Om du har behövt lägga ut egna pengar i samband med en tjänsteresa kan du få ersättning för eget utlägg. Det ska alltid registreras i Självservice. Läs mer om utlägg i samband med tjänsteresor: Ersättning, reseräkning och utlägg, registrering i Självservice
Motala kommun kan ta emot e-faktura i formatet Peppol Bis Billing 3 via Peppolnätverket eller i formatet Svefaktura 1.0 via leverantörens operatör. Motala kommuns e-fakturaoperatör är Pagero.
Fakturaadress
Fakturaadress för fakturor som skickas via Peppol eller Svefaktura. Det behöver framgå på fakturan att den är ställd till Motala kommun.
Peppol
Peppolid: 0007:2120002817
Svefaktura
Operatör: Pagero
Org.nr: 212000-2817
Kontaktuppgift Pagero:
E-post: info@pagero.com
Telefon: 010-4576830
Kan inte skicka e-faktura
Om du beställer från en leverantör som anser sig inte kunna skicka e-faktura, hänvisa dem till informationen på kommunens externa webbplats:
Skicka faktura till kommunen – Motala kommun
Undantag för lagkrav på e-faktura
Lagen gäller inte i de fall då e-fakturor innebär en risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet.
Undantag görs också för bland annat:
- Avtal som tecknats före 1/4 2019 och inte krav på e-faktura är ställt.
- Köp mellan myndigheter. Omfattas inte av LOU.
- Köp inom Lagen om valfrihetssystem LOV. Berör hemtjänsten.
- Hyror och parkeringsavgifter
- Medlemsavgifter till föreningar
- Advokatarvode
Om pappersfaktura måste skickas, använd denna fakturaadress:
Motala kommun
Fakturaskanning
Box 5121
591 05 MOTALA
De leverantörsfakturor som inte registreras i affärssystemet Unit4 ska hanteras via en blankett (utanordning) och registreras som en övrig utbetalning.
Exempel på en övrig utbetalning är:
- när vi handlar av en utländsk leverantör, se blanketten här nedan:
Utanordning betalning Utland - när vi ska betala en inkassoavgift på en redan inskannad faktura
- vissa bidrag och arvoden.
Till den övriga utbetalningen ska alltid ett underlag bifogas som styrker utbetalningen, det kan exempelvis vara en faktura, ett beslut eller ett inkassokrav. Blanketten med tillhörande underlag attesteras och skickas till redovisningsenheten för kontroll och registrering. Ofullständiga blanketter eller underlag skickas tillbaka till beslutsattestant för komplettering.
Här hittar du blanketten för utanordning: Underlag för övrig utbetalning
Det finns en rutin för utbetalningar/utanordningar över 10 000 kronor till bankkonto. Vid sådana utbetalningar ska kontobevis bifogas utanordningen, om betalning görs till privatpersoner som inte är anställda i Motala kommun. Kontobevis ska också bifogas om mottagaren har ändrat sitt kontonummer. Läs mer i rutinen:
Rutin för kontobevis vid utanordning
Rekvisition används som betalningsmedel när en vara inhandlas över disk, på grund av att det saknas relevant avtal i avtalsdatabasen eller handkassekort i verksamheten. Rekvisitionen är en värdehandling som likställs med kontanter.
Du som beställare ska fylla i en e-tjänst där du anger vilken eller vilka varor som du behöver köpa in. Den skickas sedan till din chef som kan godkänna eller avslå inköpet.
När chefen har godkänt rekvisitionen måste du logga in på Mina sidor för att skriva ut den, så att du kan ta med pappret till butiken. På utskriften finns information till butiken om hur de ska gå till väga för att ta emot rekvisitionen och fakturera kommunen.
Om leverantören inte accepterar kommunens villkor eller en rekvisition som underlag för inköp och fakturering, så får du göra inköpet någon annanstans.
Så skriver du ut rekvisitionen efter godkännande
När din chef har godkänt rekvisitionen får du ett mejl med en länk till Mina sidor.
- Klicka på länken och logga in med dina inloggningsuppgifter för ditt kommunkonto.
- Klicka på ”Mina ärenden”.
- Under avslutade ärenden ligger din beställning. Klicka på knappen ”Till ärende”.
- Klicka på fliken ”Ärendehistorik”.
- På raden ”Inskickat” finns två dokument. Klicka på PDF-ikonen för att ladda hem dokumentet.
- Öppna dokumentet och skriv ut det.
- Ta med pappret till butiken och lämna in det i kassan.
För att få ett företagskort måste du göra en ansökan på denna blankett:
Varje månad ska handkassan stämmas av och kvitton bokföras innan perioden stängs. Redovisa kvitton tillsammans med denna blankett till beslutsattestanten:
Blankett för avstämning av handkassa
Ifylld blankett skickas till ekonom för bokföring.
Har du frågor som rör fakturor och utanordningar? Kontakta redovisningsenheten: ekonomi@motala.se
Har du frågor som rör rekvisitioner? Kontakta inköp: iks@motala.se
Motala kommuns inköpsorganisation finns beskriven i det här styrdokumentet:
Gemensamma anvisningar för inköpsorganisation och inköp.
Nu finns en rutin för utbetalningar/utanordningar över 10 000 kronor till bankkonto. Vid sådana utbetalningar ska kontobevis bifogas utanordningen, om betalning görs till privatpersoner som inte är anställda i Motala kommun. Kontobevis ska också bifogas om mottagaren har ändrat sitt kontonummer. Läs mer i rutinen: