Boka möteslokal och sammanträdesrum
De flesta sammanträdesrum bokar du via Outlook. Den som ansvarar för lokalbokningen ska se till att rummet är iordningställt och att det är undanplockat efter att mötet är slut.
Så bokar du rum via Outlook
Sammanträdesrum bokas via Outlook. Där kan du se alla tillgängliga sammanträdesrum som går att boka.
Gör så här:
- När du öppnat Outlook: klicka på ikonen för ”Nya objekt” och sedan ”Möte” så kommer du till ett bokningsfönster.
- Vid rutan Plats finns en knapp med namnet Rum och när du klickar på den så ser du listan med alla bokningsbara objekt inklusive mötesrum.
- Välj respektive rum och sedan klicka på ikonen Schemaläggningsassistenten där du kan se lediga tider för respektive sammanträdesrum och andra valda deltagare. I samma fönster kan du lägga också andra deltagare eller byta sammanträdesrum.
- När du är klar med alla inställningar väljer du ikonen Avtalad tid och sedan klickar på Skicka.
- Om rummet är ledigt på din valda tid så godkänns bokningen automatiskt och du får en bekräftelse till din mejl.
- Kom ihåg att avboka om sammanträdet blir inställt. Du gör avbokningen via din Outlook.
I kommunhuset finns mötesrum i olika storlekar och med lite varierande utrustning.
Karta över bokningsbara rum i kommunhuset
(klicka på kartan för större format)
Tabell över bokningsbara rum i kommunhuset
| Rum | Hus | Plan | Sittplatser |
| Baltzar | B-hus | Plan 4 | 12 |
| Boren (ej tillgänglighetsanpassad) | C-hus | Plan 3 | 12 |
| Dockan | B-hus | Plan 1 | 10 |
| Genomgången | B-hus | Plan 2 | 6 |
| Göta kanal | B-hus | Plan 3 | 12 |
| Inspektören | B-hus | Plan 2 | 5 |
| Kajutan | B-hus | Plan 2 | 16 |
| KS-salen | B-hus | Plan 1 | 24+12 |
| Långbänken | B-hus | Plan 3 | 8 |
| Mellanrummet | B-hus | Plan 2 | 16 |
| Planeraren | B-hus | Plan 2 | 6 |
| Salstern | C-hus | Plan 1 | 8 |
| Slussen | B-hus | Plan 2 | 12 |
| Stråken | B-hus | Plan 3 | 10 |
| Strömmen | B-hus | Plan 2 | 10 |
| Varamon | B-hus | Plan 4 | 12 |
| Västra flygeln | Rådhuset | 12 | |
| Vättern (ej tillgänglighetsanpassad) | C-hus | Plan 3 | 16 |
De här ordningsreglerna för mötesrum är beslutade av kommunstyrelsen:
- Boka alltid rummet i förväg via Outlook.
- Håll de bokade mötestiderna.
- Det är tillåtet att fika i rummet.
- Förtäring av mat är inte tillåten. Lunch äter vi i cafeterian/personalmatsalen.
- Stäng eventuella fönster och släck belysningen samt lämna rummet i det skick du själv vill att det ska vara när du kommer dit.
Mötesledaren ansvarar för att besöket alltid tas emot vid entrén och att externa besökare registreras i besökshanteringssystemet. Entrédörrarna ska hållas stängda.
Mötesledaren ansvarar för att utrymningsregler följs. Skyltar finns uppsatta i entréhallen samt i korridorer. Vid larm, utrym lokalerna och invänta Räddningstjänst. Vid hot eller våld, larma 112 SOS Alarm.
Efter mötet
- Följ besökare ut, se till att externa besökare scannar ut sig och kontrollera att ingen obehörig finns kvar i lokalerna eller i omgivningarna.
- Lämna lokalen som du själv vill finna den! Plocka undan materiel, torka av whiteboardtavlorna, släck lampor och teknisk utrustning samt kontrollera att fönster och dörrar är låsta.
- Kvällssammanträde ska avslutas och lokalerna vara utrymda senast klockan 21.30. Kontrollera att entrédörren är stängd och låst ordentligt innan du lämnar huset.
På arbetsmarknadsenheten Via Ekenäs, Torpavägen 5, kan du boka datasal för utbildningstillfällen. Här finns tillgång till det administrativa nätet.
Kontakt vid bokning
Thomas Kennberg
E-post: thomas.kennberg@motala.se
AK Tergeland
E-post: ak.tergeland@motala.se