Kommunövergripande verksamhetsutveckling

Ansvarig: Jessica Henulin, Kommunikation och servicecenter

Status: Behovsanalys

Enheten Kommunikation och servicecenter arbetar med en behovsanalys av digital plattform för administration och samarbete, alltså ett system för att exempelvis dela dokument, sprida information och samarbeta digitalt. Kommunens medarbetare använder idag Microsoft 365 och flera andra digitala verktyg för att skapa, lagra, dela och samarbeta kring information. I behovsanalysen skapas en samlad bild av hur kommunens gemensamma verktyg för administration och samarbete används, hur dokument och annan information lagras samt vilka licenser, avtal och tekniska beroenden som finns.

Omvärldsspaning görs också för att få ökad kunskap om hur andra kommuner och offentliga organisationer arbetar med digitala plattformar för administration och samarbete och hur de hanterar frågor som dokumenthantering, samarbete, lagring och licensiering.

Behovsanalysen ska ge underlag för att bedöma hur väl dagens lösningar möter kommunens behov och vilka krav och förutsättningar som bör beaktas i det fortsatta arbetet med kommunens digitala plattform. Den presenteras för kommunövergripande styrgrupp under november.

Ansvarig: Erika Eckestad, GLF staben

Status: Genomförande

Under de kommande två åren förväntas AI-plattformar, säkra AI-chattar och AI-agenter bli integrerade i flera arbetsprocesser och därmed påverka många olika roller. Motala kommun behöver hitta sin väg framåt och den kommunövergripande styrgruppen initierade därför en behovsanalys inom AI-området. Beredningsgruppen för digitaliseringsfrågor med representanter från samtliga förvaltningar har arbetat fram behovsanalysen som godkändes av styrgruppen den 17 juni 2026.

Behovsanalysen innehöll rekommendationer om fortsatt arbete i fyra steg, varav det första området att ta fram ett ramverk för AI-användning i Motala kommun.

Syftet med uppdraget är att ta fram ett ramverk för AI-användning i Motala kommun med utgångspunkt i AI-förordningen. Ramverket ska skapa en styrning, riktning och kontroll för AI-användningen i Motala kommun och utgöra en grund för fortsatt utveckling av AI i kommunens verksamheter. Steg 1 är att bereda ett förslag till ”Riktlinjer för AI-användning i Motala kommun” utifrån de förutsättningar och risker som har identifierats. Avrapportering sker till den kommunövergripande styrgruppen och riktlinjerna förväntas vara klara 2027-07-31.

Ansvarig: Helene Palmqvist, Kommunikation och servicecenter

Status: Behovsanalys

Kommunen använder idag flera olika system för ärendehantering: Topdesk, Artvise och Open ePlatform. Systemen har delvis överlappande funktioner, vilket innebär flera system, olika arbetssätt och en årlig kostnad på cirka 930 000 kronor. Eftersom avtalen för Topdesk och Artvise löper ut vid årsskiftet 2026/2027 finns behov av att se över kommunens framtida systemstöd.

Det pågår därför just nu en behovsanalys avseende systemstöd för ärendehantering inom gemensam ledningsförvaltning. Syftet är att kartlägga kommunens behov och undersöka om ett gemensamt system kan förenkla arbetssätten, möta verksamheternas behov bättre och minska kostnaderna. Analysen ska ligga till grund för beslut om en eventuell förstudie.

Ansvarig: Helene Palmqvist, Kommunikation och servicecenter

Status: Behovsanalys

Kommunens externa servicecenter har förbättrat servicen till invånarna och avlastat handläggare genom att hantera återkommande frågor. Det väcker frågan om ett liknande arbetssätt kan utveckla den interna servicen. Chefer och medarbetare har många frågor inom exempelvis HR, IT och ekonomi. Det finns behov av att undersöka hur den interna servicen fungerar idag och om en samlad servicefunktion kan förenkla stödet och avlasta specialistfunktioner.

Det pågår därför en behovsanalys för att undersöka behovet av utvecklad intern service och om en gemensam servicefunktion kan vara en lämplig lösning. Analysen ska ge underlag för beslut om kommunen ska gå vidare med en förstudie.

Ansvarig: Julia Pantzar Hovsepian, Upphandling och inköp

Status: Genomförande

Arbete pågår med att implementera en inköpsportal för e-handel för medarbetare i Motala kommun. Syftet är att få en enklare, smidigare och mer kvalitetssäkrad inköpsprocess. Medarbetare ska enkelt kunna initiera och genomföra beställningar, samtidigt som kommunen får bättre kontroll och överblick över vad vi köper.

Bakom kulisserna ska vi kontinuerligt arbeta med att uppdatera, förvalta och kvalitetssäkra avtal och leverantörer. Det gör att avtals- och leverantörstrohet uppnås på ett naturligt sätt och att det blir lättare att göra rätt från början.

Målen är att i januari 2027 ha en fungerande e-handelslösning med minst fem anslutna avtal.

Ansvarig: Frida Dufwenberg, Kommunikation och servicecenter

Från 2027 tar Motala kommun över den strategiska styrningen och utvecklingen av platsvarumärket ”Motala – Östergötlands sjöstad”. Vi bygger vidare på det som finns och gör platsvarumärket mer relevant och enklare att använda för alla som vill bidra till bilden av Motala. Invånarna, kommunen, näringslivet och föreningslivet ska kunna känna igen sig i platsvarumärket.

Vi tydliggör vad Motala ska stå för som plats, vad vi vill lyfta fram och vilken bild vi tillsammans vill förmedla av hela kommunen, både tätort och landsbygd. Vi utvecklar också det visuella uttrycket och gör en plan för hur platsen ska kommuniceras. Målet är att stärka stoltheten hos våra invånare och få fler att vilja bo, verka och besöka vår kommun.

Ansvariga: Erika Eckestad, GLF staben, och Calle Elming, Kommunikation och servicecenter

Status: Genomförande

Det pågår ett arbete med att ta fram en gemensam ingång för utvecklingsbehov i kommunen. Ett utvecklingsbehov kan vara litet eller stort, en utmaning, en idé, ett förslag och så vidare. Utgångspunkten ska vara behovet, inte en färdig lösning. Arbetet bedrivs tvärsektoriellt genom intervjuer och användbarhetsutvärderingar med deltagare från alla förvaltningar. Avrapportering sker i den kommunövergripande styrgruppen. Planen är att i slutet av 2026, alternativt i början av 2027 starta en pilot med en utpekad förvaltning alternativt några utvalda verksamheter.