Hantering av politiska ärenden
För att ärenden och handlingar som ska behandlas och beslutas politiskt ska hålla god kvalitet passerar ärendet ett par hållplatser innan det slutligt behandlas och beslutas. När ärendet är färdigbehandlat ska det avslutas.
Vad är ett ärende?
Ett ärende kan uppstå på många olika sätt och kan handla om olika saker. En del ärenden behandlas av en nämnd eller styrelse och återkommer årligen, som till exempel mål- och resursplan eller redovisning av partistöd. Vissa ärenden återkommer mer sällan eller hanteras endast en gång i beslutsinstansen. Andra ärenden hanteras bara på förvaltningsnivå och används för att hålla dokument och eventuella förvaltningsbeslut ordnade.
Ett ärende skapas exempelvis genom att:
- Någon ansöker om bygglov, barnomsorg eller tillstånd av olika slag.
- Andra myndigheter eller departement ber om synpunkter på förslag eller ställer krav på kommunen.
- Politiken initierar ett ärende.
Ett ärendes väg inom kommunen ser oftast ut såhär:
Alla handlingar ska skapas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron. I Ciceron finns mallar för olika dokument du kan behöva använda. Det är viktigt att du använder dig av rätt mall – kontakta förvaltningens registrator eller nämndsekreterare om du är osäker på vilken mall du ska använda.
Ett ärende som ska hanteras politiskt behöver registreras i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron. Du kontaktar förvaltningens registrator som skapar ett ärende och gör dig till handläggare. Du blir då tilldelad ett ärende i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Ciceron och det är där du påbörjar handläggningen av ditt ärende.
Ansvarig handläggare anmäler själv sitt ärende till möte i Ciceron, efter att ha stämt av med chef. Som regel ska ärenden till nämnd anmälas en vecka innan ärendeberedningen för att komma med på ärendelistan.
Stopptider för nämnder och kommunstyrelse hittar du här::
Flödesschema för nämnder och ledningsgrupp
Vägledning i hur ärende anmäls i Ciceron finns i Handbok för att arbeta i dokument-och ärendehanteringssystemet Ciceron:
När ärendet är anmält behöver du ta fram en tjänsteskrivelse och andra relevanta underlag för att politiken ska kunna behandla ärendet och fatta beslut. I nästa kapitel ser du vilka handlingar som kan behövas och hur du handlägger olika ärenden.
På sidorna som är länkade nedan kan du läsa mer om vilka handlingar som kan behövas och hur du handlägger olika ärenden.
Ärendehantering till nämnd och kommunstyrelse
Ärendeberedning
På ärendeberedningen granskas innehållet i ärendet du anmält. På förvaltningsberedningen deltar oftast förvaltningschef, sekreterare och berörda chefer.
Till ärenderedningen ska det finnas ett utkast på tjänsteskrivelse samt eventuella bilagor, för att ärendet ska kunna granskas och eventuellt kompletteras. Framförallt är det viktigt att förslag till beslut framgår så att man kan ta ställning till om ärendet är tillräckligt berett.
På ärendeberedningen värderas ekonomiska aspekter, om ärendet har beretts på ett korrekt/tillfredsställande sätt samtidigt som formalia och innehåll granskas. Förvaltningsberedningen kan besluta att ärendet får vänta med att komma upp till beslut om de anser att ärendet behöver beredas ytterligare eller kompletteras med annan information.
Efter ärendeberedningen, och efter att eventuella korrigeringar gjorts, ska tjänsteskrivelse och underlag skickas i godkännandeprocessen i Ciceron till två chefer. Nämndsekreteraren vet vilka chefer som godkänner underlag på din förvaltning.
Ärenden från nämnd till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige
Nämndärenden som ska vidare till kommunstyrelsen och/eller kommunfullmäktige ska vara beredda i samråd med Gemensam ledningsförvaltning. Det ska framgå i nämndens tjänsteskrivelse hur samråd har skett. Om Gemensam ledningsförvaltning inte delar nämndens förslag till beslut ska egen tjänsteskrivelse upprättas. Vid övriga felaktigheter skickas ärendet tillbaka till förvaltningen.
Ordförandeberedning
På ordförandeberedningen informeras ordförande om ärenden som planeras till kommande sammanträde. Ordförande kan komma att begära kompletteringar av handläggare eller fatta beslut om att ärenden skjuts till nästkommande sammanträde. Ordförande kan på ordförandeberedningen be om att ytterligare ärenden ska tas upp för beredning till kommande sammanträde.
Ärenden som tas upp på nämndens ärendelista behandlas och bereds på nämndens arbetsutskott, om nämnden inrättat ett sådant utskott. Arbetsutskottet kan i vissa fall fatta beslut i ett ärende som nämnden delegerat till utskottet. Det framgår av nämndens delegationsordning.
Ärenden av principiell beskaffenhet, budget samt vissa styrdokument, såsom taxor och policys, ska beslutas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen är kommunfullmäktiges beredande organ. Ett ärende från nämnd kan behöva passera nämnd, kommunstyrelse och slutligen kommunfullmäktige för beslut. I kommunens ledningssystem, LedMot, kan du läsa mer om olika dokumenttyper och vilken instans som beslutar om dem.
Det är viktigt att handlingar är färdigställda i god till sammanträdet. Som regel ska kallelse och handlingar skickas till ledamöter senast 5 dagar innan sammanträdet. Handlingar till nämndssammanträden publiceras på kommunens sammanträdesportal så att allmänheten kan ta del av handlingarna. Innehåller handlingarna uppgifter med sekretess ska det anges i Ciceron.
Till kommunfullmäktiges sammanträden skickas handlingar till ledamöterna en vecka innan sammanträdet och kallelsen kungörs på kommunens anslagstavla samtidigt. Om mötet inte kungörs kan sammanträdet komma att ogiltigförklaras. Ärenden som behandlas av kommunfullmäktige har beredningskrav, det är därför viktigt att ärendet behandlas i rätt instans innan det slutligt kommer till kommunfullmäktige för beslut. Beredningskrav gäller inte för bland annat informationsärenden, avsägelser, eller interpellationer.
När ett ärende är färdigbehandlat ska det avslutas. Nämndärenden avslutas som regel av nämndsekreterare efter beslut i nämnd. Som handläggare är det bra att ha koll på sina ärenden och begära avslut om det ligger kvar aktivt. Det är du som handläggare som ansvarar för att rensa ärendet från arbetsmaterial och se till att samtliga handlingar är diarieförda innan ärendet avslutas.
I ärenden som inte behandlas politiskt är det handläggarens ansvar att se till att ärendet avslutas. Du avslutar ärendet via ärendekortet i Ciceron. Se handbok i Ciceron för mer information om hur du går tillväga rent praktiskt.
Tips: Gå igenom dina ärenden i början av varje år och avsluta de som inte längre behöver vara öppna. Det går alltid att återöppna ärendet om det tillkommer ny/mer information.