Projekt och uppdrag
För att säkerställa att alla projekt och uppdrag i Motala kommun ges likvärdiga förutsättningar att lyckas används gemensamma modeller med tillhörande arbetssätt för att genomföra både projekt och uppdrag. Modellerna är kommungemensamma och ska tillämpas av hela kommunen när ett förändringsarbete bedöms uppfylla kriterierna för vad som är ett uppdrag eller projekt.
Projekt och uppdrag
Vad är ett projekt
Ett projekt är ett arbete som har ett tydligt mål, en bestämd tidsram och kräver planering för att genomföras. Det skiljer sig från vanliga, löpande arbetsuppgifter eftersom det är tillfälligt och avslutas när målet är uppnått. Ett projekt kan handla om allt från att införa ett nytt IT-stöd till att få invånarna att källsortera eller implementera ett nytt arbetssätt. Ett projekts livslängd varierar men pågår oftast mellan ett par månader upp till som högst 3år.
Ett projekt i Motala kommun definieras enligt:
- Det finns tydliga och prioriterade mål för vad projektet ska åstadkomma.
- Projektet är avgränsat i tid och omfattning.
- Arbetet är uppbyggt kring en tillfällig projektorganisation.
- Projektet har en särskild budget.
- Det finns en beställare och en mottagare.
- Projektet är möjligt att avbryta.
Vad är ett uppdrag
Ett uppdrag är, precis som ett projekt, ett arbete som har ett tydligt mål och en bestämd tidsram. Skillnaden mot ett projekt är att ett uppdrag generellt har färre omvärldsberoenden, mindre behov av samordning och är mer avgränsat i tid och omfattning. Gemensamt med projekt är att ett uppdrag behöver goda förberedelse och tydliga ramar för genomförandet.
Ett uppdrag är ofta mer flexibelt och mindre formellt än ett projekt.
Ett uppdrag i Motala kommun definieras enligt:
- Tydliga mål
- Tilldelade resurser
- Det finns en beställare och mottagare
- Osäkerheten låg
- Få omvärldsberoenden
Riktlinjer – när genomföra som projekt eller uppdrag?
Trots definitionen ovan kan det ibland uppstå situationer där det inte är helt självklart vilken metod som passar bäst. I sådana fall kan följande riktlinjer fungera som ett stöd i bedömningen. De ska inte ses som fasta ramar, utan snarare som en hjälp att navigera i de gråzoner som ibland uppstår:
För ytterligare vägledning i om arbetet lämpar sig bäst som ett projekt eller uppdrag, ta hjälp av värderingsmatrisen: Matris för värdering av arbetets komplexitet
Det finns två tillhörande handböcker, en för projekt och en för uppdrag. Handböckerna är ett stöd till alla som arbetar med projekt och uppdrag. I handböckerna beskrivs vad projekt och uppdrag är och hur modellerna ska tillämpas. De beskriver roller som hör till modellerna och dess ansvar samt ger ett stöd i styrning, planering och genomförande i respektive fas.
För att leda projekt eller uppdrag ska medarbetare genomföra tillhörande digitala utbildningar. Beställare av projekt eller uppdrag ska på motsvarande sätt genomgå den digitala utbildning som är särskilt inriktad på beställarrollen.
Syftet är att säkerställa att samtliga nyckelroller har en gemensam grundläggande förståelse för vad det innebär att bedriva ett förändringsarbete enligt modellerna och vilket ansvar respektive roll har. De utbildningar som erbjuds rekommenderas även till övriga involverade för att skapa samsyn, underlätta samarbete och bygga kompetens.
Samtliga projekt och uppdrag som bedrivs inom kommunen ska hanteras i kommunens gemensamma projektverktyg. Det innebär att varje projekt och uppdrag ska dokumenteras på ett enhetligt sätt och vara möjligt att följa i verktyget vad gäller status, uppföljning och relevant dokumentation.
Här hittar du mer information om kommunens projektverktyg PC – ProjectCompanion
För att se processkartorna som hör till projekt- och uppdragsmodellens olika faser, se kommunens processplattform: