Flödesschema för kommunstyrelsen, nämnder och ledningsgrupp

Kommunstyrelsen

Flödesschema för ärenden till KS & KF 2026

Kommunstyrelsens personalutskott

Flödesschema för ärenden till KSPU 2026

Bildningsnämnden

Flödesschema bildningsnämnden 2026

Motala-Vadstena vatten- och avfallsnämnd

Flödesschema för ärendehantering VAN 2026

Samhällsbyggnadsnämnden

Flödesschema med stopptider för SBN 2026

Socialnämnden

Flödesschema för handlingar SN 2026

Tekniska servicenämnden

Flödesschema för ärendehantering TSN 2026

Ärenden från Bildningsförvaltningen, Socialförvaltningen och Teknik- och samhällsserviceförvaltningen

Ärenden som initieras av Bildningsförvaltningen, Socialförvaltningen och Teknik- och samhällsserviceförvaltningen anmäls i samband med ledningsgruppens möte. Ärendet behandlas på nästkommande ledningsgruppsmöte.

Ärenden från Gemensam ledningsförvaltning

Ärenden som initieras av Gemensam ledningsförvaltning (GLF) ska anmälas av ansvarig verksamhetschef till förvaltningens ledningsgrupp. Samtliga ärenden (beslut och information) ska vara beredda av GLF:s ledningsgrupp innan de går vidare till kommunens ledningsgrupp. Fastställande av mötesagendan till kommunens ledningsgrupp sker efter GLF:s ledningsgrupp.

Hantering av ärende

Informationsärende

Som huvudregel ska ärenden som behandlas i kommunens ledningsgrupp först tas upp för information. Det är ett tillfälle för input i det fortsatta arbetet.

Till informationsärenden ska ett bildspel bifogas.

Bildspelet ska innehålla:

• En sammanfattning av ärendet
• Nästa steg i det fortsatta arbetet

Bildspel ska vara färdigställda för utskick senast klockan 10.00 måndagen samma vecka som ledningsgruppen sammanträder.

Bildspel till informationsärenden skickas till kommunens ledningsgrupps funktionsbrevlåda kommunensledningsgrupp@motala.se.

Beslutsärende

Ärenden som tas upp för beslut i kommunens ledningsgrupp ska innehålla:

• Tjänsteskrivelse
• Eventuellt styrdokument
• Eventuellt bildspel

Tjänsteskrivelsen ska innehålla information om:

• hur ärendet har initierats/bakgrund till ärendet
• sammanfattning av ärendet, de viktigaste förändringarna, hur verksamheten påverkas och så vidare
• vem som ansvarar för verkställighet av beslutet och när i tid ärendet ska vara verkställt.

Det är upp till respektive handläggare, i samråd med verksamhetschef, om ytterligare bilagor behövs för att ledningsgruppen ska kunna fatta beslut.

Handläggaren ansvarar för att lägga in beslutsunderlaget i ärendet i Ciceron. Saknas ärende kontaktas registrator på GLF, KS_KF@motala.se, med kopia till kommunensledningsgrupp@motala.se.

Tjänsteskrivelsen ska skickas i godkännandeprocessen till kommundirektören.

Samtidigt som beslutsunderlag läggs in ska andra relevanta dokument i ärendet diarieföras. I tjänsteskrivelsen ska det tydligt framgå vilka handlingar i ärendet som är beslutsunderlag.

Handlingar ska vara färdigställda och godkända senast klockan 10:00 måndagen samma vecka som ledningsgruppen sammanträder.

Föredragning

Föredragande kallas till kommunens ledningsgrupp mellan 09:00-10:00. Maximalt kan 4 ärenden behandlas på ett möte.

Varje föredragande har 15 minuter till förfogande. Förslagsvis läggs 5 minuter på att informera om ärendet och 10 minuter för dialog och beslut. Upprepa inte information som står i tjänsteskrivelsen.

Efter mötet

Varje möte med kommunens ledningsgrupp protokollförs. Protokollsutdrag expedieras av kommunsekreterare enligt sändlista i tjänsteskrivelsen.

Om ledningsgruppen beslutar annat än det som står i tjänsteskrivelsen ska den uppdateras. Ansvarig handläggare ansvarar för att uppdatera tjänsteskrivelsen.

1. Öppna tjänsteskrivelsen i Läs-läge.
2. Gör korrigeringar enligt beslut.
3. Ladda upp/dra in handlingen till uppgifter i ärendet i Ciceron.
4. Meddela kommunensledningsgrupp@motala.se att handlingen uppdaterats och ska diarieföras.