Skicka digital post

Digital post innebär att mottagaren får brevet i sin digitala brevlåda. Om hen inte är ansluten till en digital brevlåda så kommer försändelsen istället på papper i brevlådan. Tänk på att bara använda digital post till sådant som berör mottagaren som individ eller hens fastighet.

Digital post innebär att brevet som kommunen sänder ut kommer till en digital brevlåda om mottagaren har en sådan. Exempel på sådana tjänster är Kivra, Min myndighetspost och Billo. Om mottagaren inte har en digital brevlåda blir det istället ett vanligt brev som lämnas i brevlådan.

Mottagaren måste också ha godkänt att ta emot digital post från oss som avsändare.

När du ska använda digital post

Motala kommun använder bara digital post för det som användaren betraktas som ”viktig” post, alltså sådant som relaterar till kommunens myndighetsutövning och sådant som direkt berör en invånares eller ett företags ärenden. Det är en rekommendation från Sveriges kommuner och regioner, och den strävar vi efter att följa.

Det kan vara exempelvis

  • fakturor
  • kallelser
  • beslut i ett ärende.

När du inte ska använda digital post

Om kanalen används för mer allmänna utskick riskerar det som är viktigt att ”drunkna” och kanalen förlorar sin relevans. Ofta fungerar vanliga mejl bra om meddelandet inte innehåller känsliga personuppgifter, som personnummer.  Andra kanaler kan vara vanlig post, SMS samt verksamhetssystem som ger aviseringar via e-post, SMS eller app.

Exempel på ärenden som inte ska gå ut via digital post är

  • enkäter
  • inbjudningar
  • allmän information till alla boende inom ett visst område.

Uppdateringar i ärenden kopplade till e-tjänstportalen kommuniceras där, med aviseringar via e-post.

Om du är osäker, diskutera gärna med kommunikationsenheten om ditt utskick lämpar sig för digital post. Kontakt: kommunikation@motala.se.

Gör utskick via Idata

Motala kommun använder Idata som leverantör av digital post. För att göra ett utskick genom Idata ska du vända dig till någon av de administratörer som jobbar med utskick i systemet.

För att få tillgång till Idata måste din chef beställa behörighet från enheten Kommunikation och Servicecenter. Chefen skickar ett mejl till kommunikation@motala.se. När din behörighet är skapad får du ett mejl med instruktioner om hur du loggar in.

Skapa meddelandemall

Det första du ska göra när du kommer in i systemet är att skapa en standardmall för meddelande som skickas med dina utskick.

  1. Klicka på ”Administration”.
  2. Klicka på ”Redigera” under rubriken ”Användare”.
  3. Skrollar ner till rubriken ”Inställningar för Idatas Digital brev”.
  4. Ändra uppgifterna i fälten ”Ämne”, ”Meddelande” samt ”Avsändare”.
    Ämne: Meddelande från Motala kommun
    Meddelande: Bifogat finns ett meddelande från Motala kommun.
    Avsändare: Din förvaltnings namn.

Skärmklipp som visar inställningar för meddelandemall.

Nu är inställningarna klara och denna standardfras kommer att stå på försättsbladet till dina försändelser med digital och fysisk post. Det kommer även gå att redigera vid behov innan du skickar iväg ditt brev.

Installera virtuell skrivare

För att kunna skicka brev direkt till Idata behöver du ladda ner en virtuell skrivare. Det gör du genom att gå in i Software center och sök på ”Skicka till IDATA”.

Installera skrivaren genom att klicka på ”Installera”.

Enstaka utskick

Här nedan kan du se en instruktionsfilm som visar hur du gör för att göra enstaka utskick via Idata. Du kan skicka till en eller flera privatpersoner. Det krävs att du har personnummer till mottagarna.

Kopplingsinstruktioner

Här kan du se hur du skapar kopplingsinstruktioner i en Wordfil, för att den ska hämta adressuppgifter i en Excelfil. Detta är en förutsättning för att du ska kunna skapa massutskick, eller multibrev. Tänk på att personnummer måste vara placerat i kolumn G i Excelfilen samt angivet med 12 tecken för att handlingen ska kunna skickas via digital post.

Multibrev

Här kan du se hur du gör ett massutskick via Idata. Förutsättningen för att du ska kunna göra det är att du har en Wordfil för ditt utskick med kopplingsinstruktioner till en Excelfil, där du har adressuppgifter samlat. För att se hur du skapar kopplingsinstruktioner, se föregående film.

Företagsbrev

Här kan du se en film om hur du skickar företagspost.

ß