Ta fram en dokumenthanteringsplan
I dokumenthanteringsplanen framgår hur olika handlingar ska hanteras, vilka som ska arkiveras och vilka som kan slängas (gallras). Här hittar du en guide för hur er verksamhet kan arbeta för att ta fram en dokumenthanteringsplan eller uppdatera den ni har.
Varför behövs en dokumenthanteringsplan?
Kommunens verksamheter behöver ha dokumenthanteringsplaner för att personalen ska veta hur olika typer av handlingar ska hanteras. Alla handlingar som inkommer till eller upprättas i kommunen är allmänna, och ska därför bevaras om det inte finns ett särskilt beslut på att de får slängas (gallras). För att den ansvariga nämnden ska kunna fatta ett sådant beslut måste det finnas en dokumenthanteringsplan.
Läs mer om vad som är en allmän handling.
Här nedan presenteras en lämplig arbetsgång för att ta fram en dokumenthanteringsplan.
Sätt samman en grupp som kommer att leda och praktiskt delta i arbetet. I denna grupp ska förvaltningens arkivansvariga, arkivhandläggare och andra nyckelpersoner från olika grenar av förvaltningen ingå. En representant från centralarkivet bör delta som sakkunnig.
Gör upp en arbetsplan och boka in möten regelbundet för att hålla arbetet igång.
Centralarkivets representant kan komma till ett möte med berörd personal för att informera om dokumenthanteringsplanens innehåll, vad arbetet med denna kommer att innebära för personalen och verksamheten, samt hur dokumenthanteringsplanen kommer att vara till hjälp för dem. Därefter måste förvaltningsrepresentanter vidarebefordra informationen inom sin organisation.
Därefter påbörjas ett inventeringsarbete av vilka allmänna handlingar som hanteras inom er verksamhet. Kartläggningen görs av någon eller några som har god kännedom om verksamheten och den utgår från verksamheterna i organisationen.
Inventeringsarbetet kan se olika ut beroende på verksamhet, men kan innefatta att gå igenom några akter/dossiéer/journaler per typ/process för att få en heltäckande bild av vilka handlingar som ingår. Det kan även innefatta genomgång av andra kommuners dokumenthanteringsplaner, en genomgång av samrådsförbundets skrifter ”Bevara eller gallra” och/eller intervjuer.
Sekreteraren skriver ett första utkast på en dokumenthanteringsplan som sänds till berörd personal för kommentarer. Mall för dokumenthanteringsplan hittar du i ärendehanteringssystemet Ciceron.
De rubriker som ska finnas i Motala kommuns dokumenthanteringsplaner är:
- Handling/ informationstyp: Handlingens namn samt uppgifter om det är original och/eller kopia. Handlingarna redovisas i processordning om de ingår i en sådan.
- Medium: Papper (original eller kopia), digitalt, e-post, systemnamn.
- Diarieföres: Kolumn ikryssas om handlingen ska diarieföras.
- Sorteringsordning: Kronologisk, alfabetisk, diarienummer med mera är en förutsättning för framtida sökning. Står det ”diarienummer” ska handlingen diarieföras.
- Förvaring: Information om hur, var eller hos vem handlingen förvaras. Här används yrkesroller eller i vilket system handlingarna kan återsökas i.
- Gallras/ bevaras: Bevaras levereras till centralarkivet, ”vid inaktualitet” (rensas när handlingen inte längre behövs för det dagliga arbetet eller given tid för gallring (2-10 år vanligast).
- Anmärkning: Här kan information om rutiner tas upp, uppgifter om vem som utför rensning, tid för leverans till närarkiv/ centralarkiv samt eventuellt hänvisningar till lagar. Här noteras om handlingen kan skyddas av sekretess.
Som stöd när planen upprättas används ”Bevara eller gallra? Allmänna råd för kommunernas och landstingens olika verksamheter” (nr. 1-9) utgivna av Svenska Kommun- och Landstingsförbundet.
Dokumenthanteringsplanen ska uppdateras vid behov när verksamheten eller rutinerna förändras. Den arkivansvariga samt arkivhandläggarna inom verksamheterna ska bevaka eventuella förändringar och hålla kontakt med centralarkivet.
När centralarkivet gett sitt godkännande kan dokumenthanteringsplanen läggas fram till nämnd/styrelse för beslut. Det kan vara en fördel i samband med att nämnden/styrelsen fastställer planen, att de delegerar till arkivansvarig att ansvara för smärre uppdateringar. Den antagna planen skickas till centralarkivet.