Skapa enkäter och anmälningsformulär

Enkäter kan vara ett sätt för verksamheten att följa upp vad mottagare av era tjänster tycker och tänker. I enkätverktyget Esmaker kan du bland annat göra webbenkäter, enkäter för utskick via e-post och det går även att få ut pappersenkäter.

Du kan skapa slutna enkäter, som skickar inifrån systemet till på förväg registrerade mejladresser, eller så kan du få ut en länk som du sprider via e-post eller en webbsida.

Esmaker har även funktioner för nyhetsbrev och anmälningsformulär. Till skillnad från gratistjänster, som exempelvis Simple signup, så har vi ett personuppgiftsbiträdesavtal (pub-avtal) med företaget bakom Esmaker som gör att vi kan behandla personuppgifterna som samlas in på ett lagligt sätt.

Det finns många olika inställningar som du kan göra för ett formulär i Esmaker. Du kan exempelvis sätta upp ett max antal platser och låta deltagarna anmäla sig tills det blir fullt. Om du så önskar kan de då skriva upp sig på en reservlista, och få en plats automatiskt om någon avanmäler sig.

För att logga in krävs ett användarkonto. Om du behöver ett konto kan du kontakta kommunikationsenheten på kommunikation@motala.se.

Du kan också beställa det via e-tjänsten: Behörigheter – beställning

I Esmaker Academy, som du når från startsidan när du loggat in i systemet, finns manualer och instruktionsfilmer för olika funktioner.

Har du ytterligare frågor eller behöver hjälp med att sätta ihop din enkät kan du vända dig till Esmakers support. De svarar på frågor om användningen av verktyget, samt enklare frågor om enkätmetodik. Vill du ha mer avancerat konsultstöd i att ta fram en enkät är detta förenat med en extra kostnad.

Du hanterar alltid personuppgifter genom att du distribuerar din enkät eller ditt anmälningsformulär, eftersom ett IP-nummer registreras när respondenten svarar. Du måste därför förhålla dig till personuppgiftslagstiftningen, GDPR.

För att behandla personuppgifter måste du ha en rättslig grund. En sådan rättslig grund kan vara samtycke. Samtycke bör du dock bara använda om det inte finns någon annan rättslig grund eftersom samtycken kan återkallas när som helst.

Beroende på vad det är för enkät och anmälningsformulär som du jobbar med kan det finnas andra rättsliga grunder. Ett exempel är om vissa arbetsuppgifter följs upp i kommunen, då kanske anställningsavtalet kan vara rättslig grund. Ett annat exempel är om någon anmäler sig till en tjänst som kommunen är skyldig att tillhandahålla enligt lag eller förordning. Då kan den rättsliga grunden vara allmänt intresse.

Importera information och samtyckesfråga

Du ska alltid lägga till en information om behandling av personuppgifter i enkäten/formuläret. Om den rättsliga grunden är samtycke kan du också ha en obligatorisk envalsfråga, där respondenten kryssar i att hen tagit del av informationen och lämnar sitt samtycke. Hen kan inte komma vidare om inte samtycke lämnas. Om den rättsliga grunden är något annat än samtycke, behövs inte envalsfrågan.

Det finns en mall för detta som du når via frågebanken.

1. När du är i redigeringsläge för din enkät/anmälningsformulär, klicka på Frågebank.
   
2. Flika ut Frågebank och mappen ”Mallar för Motala kommun”.
3. Kryssa i att du vill importera hela enkäten ”Behandling av personuppgifter/GDPR Motala kommun”.
   
4. Klicka på ”Spara”.
5. Se till så att textfrågan, envalsfrågan och sidbrytningen ligger först i din enkät/formulär. På det sättet kommer respondenten inte vidare om hen inte bockar i samtycket.
6. Justera texten så att den passar för ditt ändamål. Notera särskilt det som är gulmarkerat och ta bort/ändra texterna så att det stämmer. Glöm inte att ta bort gulmarkeringen innan du publicerar.
7. Om den rättsliga grunden är något annat än samtycke kan du ta bort envalsfrågan, eftersom det i dessa fall räcker med informationen.

Observera att detta är ett krav för att vi inte ska bryta mot dataskyddsförordningen.

Begränsa lagringen av personuppgifter

Utöver att det ska finnas en rättslig grund ska vissa principer beaktas vid behandling av personuppgifter. Det innebär att du inte får begära in fler personuppgifter än vad som behövs. Personuppgifterna får inte heller lagras längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med enkäten eller anmälningsformuläret.

Det finns möjligheter att ställa in automatisk radering i Esmaker för att säkerställa att vi inte lagrar personuppgifter längre än nödvändigt.

Ställer du in automatisk radering av enkäten så tas hela enkäten bort, både enkätens innehåll och eventuellt resultat som kommit in. Vill du återanvända enkäten vid något senare tillfälle kan det därför vara dumt att ställa in radering för hela enkäten.

Använder du automatisk radering av publikation så kommer enkäten att finnas kvar men publikationen kommer raderas vid valt datum. Därmed även allt som är kopplat till publikationen såsom alla inkomna svar. Länkar till publikationen kommer inte inte att fungera.

Om du vill ha kvar publikationen, för att du till exempel fortsätter att länka till den, måste du manuellt rensa bort inkomna svar när de är inaktuella.

Det som beskrivs ovan gäller även för anmälningsformulär.