Fullmakt, e-post och e-postloggar
Din kommunala e-post ska bevakas varje arbetsdag. Här kan du läsa om vad som gäller vid frånvaro och utlämnande av e-postloggar.
Det måste alltid finnas en eller flera personer som är ansvariga för att inkommen e-post dagligen öppnas i kommunens funktionsbrevlådor under vardagarna. Inkommen e-post ska öppnas vid minst ett tillfälle per dag. Frågor som inkommer via e-post ska besvaras så snart som möjligt och helst inom två arbetsdagar.
Som innehavare av en individuell e-postbrevlåda är det den enskildes ansvar att dagligen öppna och svara på sin e-post och avgöra om något behöver registreras av den enskilde själv eller vidarebefordras till registrator.
Postfullmakt
Förvaltningens registrator öppnar post tillställda tjänstepersoner och förtroendevalda om de har skrivit under och lämnat postfullmakt. Syftet med medgivandet är att personadresserad post som innehåller allmänna handlingar får öppnas av registrator eller annan utsedd tjänsteperson i verksamheten. Lämnar du inte medgivande är du skyldig att dagligen öppna din personadresserade post. Post som är uppenbart privat samt post från fackliga organisationer öppnas inte. Medgivandet kan när som helst återkallas.
Medgivande att öppna personadresserad post
E-post
Vid frånvaro som till exempel semester och sjukdom får e-postlådan inte lämnas obevakad. Varje förvaltning ansvarar för att se till så det finns en upprättad rutin för hur både funktionsbrevlådor och individuella brevlådor bevakas vid frånvaro. Det är viktigt att det finns fullmakt för öppnande av e-post när man av olika anledningar är borta från arbetsplatsen. Chef ansvarar för att rutiner vid frånvaro finns. När du är borta från arbetet ska ett autosvar läggas in. Instruktioner finns på intranätet.
Ett autosvar med hänvisning är dock inte tillräckligt – kravet på att registrera/diarieföra allmänna handlingar samma arbetsdag kvarstår. Vid frånvaro måste var och en se till att en annan medarbetare bevakar e-postbrevlådan och diarieför det som ska diarieföras utan dröjsmål. Detta kan ske genom att e-posten vidarebefordras till annan medarbetare eller att denne görs till ombud för e-postbrevlådan.
Lösenord ska aldrig delas med andra.
För e-post gäller samma regler i Tryckfrihetsförordningen (TF) för offentlighet, sekretess och registrering som för pappershandlingar. I princip är all inkommande och utgående post till en myndighet allmän handling. Enligt lagstiftningen bedöms e-postmeddelanden som inkommen när den ligger i kommunens server.
E-postmeddelanden blir också allmänna handlingar om de skickas mellan interna myndigheter, t ex mellan kommunens nämnder.
Meddelanden som någon tar emot eller sänder som facklig representant är inte allmänna handlingar. Detsamma gäller för meddelanden som någon tar emot eller sänder endast för underhandssynpunkter (delning av arbetsmaterial – utkast). Det är då viktigt att det framgår att det är ett utkast eller arbetsmaterial. Handlingar som en politiker får eller sänder till sin partiorganisation är inte heller allmänna.
Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. i TF.
Enligt TF har var och en rätt att ta del av en handling som är upprättad hos en myndighet eller är inkommen till myndigheten, en så kallad allmän handling, förutsatt att den inte omfattas av sekretess. E-postmeddelanden kan därför vid begäran komma att lämnas ut som en allmän handling.
Var och en som använder e-post i Motala kommun har ett personligt ansvar att:
- Kontrollera och hantera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag
- Medarbetare som inte ger fullmakt till någon annan vid förvaltningen/bolaget att ha tillgång till den egna e-posten är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid frånvaro såsom semester, föräldraledighet, sjukskrivning etc.
- I sin e-post skilja ut och utan dröjsmål hantera allmänna handlingar enligt gällande regelverk såsom informationsklassificering, registrering/diarieföring, arkivering etc.
- Säkerställa att det finns gallringsbeslut innan någon allmän handling eller uppgift förstörs eller raderas. Du hittar uppgiften i den fastställda informationshanteringsplanen för ditt område.
All e-post är inte allmän handling, men en förteckning eller logg över inkommen och sänd e-post är alltid en allmän handling. Loggen innehåller uppgifter om avsändare, mottagare, ärenderubrik, klockslag och datum för när e-posten skickades. Integritetskänslig eller sekretessbelagd information ska aldrig skrivas i ärenderubriken eller i e-postmeddelandet. Innehåller loggen integritetskänslig information ska den maskas enligt rutin.
Vid begäran av en e-postlogg eller särskilda e-postmeddelanden finns en rutin som beskriver hur en begäran om utlämnande av e-postloggar eller e-postmeddelanden utifrån specifika sök-/nyckelord ska hanteras, från det att de inkommer och skickas vidare till IT-enheten, till hur de hanteras och lämnas ut efter att IT-enheten tagit fram utdrag för dessa och vilka funktioner som har ansvar för vad.
Läs mer på sidan Lämna ut allmän handling.