Lämna ut allmän handling
När någon begär ut en allmän handling ska kommunen enligt offentlighetsprincipen tillhandahålla den, så att den som vill ta del av den (läsa, lyssna, skriva av, spela av) kan göra det på plats, oavsett lagringsmedium. Vanligast är att kommunen lämnar ut kopior via mejl eller post.
Hos alla svenska myndigheter gäller principen om allmänna handlingars offentlighet, vilket innebär att allmänheten har rätt att ta del av allmänna och offentliga handlingar. Det kallas också för offentlighetsprincipen. En handling, oavsett medium, är allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad där.
Observera att en fråga om utlämnande av allmän handling är ett prioriterat ärende och ska behandlas skyndsamt, helst samma eller nästkommande dag. Det innebär att andra arbetsuppgifter kan behöva stå tillbaka för att du behöver hantera en begäran om utlämnande.
Rätten att vara anonym
Den som begär ut en handling har rätt att vara anonym och behöver inte uppge varför hen vill ta del av handlingen. En myndighet får inte efterforska vem som begär ut en handling, eller i vilket syfte, i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att handlingen lämnas ut. Ett exempel är om någon begär ett massuttag innehållande personuppgifter och om man befarar att uppgifterna kommer behandlas i strid med dataskyddsregleringen (21 kap. 7 § OSL), då har man rätt att fråga vad syftet med begäran är även om personen fortfarande har rätt att vara anonym.
1Prövning av utlämnande
Innan en handling lämnas ut ska en prövning göras i två steg.
- Först prövas om handlingen är en allmän handling. Läs mer under rubriken ”Vad är en allmän handling?” för att få hjälp att göra bedömningen.
- Om handlingen som begärs är allmän, prövas om uppgifterna i handlingen är offentliga eller sekretesskyddade.
Om handlingen innehåller sekretess ska det göras en prövning om uppgiften får lämnas ut. Det finns olika stark sekretess i olika typer av ärenden. Därför måste man i varje enskilt fall göra en prövning. Om en handling innehåller en uppgift som inte kan lämnas ut, kan handlingen lämnas ut med just den uppgiften maskerad. Läs mer om sekretess ovan under rubriken ”Offentlighet och sekretess”.
Ibland kan någon begära ut uppgifter som inte finns i olika handlingar, men som skulle kunna sammanställas i en handling. Detta räknas då som en potentiell handling, som anses vara förvarad hos myndigheten om myndigheten kan ta fram dem med rutinbetonade åtgärder (2 kap. 6 § TF). det finns rättsfall (HFD 2015 ref. 25) där Högsta förvaltningsdomstolen bedömt att en tidsåtgång på 4–6 timmar för att ta fram sammanställning inte kunde anses som rutinbetonad åtgärd. Därför ansågs det inte som förvarad handling och behövde därmed inte sammanställas och lämnas ut.
Dessutom gäller att sammanställningar av datorlagrad information inte anses förvarade hos myndigheten om de innehåller personuppgifter och myndigheten enligt en lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig. Det gäller sådana sammanställningar som myndigheten, av hänsyn till integritetsskyddet, inte får framställa ens för sin egen verksamhet.
2Undantag
Myndigheten behöver inte lämna ut begärd handling om ”betydande hinder möter”. Det innebär att en myndighet inte är skyldig att göra alltför omfattande undersökningar för att finna en handling som inte är tillräckligt tydligt angiven. Myndigheten kan också behöva använda handlingen själv just då i den egna verksamheten. I sådana fall är det skäligt med dröjsmål och sökanden får läsa handlingen när den är tillgänglig. Om kunden begär ut en kopia av handlingen finns dock inga hinder för att lämna ut handlingen skyndsamt.
Däremot är det inget skäl för avslag om en begäran kommer ofta eller är omfattande.
3Vem gör prövningen
I första hand görs bedömningen om utlämning av den tjänsteperson som ansvarar för den fråga/det ärende som handlingen rör. Om hen kommer fram till att handlingen är allmän och offentlig, ska hen också lämna ut handlingen.
Vid tveksamhet eller om tjänstepersonen kommer fram till att handlingen inte är allmän, eller någon uppgift i den inte är offentlig, ska tjänstepersonen överlämna förfrågan till den som enligt delegationsordningen har rätt att fatta beslut om avslag på en begäran om allmän handling.
4Kopior
Kommunen har enligt tryckfrihetsförordningen skyldighet att på begäran tillhandahålla avskrift eller kopia av allmänna handlingar, som inte är sekretessbelagda. För detta har kommunen rätt att ta ut en av kommunfullmäktige fastställd avgift. Avgifterna finns på kommunens externa webbplats.
Avgift för kopiering av allmänna handlingar – Motala kommun
Den som vill ha kopiorna behöver informeras om att det kan tillkomma en avgift så att hen kan ta ställning till om hen fortfarande vill göra samma beställning. Det får dock inte tas ut någon avgift för själva tidsåtgången att leta fram handlingarna eller sekretesspröva dem.
5Lämna ut digitalt
Kommunen är inte skyldig att lämna ut en handling i digital form utan det räcker att lämna ut handlingen i pappersform. Det är särskilt viktigt att tänka på om någon begär ut filer med personuppgifter. Om den som begär ut en handling innehållande personuppgifter önskar att få handlingen digitalt måste man också göra en prövning enligt dataskyddslagstiftningen (GDPR) som reglerar hur personuppgifter behandlas. Tänk på att personuppgifter inte får skickas via e-post. Med personuppgifter menas uppgifter som kan kopplas till en nu levande fysisk person så som namn, adress, telefonnummer, e-postadress, fastighetsbeteckning, personnummer m.m. Dessa uppgifter ska maskeras vid digital utlämning via e-post.
Om digitalt material ska lämnas ut får det av säkerhetsskäl inte skannas in eller sparas ned på ett medium som tillhandahålls av en enskild. Om personen vill ha materialet nedsparat på till exempel ett USB-minne ska det tillhandahållas av kommunen till en självkostnad, vilket är viktigt att informera om. Utlämnandet ska ske i låst format, till exempel en PDF-fil.
6Om någon begär en uppgift ur en allmän handling
Kommunen ska också muntligen kunna lämna ut uppgift ur allmänna handlingar, exempelvis vid telefonförfrågan.
Om en enskild person begär ut en uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten, så är myndigheten skyldig att lämna uppgiften. Man är inte skyldig att lämna ut uppgiften om den är sekretessbelagd eller om utlämnandet skulle hindra arbetets behöriga gång, till exempel om någon just håller på att arbeta med handlingen.
Avslag på begäran att få ut en uppgift ur en handling kan inte överklagas. Därför är det viktigt att reda ut om den enskilde bara vill ha en uppgift (avslag ej överklagbart) eller om hen vill ha ut en allmän handling (avslag kan överklagas).
7Lämna ut e-postlogg eller särskilda e-postmeddelanden
Vid begäran av en e-postlogg eller särskilda e-postmeddelanden finns en rutin som beskriver hur en begäran om utlämnande av e-postloggar eller e-postmeddelanden utifrån specifika sök-/nyckelord ska hanteras, från det att de inkommer och skickas vidare till IT-enheten, till hur de hanteras och lämnas ut efter att IT-enheten tagit fram utdrag för dessa och vilka funktioner som har ansvar för vad.
Rutinen riktar sig till kommunvägledare i Servicecenter, registratorer som hanterar funktionsbrevlådor, handläggare på IT Servicedesk och förtroendevalda eller tjänstepersoner som är berörda samt deras chefer.
Målet är att skapa en enhetlig och effektiv hantering av utlämnanden av e-postloggar och e-postmeddelanden.
En begäran om utlämning ska ske skyndsamt därför är det av vikt att alla prioriterar detta och rutinen efterlevs.
Rutin begäran om utlämnande av e-postloggar eller särskilda e-postmeddelanden.
8Avslag
Om man kommer fram till att handlingen inte kan lämnas ut, eller bara kan lämnas ut med uppgifter maskerade, ska man fråga den som begärt ut handlingen om hen vill ha ett formellt avslagsbeslut, vilket hen har rätt till. Ett sådant beslut ska fattas av delegat enligt delegationsordningen, formuleras som avslag och ange motivet till avslaget. Hänvisning ska göras till antingen att:
- handlingen inte är allmän enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen (eller inte finns)
eller
- handlingen innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt OSL. Tillämplig paragraf i OSL eller annan lag man avser ska alltid anges.
Beslutet om att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling ska vara skriftligt med information om hur beslutet kan överklagas. Det ska göras i form av delegationsbeslut i Ciceron (se mall för avslag med förslag till text nedan – mall för avslag finns i Ciceron) och anmälas till nämnden som andra delegationsbeslut. Originalet bevaras hos kommunen och den som har begärt ut handlingen får en vidimerad kopia.
Eftersom kommunens förvaltningar har varierande verksamheter som omfattas av olika sekretessregler måste kunskap om den sekretess som rör den egna verksamheten finnas hos dem som arbetar i förvaltningen. Kommunjuristen kan hjälpa till vid frågor.
Ett beslut om avslag är ett delegationsbeslut. I nämndens delegationsordning framgår vem som är behörig delegat.
Här nedan hittar du mallar för hur ett beslut om avslag kan formuleras.
Mallar för delegationsbeslut om avslag
Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling
Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling som inte är allmän
9Förbehåll
Om man vid prövning av utlämnande av en handling med sekretessbelagda uppgifter kommer fram till att risken för skada försvinner genom att den som får handlingen beläggs med tystnadsplikt, så kan man lämna ut en handling med villkor som begränsar den enskildes rätt att lämna uppgiften vidare eller att utnyttja den.
Ett sådant förbehåll ska göras i form av skriftligt beslut motsvarande avslagsbeslut ovan eftersom det delvis är ett avslag. Dock ska utlämnande med förbehåll användas restriktivt och bör samrådas med chef eller kommunjurist.
10Överklagande
Den som har nekats att få ut en handling kan överklaga beslutet inom tre veckor efter att beslutet har nått denne. Överklagandet ska skickas till kommunen men adresseras till kammarrätten i Jönköping.
Om kommunen/myndigheten inte finner skäl att ompröva beslutet ska överklagandet skyndsamt, efter rättidsprövning, skickas till Kammarrätten i Jönköping, Box 2203, 550 02 Jönköping. Överklaganden om utlämnande av allmän handling är prioriterade även i domstolar.
Om kammarrätten går på kommunens linje kan klaganden överklaga till Högsta förvaltningsdomstolen. Om kammarrätten däremot beslutar att kommunen ska lämna ut handlingen, så får inte kommunen överklaga