Uppdragsmodell

Modellen innehåller tre fastställda beslutspunkter (BP).

En beslutspunkt är en grind som får passeras när resultatet av föregående fas är godkänt samt när förutsättningarna för nästkommande fas är säkerställda. För att få en bra styrning, och säkerställa rätt beslut före och under uppdraget är det viktigt att beslutspunkterna används som tillfällen där uppdragsledaren rapporterar status och där beställaren gör bedömningar och fattar beslut.

En beslutspunkt är en tydlig avgränsning mellan faserna och för att fortsätta in i nästa fas krävs alltså ett aktivt beslut. Alla beslutspunkterna är obligatoriska.

Vid varje beslutspunkt (BP) genomförs ett beslutsmöte som kan resultera i ett av fyra alternativa beslut:

• Fortsätta uppdraget enligt plan
• Gå tillbaka och ändra eller komplettera
• Stoppa uppdraget tillfälligt
• Avsluta uppdraget

Alla beslut som fattas ska beskrivas och dokumenteras i  mötesprotokoll och i uppdragets beslutslogg.

I behovsfasen skrivs en behovsanalys för att ta reda på vad det faktiska behovet är och vilka de bakomliggande orsakerna är till att behovet finns. I behovsanalysen beskrivs också vilka konsekvenserna blir om behovet inte tillgodoses.

Resultat av fasen behov:

En behovsanalys som beskriver varför en förändring är nödvändig.

I Beslutspunkt 1 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå vidare och starta förberedelser
• En förstudie behöver göras
• Gå tillbaka och ändra eller komplettera
• Stoppa tillfälligt
• Avslå

Checklista inför beslut:

• Det är tydligt vad förberedelsefasen ska omfatta och hur den ska genomföras
• Resurser till förberedelsefasen är säkrade
• Det finns en beställning på ett uppdrag

Beslutsunderlag och mallar att använda under fasen behov:

• Behovsanalys, mall
• Beställning uppdrag, mall

Syftet med fasen förberedelse är att ta fram en plan för hur genomförandet ska gå till och hur uppdragsmålet ska uppnås. Förberedelsefasen syftar till att strukturera uppdragets aktiviteter och resurser. Det behöver klargöras vad som behöver göras, vem som gör vad, uppskatta hur lång tid det tar, se till att alla har det de behöver, räkna ut kostnaderna samt analysera och hantera risker.

Resultat av fasen förberedelse:

En uppdragsplan som inkluderar mål, tidsplan, resurser, budget och riskhantering för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande.

Process:

Processkartan visar vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i fasen förberedelser. Processen är inte statisk som bilden visar. Den är dynamisk på så sätt att ibland kan aktiviteter behöva upprepas flera gånger, och i vissa fall kan enstaka aktiviteter behöva göras i omvänd ordning och tillvägagångssättet ska utgå från uppdragets behov.

I Beslutspunkt 2 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå vidare och starta genomförandet
• Gå tillbaka, ändra eller komplettera
• Stoppa uppdraget tillfälligt
• Avsluta uppdraget i förtid

Checklista inför beslut:

• Resurser till genomförandet är säkrade
• Det finns en uppdragsplan
• Nyttorna för uppdraget är analyserade och dokumenterade

Beslutsunderlag och mallar att använda under fasen förberedelser:

• Uppdragsplan, mall
• Plan för nyttorealisering, mall

Syftet med genomförandefasen är att genomföra uppdraget enligt uppdragsplanen, uppnå uppdragets mål samt att överlämna resultat. Under genomförandet följs aktiviteter upp och status rapporteras till uppdragets intressenter.

Leverans av uppdragets resultat sker vid slutet av fasen och efter det tas en uppdragsrapport fram av uppdragsledaren. I uppdragsrapporten utvärderas bland annat uppdragets mål och resultat och rapporten markerar det formella avslutet på uppdraget.

Resultat av fasen genomförande:

En färdigställd leverans enligt uppdragsplanen, där mål och krav är uppfyllda och kvalitetssäkrade, samt en uppdragsrapport.

Process:

Processkartan visar vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i fasen genomförande. Under aktiviteten ”genomför uppdrag” så ingår alla de delar och aktiviteter som beskrivs i uppdragsplanen.

I Beslutspunkt 3 fattar beställaren ett av följande beslut:

• Gå tillbaka, ändra eller komplettera
• Stoppa uppdraget tillfälligt
• Godkänn leverans och avsluta uppdrag

Checklista inför beslut:

• Uppdragets resultat är levererat och godkänt av förvaltarorganisation
• Uppdragets resultat är godkänt av beställare
• En eventuell restpunktslista är sammanställd
• Uppdragsrapport framtagen
• Eventuella behörigheter och konton är avslutade
• Uppdragets dokument är rensade och arkiverade

Beslutsunderlag och mallar att använda under fasen förberedelser:

• Uppdragsrapport, mall

Syftet med uppföljningsfasen är att säkerställa att nyttorna realiseras och följs upp, helt enkelt ta reda på om de beslutade effektmålen har uppnåtts.

I uppföljningsfasen undersöks vilka faktiska resultat som uppnåtts i förhållande till den förväntade nyttan som beskrivits i dokumentet Plan för nyttorealisering. I utvärderingen följs även antagandena i behovsanalysen och förstudien upp. I vissa fall tar det flera år innan den önskade nyttan från projektet uppnås. I andra fall sker detta inom ett par månader efter projektets avslut.

Resultat av fasen uppföljning:

En utvärderingsrapport med en sammanställning över resultatet av de utvärderade nyttorna

Ansvarig för uppföljning:

Ansvaret för att göra uppföljningen vilar på den eller de personer som utsetts i planeringsfasen. Det är alltså inte projektledaren som ansvarar för uppföljningen.

Mallar att använda till fasen uppföljning:

• Rapport utvärdering av nytta, mall

Innan ett uppdrag kan starta är det viktigt att reda ut vem som ansvarar för vad. Ju tydligare roller som finns, desto enklare blir det att arbeta. Det underlättar både för den som ska leda uppdraget och för den som är beställare. Figuren nedan visar hur uppdrag i Motala kommun är organiserade och rollerna som beskrivs är förbehållna projekt- och uppdragsmodellen.

Beställare

Beställaren har det övergripande ansvaret för uppdraget och ska därför se till att det finns ett tydligt uppdrag och tillräckliga resurser. Beställaren ska ställa krav och kritiskt granska resultat och underlag. Beställaren ska bidra med engagemang, vara tillgänglig och aktivt stödja uppdragsledaren under hela uppdraget.

Ansvar:

• Initierar uppdrag som ligger i linje med Lup och/eller verksamhetsplanen.
• Ansvarar för effektmål och uppdragsmål.
• Upprättar en uppdragsbeställning.
• Utser uppdragsledare i samråd med resursägare.
• Säkerställer och tilldelar uppdraget resurser.
• Ansvarar för uppföljning, båda att den är planerad och att den genomförs.
• Förankrar arbetet som ska genomföras i organisationen.
• Granskar resultat och beslutar om ändringar.
• Fastställer uppdragsplanen och godkänner uppdragets resultat.
• Godkänner beslutspunkterna.
• Undanröjer hinder och ansvarar för att säkerställa att uppdraget når uppsatta mål.
• Avslutar och följer upp uppdrag.

Uppdragsledare

Uppdragsledarens huvuduppgift är att se till att uppdraget levererar efter den beslutade uppdragsplanen. Uppdragsledaren ansvarar för att organisera och leda arbetet i faserna förberedelse och genomförande.

Ansvar:

• Verkar för att uppdragets mål och resultat uppnås.
• Utformar uppdragsplanen.
•  Ser till att uppdraget genomförs enligt uppdragsplanen.
• Organiserar och planerar uppdraget.
• Leder och fördelar arbetet.
• Driver arbetet framåt och säkerställer genomförande.’
• Kommunicerar med, engagerar och motiverar arbetsgrupp och intressenter.
• Rapporterar utfall och hanterar risker och ändringar inom sitt ansvarsområde.
• Kallar till och leder relevanta möten.
• Rapporterar till beställare.
• Ansvarar för att berörda dokument skyndsamt diarieförs.

Uppdragsdeltagare

Är medarbetare i uppdraget och medverkar till att uppdraget genomförs och når sina resultat.
Uppdragsdeltagare ingår i arbetsgruppen.

Ansvar:

• Planerar och genomför egna aktiviteter inom överenskomna tidsramar.
• Rapporterar planering, resultat, avvikelser och risker till uppdragsledaren.
• Föreslår förbättringar.
• Bidrar med sakkunskap och omvärldsbevakning.

Referensgrupp

Referensgruppen är ett forum för att testa idéer, lösningar och presentera delresultat. Utses efter behov av uppdragsledaren och bör bestå av representanter från de verksamheter som berörs av uppdragets genomförande och leverans, alternativt innehar kunskaper som är viktiga för uppdragets genomförande. Referensgruppen kan även bestå av externa parter som konsulteras utifrån behov, exempelvis kommuninvånare. Gruppen är rådgivande till uppdragsledare och arbetsgrupp.

Resursägare

Resursägare är cheferna för de personer som arbetar med uppdraget. Resursägaren ser till att uppdraget får deltagare med rätt kompetens.

Ansvar:

• Ser till att uppdragsdeltagarna får tid för uppdraget genom att de frigörs från andra arbetsuppgifter.
• Ser till att tilldelad personal har rätt kompetens för att ingå i och bidra till uppdraget och dess genomförande.

Mallar

Som stöd finns uppdragsmallar framtagna i Microsoft Word och Excel. I varje dokumentmall finns tillhörande information och exempel för att underlätta för användaren.

Mallarna Behovsanalys, Beställning uppdrag, Uppdragsplan och Uppdragsrapport är obligatoriska dokument för samtliga uppdrag.

• Behovsanalys, mall
• Beställning uppdrag, mall
• Uppdragsplan, mall
• Plan för nyttorealisering, mall
• Uppdragsrapport, mall

Stödmaterial

Stödmaterialet används utifrån uppdragets behov. Varje mall innehåller en tydlig beskrivning av syfte, tillvägagångssätt samt vilken eller vilka roller som är tänkta att använda materialet.

• Intressentanalys, mall
• Kommunikationsplan, mall för projekt och uppdrag
• Kravspecifikation projekt, mall
• Metodstöd för nyttoanalys
  • Nyttoanalys, mall
• Målformulering – SMARTA mål
• Möjlighetsanalys, mall
• Nulägesanalys, mall
• Planeringskedjan
• Riskanalys för förändringsarbete, mall

Utbildning

• Utbildning i uppdragsmodellen

Handbok

• Handbok uppdragsmodell

Processer

• Uppdragsmodell | Motala kommuns processer

Dokument och arbetsmaterial som tillhör uppdraget ska lagras i projektverktyget under uppdragets livscykel. När ett beslut har fattats, eller ett dokument har beslutats, så ska det skyndsamt diarieföras i uppdragets ärende i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem.

Informationsklassning

Uppdragsdokumentationen ska informationsklassas enligt gällande rutin. Se ärende KS-2026/00028, där finns en sammanställning av en utförd informationsklassning av projekt- och uppdragsmallar. Klassningen kan användas som standard för uppdragsdokument så länge sekretess eller känsliga personuppgifter inte hanteras i dokumentationen, då behöver en separat informationsklassning genomföras.

Ansvar

Uppdragsledaren ansvarar om inget annat beslutas, för handlingarna som hanteras inom uppdraget tills att beslut om att genomförandefasen är klar har fattats. Till detta ansvar hör att samla in, hålla ordnade, lämna till diarieföring, rensa och vid förfrågan lämna ut handlingar kopplade till uppdraget.

När ett uppdrag avslutas är det uppdragsledarens ansvar att avsluta uppdraget i projektverktyget och se till att dokumentation gallras och arkiveras enligt gällande informationshanteringsplan.

När uppdraget övergår i uppföljningsfasen övergår ansvaret för dokumenthantering till den person som utsetts till ansvarig för uppföljning.

Diarieföring av dokument

Ett ärende ska skapas i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem i samband med upprättande av behovsanalysen. I ärendet ska sedan löpande registrering ske av samtliga handlingar som enligt respektive nämnds informationshanteringsplanen ska diarieföras.

Kontakta din förvaltnings registrator för upprättande av ärende och registrering av handlingar.