Fakturahantering för beslutsattestant
Du som är beslutsattestant för fakturor i kommunens affärssystem Unit4 hittar här instruktioner för de kontroller som du ska göra. Samtliga fakturor behöver både mottagningsattesteras och beslutsattesteras.
Här hittar du lite mer övergripande information om fakturasystemet Unit4:
Här nedan hittar du vägledning om hur du ska göra i kontrollen och attesteringen.
Att vara beslutsattestant innebär att du tar över fakturan från mottagningsattestanten och ska kontrollera och intyga att:
- den ekonomiska transaktionen ryms inom beslutad budget, överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamheten.
- kontroller har utförts med godkänt resultat av behöriga handläggare.
Som beslutsattestant ska du kontrollera att din faktura är korrekt och att den motsvarar den vara eller tjänst som du godkänt att köpa in.
Dessa punkter är obligatoriska kontroller som du ska göra innan beslutsattest:
- Kontrollera att fakturan stämmer med beställd vara eller tjänst.
- Investeringsprojekt som har projektkod 1xxx eller 2xxx ska finnas i investeringsbudgeten. Är du osäker kontakta Finans- och investeringsteamet.
- Kontrollera att fakturan är mottagningsattesterad och att eventuella bilagor och anteckningar är bifogade, exempelvis vid representation, resor med mera.
- När alla kontroller är utförda ska fakturan beslutsattesteras och skickas till betalning. Det är viktigt att skicka fakturan till betalning i god tid innan fakturans förfallodatum passerats.
Det är inte tillåtet att beslutsattestera transaktioner som berör attestanten personligen eller har nära anknytning till denne (privat eller i tjänsteutövningen). Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera transaktioner som berör någon som attestanten står i beroendeförhållande till. Beslutsattestantens opartiskhet ska inte kunna ifrågasättas.
Beslutsattest för ekonomiska händelser som kan knytas till den ordinarie beslutsattestanten ska göras av överordnad chef, så kallat eskaleringsprincip.
Här kan du se en e-guide som visar hur du utför de olika momenten i Unit4.
E-guider finns även i Unit4 ERP i uppgiftshanteraren. Gå in på ”Fler åtgärder” och välj ”E-Learning”.
