Ersättning för resor och utlägg

I första hand ska du använda arbetsplatsens fordon för resor i tjänsten, alternativt boka en hyrbil. Det kan dock finnas tillfällen då det av praktiska skäl är lämpligt att använda egen bil. För att få ersättning ska du registrera resan i Mina resor i Självservice eller  under Tillägg/Avdrag i Självservice.

Rätten till reseersättning för kortare tjänsteresor gäller under förutsättning att Policy för resor, transporter och fordon följs samt att du fått godkänt av din chef innan resan att få ersättning för att använda din egen bil.

Vid längre resor utanför kommunen (minst 50 km) ska du alltid registrera en reseräkning i Mina resor.

Så registrerar du i Självservice

Kilometerersättning vid användning av egen bil i tjänsten registrerar du under ”Tillägg/avdrag” i Självservice. Tänk på att rapportera varje månad för sig.

1. Klicka på den gröna knappen ”Lägg till ny aktivitet”.
   
2. Du får du upp denna ruta:
   
3. Klicka på ”Tillägg/Avdrag”. Du får då upp denna bild:
   
4. Ange typ ”Resor/traktamente”.
5. Välj det datum som ersättningen avser.
6. Rapportera antalet kilometer.
7. Sök fram din arbetsplats.
8. I rutan ”Meddelande” ska du skriva anledning till att du gör begär ersättning, genom att ange hur och varför du rest. Detta är obligatoriskt.
   
9. Såhär ser det ut när det är klart:
   
10. Klicka på ”Spara.

Observera att du inte får någon bekräftelse på att din rapportering har kommit in. När din begäran är beviljad kan du se det under ”Saldo/översikt”, om du klickar på ”Tillägg/Avdrag översikt” i vänsterkolumnen.

Kilometerersättning kan också rapporteras i P Mobile.

Bilavtal

För medarbetare som regelbundet använder egen bil i tjänsten för många kortare resor finns möjlighet att teckna ett bilavtal. Körsträckan ska överskrida 100 kilometer per månad. Medarbetaren får då en fast ersättning och förbinder sig därmed att stå för och använda sin egen bil i den dagliga normala arbetsutövningen. Rapportering ska göras Personec P.

Här finns mer information och en mall för bilavtal.

Vid tjänsteresor inrikes ska alltid reseräkningen registreras på Mina resor i Självservice. Gör dina reseräkningar löpande och senast tre månader efter genomförd resa för att få ersättning. För att flexen ska bli korrekt ska du lägga in in- och utstämpling enligt dina ordinarie arbetstider enligt ditt schema, för de dagar du är på tjänsteresa eller liknande. Utbetalning sker därefter via den ordinarie lönerutinen.

Så registrerar du i Självservice

Grundinformation om resan

1. Gå in på Självservice – ”Mina resor”.
2. Tryck på ”Skapa en ny resa”.
   
3. Fyll i följande uppgifter:

• Resetyp/tillägg – välj endags eller flerdygns (minst en övernattning).
• Avresedag – fyll i datum för avresa.
• Restid från – fyll i klockslag för avresan, exempelvis rest mellan klockan 06.00-08.00.
• Schema från – fyll i starttid för ditt ordinarie schema på avresedagen. Kryssa i ”Ledig” om du rest på ledig dag.
• Hemkomst dag – fyll i datum för hemkomst.
• Restid från – fyll i klockslag för hemresan, exempelvis rest mellan klockan 17.00-19.00.
• Schema från – fyll i starttid för ditt ordinarie schema på hemkomstdagen. Kryssa i ”Ledig” om du rest hem på ledig dag.
• Resväg – ange ort som du besökt.
• Ändamål – här ska du fylla i vad resans syfte är och vad du deltagit på för utbildning, konferens, mässa etc. Spara alltid inbjudan, program el liknande då du kan behöva visa upp det på begäran.

Exempel flerdygnsresa:

Restid/kostavdrag

Gå vidare till ”Restid/kostavdrag”.

Fyll i uppgifter för restid och måltider, om det rör sig om en flerdygnsförrättning:

• Frukost på hotell (oftast dag 2 och framåt) anges alltid som ”Ja (ej förmån)” då den inte ska förmånsbeskattas.
• Lunch och middag som du inte betalat själv ska anges som ”Ja”, då de ska förmånsbeskattas.
• Undantag gäller om du deltagit på intern kurs eller konferens i högst 1 vecka med deltagare endast från Motala kommun. Då det räknas som representation är fria måltider förmånsfria.

Vid endagsförrättning anger du kostförmån i steget ”Tillägg”.

Om du rest dagen före måste du fylla i när du kom fram i fältet ”Tom” på avresedag.

Tillägg

Under steget ”Tillägg” ska du lägga in eventuella egna utlägg du behövt göra för parkering, taxi, biljett till tunnelbana eller buss. Du ska också registrera måltider som du inte själv har betalat för om du varit på en endagsförrättning. Du kan också begära kilometerersättning för resor med egen bil som du gjort i samband med tjänsteresan.

Det är viktigt att du bifogar ett godkänt kvitto, du ska alltid be att få kvittot i elektroniskt format. Har du inte fått ett elektroniskt kvitto via mejl, sms eller på annat digitalt sätt kan du scanna eller fota kvittot så att all information syns tydligt.

1. Klicka på ”Nytt tillägg”.
2. Välj orsak beroende på vilken momssats i procent (%) som står på kvittot.
3. I fältet ”Belopp” anger du totalbeloppet, alltså samma belopp som du har lagt ut pengar för (inklusive moms). Det ska stämma överens med vad som står på kvittot.
4. Ladda upp kvittot genom att klicka på symbolen vid ”Bilagor”. Du sparar själv originalet.
   

Under ”Tillägg” ska du också registrera måltider som du inte själv har betalat för som kostförmån. Detta gäller vid endagsförrättning. Om det är en flerdygnsförrättning fyller du i det på steget ”Restid/kostavdrag”.

• Har du fått lunch eller middag väljer du ”Utlägg – Skattepliktig L/M”. Fyll i antal 1 och Apris 124 kronor (2026).
• Har du fått både lunch och middag väljer du ”Utlägg – skattepliktig L+M”. Fyll i antal 2 och Apris 124 kronor (2026).

Exempel:

Du sparar eller tar bort varje rad med hjälp av de runda knapparna:

Sammanfattning

När du har registrerat alla uppgifter går du vidare till ”Sammanfattning”. Här ser du en översiktsbild över din reseräkning. Kontrollera att allt är registrerat. Det krävs ingen underskrift på det utskrivna underlaget. Chefer attesterar reseräkningen i Självservice.

Har du haft ett eget utlägg vid tjänsteresa ska du rapportera detta i Självservice – Mina resor enligt instruktionerna på den här sidan. För övriga utlägg kan nedanstående blankett användas:

Eget utlägg

Observera att eget utlägg bara ersätts för de verksamheter som har anmält undantag till och med 2026-12-31.

Egna utlägg för social måltid

För att få ersättning för utlägg för social måltid, fyll i nedanstående blankett.

Egna utlägg för kost, social måltid

Den ska signeras av ansvarig chef och skickas till löneenheten.

Ersättning för kostnader för exempelvis parkering, taxi, biljett till tunnelbana eller buss ges bara om originalkvitton bifogas reseräkningen. Du ska alltid begära ett elektroniskt kvitto. Observera att vissa anslutningsresor kan beställas samtidigt som övriga resehandlingar beställs. Detta ska eftersträvas för att undvika egna utlägg.

För taxiresor gäller att du kan få ersättning om allmänna kommunikationsmedel saknas eller om användandet av sådana innebär en olägenhet. Normalt resebagage innebär inte olägenhet.

Om du behövt lägga ut av dina egna pengar är det viktigt att du bifogar ett godkänt kvitto. Du ska alltid be att få kvittot i elektroniskt format. Har du inte fått ett elektroniskt kvitto via mejl, sms eller på annat digitalt sätt kan du scanna eller fota kvittot så att all information syns tydligt.

Ett kvitto ska innehålla följande uppgifter:

• företagets namn och organisationsnummer
• datum och klockslag för försäljningen
• namn och antal på varor/tjänster som sålts
• totalbelopp per vara/tjänst inklusive moms (mervärdesskatt)
• moms (mervärdesskatt) för hela köpet, vid flera olika momssatser ska det vara specificerat per momssats.

Kontrollera att informationen finns med på kvitton som du begär ersättning för och bifoga alltid originalkvittot.

Exempel på godkända kvitton

Du som reser i tjänsten utanför den vanliga verksamhetsorten, det vill säga utanför ett område vars yttre gräns ligger på ett avstånd av minst 50 km (närmaste färdväg) från både den anställdes tjänsteställe och bostad kan ha rätt till skatte- och avgiftsfritt traktamente. Om du har rätt till traktamente för en resa så hanteras det automatiskt när du registrerar en reseräkning i Mina resor.

Har du varit på en tjänsteresa utrikes ska du fylla i blanketten Reseräkning utrikes. Till reseräkningen bifogas eventuella kvitton vid egna utlägg. Blanketten ska attesteras av ansvarig chef och därefter skickar du den till Löneenheten

Det finns möjlighet till reseförskott om dina utlägg i samband med tjänsteresa beräknas överstiga 1000 kronor. I dessa fall ska du använda Reseförskott, blankett.

Utbetalning av reseförskott sker antingen via lön eller via extra utbetalning. Utbetalt reseförskott ska anges när du registrerar din reseräkning i självservice alternativt på blankett om du rest utrikes. Utbetalt reseförskott dras sedan av vid nästkommande löneutbetalning.

Du ska rapportera när du har ätit på arbetet och ska få måltidsavdrag på lönen. Du registrerar det under ”Tillägg/avdrag” i Självservice. Tänk på att rapportera varje månad för sig.

• Klicka på den gröna knappen ”Lägg till ny aktivitet”.
  
• Du får du upp denna ruta:
  
• Klicka på ”Tillägg/Avdrag”. Du får då upp denna bild:

• Välj typ ”Intresseavdrag Brutto”.
• Välj den eller de orsaker du haft.
• Välj det datum som ersättningen avser, för måltidsavdrag ska du alltid fylla i första till sista i månaden.
• Ange antal måltider du ska få avdrag för.
• Du ska inte fylla i Apris, Belopp eller meddelande. Du ska aldrig välja/söka arbetsplats!
• Tryck på ”Spara”.

Måltidsavdrag kan också rapporteras i P Mobile.