Systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM

Det är av flera anledningar som vi ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

• Etiska – ingen ska förolyckas, skadas eller drabbas av ohälsa till följd av lönearbete.
• Företagsmässiga – behålla anställda och deras kompetens, vara en attraktiv arbetsgivare samt fungera motiverande vilket bidrar till produktivitet och kvalité.
• Demokratiska – rätten till medinflytande, vilket också är ett medel för anställda att värna om sin egen hälsa.
• Samhällsekonomiska – det är gynnsamt för hela samhället att ha människor i arbete.

Arbetsmiljöpolicy

Motala kommuns Arbetsmiljöpolicy är beslutad av politikerna. Denna beskriver övergripande målsättning och viljeinriktning samt medel för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. Arbetsmiljöpolicyn ska vara känd och förankrad hos alla medarbetare. För att kunna följa upp innehållet behöver varje arbetsplats konkretisera arbetsmiljöpolicyn vad den innebär i praktiken för er på er arbetsplats.

Årlig uppföljning av SAM

När arbetsmiljöarbetet ingår i den ordinarie verksamheten blir uppföljningen inte endast en metod att utveckla organisationens arbetsmiljöarbete utan också ett medel att utveckla verksamheten i stort. Uppföljningen är också ett bra tillfälle att se hur de olika delarna av arbetsmiljöarbetet kan stärka varandra. Enligt föreskrifterna så ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet minst en gång per år (AFS 2023:1, 14§). På sidan Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) framgår hur den årliga uppföljningen går till i praktiken i Motala kommun.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1 11§) är arbetsgivaren skyldig att regelbundet undersöka arbetsförhållanden. Du som chef ansvarar för att det finns tydliga rutiner på arbetsplatsen som anger när, hur och av vem de regelbundna undersökningarna av arbetsförhållandena görs. Rutinen ska tas fram i samråd med arbetstagare och skyddsombud.

Ett bra sätt att påbörja undersökningen av arbetsmiljön är att utgå från det du vet om verksamheten. Finns det något som kan orsaka oönskade konsekvenser för medarbetarna?

Det finns flera olika sätt att undersöka de risker som finns i arbetsmiljön, välj det sätt som passar bäst för just er verksamhet.

Exempel på risker:

• Ohälsosam arbetsbelastning (obalans mellan krav och resurser)
• Oklara förväntningar på arbetsinsatsen
• Repetitivt arbete
• Tunga lyft och olämpliga arbetsställningar
• Våld och hot om våld
• Farliga ämnen (ex. kemikalier)
• Ensamarbete
• Nattarbete
• Buller

Undersökningsmetoder

Använd gärna flera olika undersökningsmetoder i ert arbetsmiljöarbete. De bidrar med olika perspektiv och kompletterar varandra. Det är viktigt för att få en så heltäckande bild som möjligt.

Daglig dialog ”uppmärksamhet i vardagen”

Det är viktigt att i den dagliga verksamheten vara uppmärksam på hur medarbetarna mår i sitt arbete. Hög korttidsfrånvaro, vantrivsel eller samarbetssvårigheter kan vara varningssignaler om risker i arbetet.

Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är ett bra tillfälle att lyfta arbetsmiljöfrågor och stämma av arbetsbelastning och trivsel.

Arbetsplatsträff (APT)

Arbetsplatsträffarna är ett tillfälle när alla medarbetare har möjlighet att rapportera problem och risker i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsplatsträffen är också ett bra tillfälle att samtala kring hur vi vill ha det på vår arbetsplats. Arbetsmiljö ska vara en stående punkt på dessa möten.

Enkäter/intervjuer

Enkäter, intervjuer eller mindre pulsmätningar kan vara bra sätt att ta reda på både specifika och generella problem.

Skyddsrond

Rekommenderat är att göra minst en fysisk skyddsrond per år och en skyddsrond med organisatorisk och social inriktning. Inom vissa verksamheter behöver dock skyddsronder göras oftare, det beror på vilka risker som hanteras i verksamheten. Ibland kan det också behövas en riktad skyddsrond för att belysa ett specifikt område exempelvis hot och våld eller ergonomi.

Mätningar

Mätningar kan ibland behöva göras för att kunna bedöma risker. Mätningarna kan exempelvis gälla buller, belysning, luftföroreningar och vibrationer. Som chef kan du anlita företagshälsovården för att genomföra mätningar av olika slag.

Undersökning av risker för olika grupper

Kvinnor och män arbetar ibland under olika villkor och har olika förutsättningar för arbetet. Vid undersökningar av arbetsmiljön är det viktigt att synliggöra eventuella strukturella skillnader eftersom det kan finnas behov av olika åtgärder för olika grupper. Andra grupper än kvinnor och män kan exempelvis vara minderåriga. Tänk på att inkludera mångfalden på arbetsplatsen.

Medicinska kontroller och andra lagstadgade hälsoundersökningar

Vissa yrkesgrupper ska erbjudas medicinska kontroller eller andra lagstadgade hälsoundersökningar. Exempel på grupper där detta är aktuellt är vid nattarbete, vid klättring med stor nivåskillnad, rök- och kemdykning, exponering för vibrationer, handintensivt arbete samt vid arbete med vissa kemiska produkter m.fl.

Exitsamtal – när medarbetare avslutar sin anställning

Ta tillvara på det som kommer fram i exitsamtal med medarbetare som slutar. Vad har varit bra och vad har varit mindre bra?

Utredning av ohälsa, olycksfall och tillbud

Om rapporteringen av olyckor, tillbud och ohälsa fungerar bra kan tidigare okända risker bli synliga. Sammanställningar av ohälsa, skador och tillbud är ett bra underlag för att undersöka och identifiera risker. Sjukfrånvaro och ohälsa kan orsakas av förhållanden i arbetsmiljön. Det är därför viktigt att utreda om sjukfrånvaro eller ohälsa hos medarbetare inom verksamheten har samband med arbetsförhållandena eller inte.

Om en arbetsskada eller ett tillbud har inträffat är det viktigt att undanröja orsaken till det som har skett så att liknande händelser inte inträffar igen genom att utreda händelsen. För mer information om händelserapportering gå till sidan Anmäla arbetsskada och tillbud i Stella, eller utbildning i arbetsskador och tillbud för chefer och skyddsombud i vår utbildningsportal.

Utredningsskyldighet och följa upp åtgärder

Om det finns ett samband mellan det som har hänt och förhållandena i arbetet så har du som chef en skyldighet att utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas (AFS 2023:1, 12§). Ofta har tekniska faktorer, mänskligt handlande, organisatoriska förhållanden och ledning av verksamheten samverkat, exempelvis till ett olycksfall. Arbetsgivaren bör därför, så långt det är praktiskt möjligt, ta reda på samtliga bakomliggande orsaker till det inträffade. Utredningen behöver göras grundligt och systematiskt. Den kan omfatta iakttagelser på arbetsplatsen, intervjuer med berörd personal och granskning av ritningar, uppgiftsfördelning, instruktioner och rutiner. Utredningen bör fokuseras på händelsen och de förhållanden som lett fram till den. Den bör göras i förebyggande syfte och inte uppehålla sig vid skuldfrågan. Sjukfrånvaro kan bero på ohälsa eller olycksfall som orsakats av förhållanden i arbetsmiljön. Det är därför viktigt att ta reda på om frånvaron har samband med arbetsförhållandena. Kvinnor och män kan utsättas för olika risker i arbetet. Det är därför viktigt att känna till antalet utsatta kvinnor och män i fråga om ohälsa, olycksfall eller tillbud. Det kan visa att skilda åtgärder behövs.

Utred arbetsskadan eller tillbudet genom att svara på dessa frågor:

• Vad hände? (innan, under, efter)
• När, var och hur hände det?
• Varför hände det?
• Vad hade kunnat hindra att det hände?
• Vad behöver ni göra direkt för att det inte ska hända igen?
• Kan det hända något liknande i någon annans verksamhet?

Efter en arbetsskada måste ni utreda om ni har gjort tillräckligt för att göra arbetsmiljön säker. Chef och skyddsombud bör fundera över om andra rutiner behövs.

Utred rutinerna genom att svara på dessa frågor:

• Har ni gjort det ni planerade när ni senast gick igenom arbetsmiljön?
• Har ni undersökt arbetsmiljön tillräckligt ofta?
• Har ni gjort förändringar som har påverkat arbetsmiljön?
• Har medarbetarna fått säga vad de tycker om arbetsmiljön?
• Finns det instruktioner för farliga arbetsuppgifter?
• Efter utredning så vidtas åtgärder och dessa kontrolleras/följs upp då även de nya åtgärderna kan skapa risker.

Försäkringskassan

Om en arbetsskada har skett ska du som chef anmäla detta till Försäkringskassan. Ärenden inlagda efter den 1 januari 2023 hanteras digitalt i stödsystemet Stella. Berörd medarbetare får information om att skadan är anmäld till Försäkringskassan via Kivra alternativt via post. Ärenden inlagda före den 1 januari 2023 hanteras till Försäkringskassan på följande sätt: Skriv ut blanketten i tre exemplar, skriv under blanketterna och skicka en till Försäkringskassan, en till personalarkivet och en behåller medarbetaren.

Anmälningsskyldighet till Arbetsmiljöverket

Chef har en anmälningsskyldighet av dödsfall, svårare personskador, skador i arbetet som drabbat flera arbetstagare samtidigt samt allvarliga tillbud, enligt Arbetsmiljölagen (3 kap. 3a§). Anmälan görs till Arbetsmiljöverket genom stödsystemet Stella. Vad en svårare personskada och allvarliga tillbud kan innebära kan du läsa mer om på Arbetsmiljöverkets hemsida.

Afa försäkring

Utöver ovanstående så ska du som chef informera medarbetaren om att Afa försäkring finns och att medarbetaren själv behöver ansöka om detta. Mer om detta finns att läsa på sidan Anmäla arbetsskada och tillbud i Stella.

Ni har undersökt arbetsmiljön och identifierat vilka risker för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet som finns i verksamheten, då är nästa steg att bedöma om riskerna är allvarliga eller inte. En mer detaljerad beskrivning och mallar att använda vid riskbedömning av arbetsmiljön återfinns på sidan Riskbedömning av arbetsmiljön.

Efter att undersökning och riskbedömning har genomförts ska åtgärder vidtas för att förbättra arbetsmiljön. När det är möjligt ska identifierade risker åtgärdas direkt, skriv då ner vad som har gjorts i riskbedömningsblanketten.

De risker som inte kan åtgärdas omgående (inom 5 dagar) ska skrivas in i enhetens arbetsmiljöplan i stödsystemet Hypergene. Vilka åtgärder som behöver vidtas och på vilket sätt de ska genomföras beror på vilka risker som har identifierats. Vissa risker kommer alltid att finnas, men kan minskas med diverse åtgärder, då ska riskerna dokumenteras eftersom de fortfarande är aktuella.

Olika nivåer på åtgärder

Åtgärderna kan ibland delas in i olika nivåer beroende på hur risken ser ut. Utgångspunkten är att försöka ta bort själva riskkällan men om det inte går så är det viktigt att fundera på hur riskerna kan minskas eller hur konsekvenserna av risken kan lindras.

1. Ta bort riskkällan

Det absolut effektivaste sättet är såklart att ta bort eller byta ut riskkällan. Exempelvis kan en bildskärm som är felinställd för användaren justeras eller bytas ut mot en som passar.

2. Bygg in riskkällan
Riskerna kan minskas genom att begränsa möjligheterna att komma i kontakt med riskkällan, exempelvis genom att utföra högljudda arbetsmoment i en separat del av byggnaden.

3. Minimera risken

I vissa fall måste medarbetarna jobba i farliga och riskfyllda situationer, men genom olika åtgärder kan riskerna minimeras. Exempel kan vara att använda personlig skyddsutrustning.

4. Hantera risken

Om inga andra möjligheter finns tillgängliga kan exempelvis utbildningsinsatser, säkrare arbetsmetoder eller tydliga och väl kända rutiner minska risken för ohälsa och skador. Ett sätt att hantera svåra händelser är att prata igenom olika möjliga händelser i förväg och förbereda medarbetarna på hur de ska agera och vilka rutiner som gäller.

Kontroll – uppföljning av genomförda åtgärder

När åtgärder är genomförda är det viktigt att sätta ett datum när dessa åtgärder ska följas upp och om det har gett önskad effekt. Ibland kan olika lösningar och flera åtgärder behövas för att komma fram till bästa effekten. De kan även komplettera varandra.

När det gäller till exempel hög arbetsbelastning kan det behövas stöd i att prioritera arbetsuppgifter, tillkomma en ny fördelning av arbetsmiljöuppgifter, ändringar i organisationen, utbildningsinsatser eller annat. Om åtgärderna inte har gett önskad effekt eller om de har skapat nya risker behöver en ny riskbedömning göras och nya åtgärder vidtas.

Samarbeta

För ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren samverka med arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Hur detta ska fungera i praktiken kan du läsa om på sidan Samverkansavtal. För mer information om skyddsombudsrollen.

Skapa rutiner

Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. För alla aktiviteter i arbetsmiljöarbetet ska det finnas rutiner som beskriver:

• Vad som ska göras
• Hur det ska göras
• När det ska göras
• Vem som ansvarar
• Vilka som medverkar

I rutinen kan också hänvisas till en blankett eller checklista. Rutinerna ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Om det finns risker som bedöms som allvarliga ska det alltid finns skriftliga rutiner för detta. I Motala kommun har vi gemensamma anvisningar, anvisningar och rutiner.

Gemensamma anvisningar – gäller två eller fler förvaltningar och här har kommundirektör efter samråd med kommunens ledningsgrupp fattat beslut om ett gemensamt sätt att tillämpa och tolka lagstiftning eller politiskt antagna policyer.

Anvisningar – gäller en enskild förvaltning och här har förvaltningschef fattat beslut.

Rutiner – en rutin beskriver en process som fastställs på förvaltnings-, verksamhets- eller enhetsnivå. Rutiner beslutas av ansvarig chef.

Fördela arbetsmiljöuppgifter

Det juridiska ansvaret för arbetsmiljön kan inte delegeras, utan det ligger alltid på arbetsgivaren. Att fördela arbetsmiljöuppgifter betyder inte att delegera ansvar. Enligt Arbetsmiljölagen (AML) kan arbetsgivaren inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar och inte heller bestämma vem som ska straffas om det inträffat en arbetsolycka. Det är alltså arbetsmiljöuppgifter som kan fördelas, inte själva ansvaret. För att kunna ta emot och skriva på en fördelning av arbetsmiljöuppgifter så ska det finnas:

• Kunskap – om regler och faktorer som påverkar arbetsplatsens arbetsmiljö. En grundläggande arbetsmiljöutbildning är nödvändig.
• Befogenheter – rätt att fatta beslut och vidta åtgärder som avser arbetsmiljön.
• Resurser – tid, ekonomiska medel, personal, utrustning, ändamålsenliga lokaler.

Om något av detta saknas så ska en skriftlig returnering göras.

Rutinen för fördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter samt blanketter återfinns på sidan Fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Kunskap och kompetens

Arbetsgivaren ska se till att de som får fördelade arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper om:

• regler som har betydelse för arbetsmiljön
• fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall
• åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall
• arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö

Detta kan förvärvas bl.a. genom en grundläggande arbetsmiljöutbildning som kompletteras med vidareutbildning inom aktuella områden. På sidan Utbildningar och kompetensutveckling finns en överblick vilka interna utbildningar som erbjuds inom området.

Chef ska också se till att medarbetarens kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Detta ska ges redan i introduktionen, men behöver kontinuerligt uppdateras också.

Exempel på kunskap och kompetens som behövs hos varje medarbetare:

• kunskap om de risker som finns med de egna arbetsuppgifterna
• kunskap om de risker som finns i verksamheten
• kännedom om hur hen kan arbeta för att minska risken för att drabbas av olyckor eller annan ohälsa
• kunskaper om vilken personlig skyddsutrustning och vilka tekniska hjälpmedel som kan behövas i arbetet
• kännedom om hur hen kan arbeta för att främja en god arbetsmiljö
• kännedom om de egna rutinerna och instruktionerna

När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, ska chef anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.

Samtliga enheter, verksamheter och förvaltningar inom kommunen har en arbetsmiljöplan som respektive chef ansvarar för att hålla uppdaterad. Arbetsmiljöplanen finns i stödsystemet Hypergene. Här ska alla arbetsmiljörisker som inte kan åtgärdas omgående (inom cirka fem dagar) rapporteras in. Vissa arbetsmiljörisker kommer alltid att kvarstå men hanteras genom tydliga rutiner och därmed blir mindre riskfyllda. Då de ändå är aktuella ska de därmed dokumenteras i arbetsmiljöplanen tillsammans med åtgärder.

I arbetsmiljöplanen framgår:

• vilka risker som finns i verksamheten
• vilka åtgärder som ska vidtas
• vem som ska genomföra åtgärden
• när det ska vara klart.

Så gör du i Hypergene

I Guide arbetsmiljöplan i Hypergene framgår:

• Hur du hittar till arbetsmiljöplanen i Hypergene
• Hur du lägger till arbetsmiljörisker i arbetsmiljöplanen
• Hur du lägger till åtgärder i arbetsmiljöplanen

Håll planen aktuell

Arbetsmiljöplanen ska göras i samverkan och lyftas på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. Gå igenom arbetsmiljöplanen regelbundet och uppdatera den både när åtgärder är genomförda och när planering eller förutsättningar förändras. På så sätt är planen alltid aktuell.