Gemensamma kalendrar

Kommunen har flera gemensamma kalendrar som du kan lägga till i Outlook för att få koll på viktiga datum. Framför allt du som är chef rekommenderas att lägga till relevanta kalendrar så att du inte missar deadlines för olika aktiviteter i årshjulet.

Årshjul för chefer

Namn i Outlook: Årshjulchefer

Innehåll: Viktiga datum för planerings- och uppföljningsprocessen (ekonomi, HR, lön, upphandling), introduktionsdagar, ambassadörsutbildningar samt ledardagar. I kalenderhändelserna kan du se vad som ska göras och hur du kan få mer information.

Administratör: Planering och uppföljning, HR och lön

Kommunens ledningsgrupp

Namn i Outlook: Kommunensledningsgrupp

Innehåll: Möten för kommunens ledningsgrupp, styrgrupper, ordförande- och förvaltningschefsmöte samt CSK

Administratör: Kommunkansli, Planering och uppföljning, HR

GLF

Innehåll: Förvaltningens ledningsgrupp och förvaltningsgemensamma träffar

Administratör: Kommunkansli, Planering och uppföljning, HR

Kommunfullmäktige

Namn i Outlook: KF

Innehåll: Möten, utskick och kommunövergripande utbildningar för politiker. Innehåller även kommunrevisionens möten.

Administratör: Kommunkansli

Kommunstyrelsen

Innehåll: Möten, utskick och deadlines

Administratör: Kommunkansli

Bildningsnämnden

Innehåll: Möten (au och nämnd), utskick, förvaltningens ledningsgruppsmöten och facklig samverkan

Administratör: Förvaltningsadministration

Samhällsbyggnadsnämnden

Namn i Outlook: Samhällsbyggnadsförvaltningen

Innehåll: Möten (au och nämnd), utskick, förvaltningens ledningsgruppsmöten och facklig samverkan

Administratör: Förvaltningsadministration

Socialnämnden

Namn i Outlook: socialnamnden

Innehåll: Möten (au och nämnd), utskick, förvaltningens ledningsgruppsmöten och facklig samverkan

Administratör: Förvaltningsadministration

Tekniska servicenämnden

Innehåll: Möten (au och nämnd), utskick, förvaltningens ledningsgruppsmöten och facklig samverkan

Administratör: Förvaltningsadministration

Vatten- och avfallsnämnden

Innehåll: Möten (au och nämnd), utskick och förvaltningens ledningsgruppsmöten

Administratör: Förvaltningsadministration

Överförmyndarnämnden

Innehåll: Nämndsmöten och utskick

Administratör: Överförmyndarkansliet

Valnämnden

Innehåll: Möten (au och nämnd) och utskick

Administratör: Kommunkansli

För att lägga till en gemensam kalender i Outlook, gör såhär:

  1. Gå till kalendervyn i Outlook.
  2. Klicka på knappen ”Öppna kalender”.
    Knappen Öppna kalender markerad.
  3. I menyn, välj ”Från adressboken”.
    Skärmklipp, Från adressboken markerat.
  4. Sök fram kalendern, i det här exemplet ”Årshjulchefer”. För att veta vad kalendern heter i Outlook, se listan ovan.
    Skärmklipp, sök fram kalendern Årshjulchefer.
  5. Dubbelklicka på den så den hamnar på raden längst ner.
  6. Klicka OK.
    Skärmklipp, klicka OK.

Deadlines och aktiviteter som inte inträffar på en specifik tidpunkt läggs som heldagsaktiviteter och anges att de visas som ”Ledig”.

Mötesbokningar ska alltid avse ett visst tidsspann, ha inställningen ”Upptagen” och ha plats angiven. När föredragande kallas till möten sker detta genom att kallelse skickas till hela mötet och tid för respektive föredragande anges i bokningen.

Om du skickar en bokning från din egen kalender, men mötet ska finnas med i en gemensam kalender, ska du bjuda in den gemensamma kalendern i bokningen. Det kan vara till exempel till styrgrupper, där ordföranden skickar bokningen.

De verksamheter som administrerar kalendrar ansvarar för att flera personer kan göra det vid till exempel frånvaro.

ß