Adato
Stödsystem för dokumentation av rehabiliteringsärenden och individrelaterade insatser inom det förebyggande arbetsmiljöarbetet såsom exempelvis medicinska kontroller.
Logga in i Adato
Du loggas automatiskt in om du klickar på knappen till systemet. Om du behöver fylla i inloggningsuppgifter är det dina vanliga användaruppgifter som du använder i Windows.
Till AdatoDokumentation som rör en medarbetare ska hanteras på ett korrekt, sakligt och rättssäkert sätt. Det gäller både rehabiliteringsärenden och annan individrelaterad dokumentation, exempelvis intyg från medicinska kontroller enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter.
Dokumentationen ska innehålla uppgifter som är relevanta för ärendet och som behövs för att följa upp åtgärder, bedömningar och beslut. Tänk på att dokumentationen följer medarbetaren vid byte av chef eller arbetsplats inom kommunen.
Hantering, bevarande och gallring av handlingar sker enligt Motala kommuns informationshanteringsplan.
Dokumentera uppgifter som är relevanta för ärendet och som behövs för att:
- Följa upp åtgärder och insatser.
- Dokumentera bedömningar och beslut.
- Säkerställa en rättssäker handläggning.
- Ge kontinuitet vid byte av chef eller arbetsplats.
Dokumentationen ska vara:
- Saklig och korrekt.
- Relevant för ärendet.
- Respektfull och professionell.
Undvik att dokumentera personliga värderingar, rykten eller uppgifter som saknar betydelse för ärendet.
Adato har två vyer, prehab och rehab.
I prehab dokumenteras intyg från medicinska kontroller och anteckningar kring förebyggande arbetsmiljöarbete på individ.
I rehab dokumenteras rehabärenden.
Dokumentationen omfattas av regler om sekretess och skydd av personuppgifter. Endast behöriga personer får ta del av uppgifterna. Medarbetaren har rätt att begära utdrag över dokumenterade uppgifter enligt gällande regelverk. Bevarande, arkivering och gallring av handlingar sker enligt Motala kommuns informationshanteringsplan.
Alla rehabiliteringsärenden ska hanteras i systemet Adato. Syftet är att kunna verifiera åtgärder, bedömningar, beslut med mera. Att i efterhand rekonstruera vad som är gjort är svårt om det inte har dokumenterats.
All dokumentation som förs i Adato, följer automatiskt medarbetaren även om hen byter chef eller arbetsplats inom Motala kommun. Om det finns annan dokumentation eller information, ska du som chef överlämna det till den nya chefen. Möjlighet finns även att skanna in dokument i systemet.
Sekretess och arkivering
Offentlighets- och sekretesslagen styr hanteringen av personliga uppgifter. Alla medarbetare ska kunna lita på att uppgifter i ett rehabiliteringsärende inte sprids till obehöriga. Dokumentation, utöver den i Adato, förvaras i låst utrymme.
När rehabiliteringsärendet avslutas ska dokumentationen arkiveras i medarbetarens personakt. Anteckningar och liknande som inte innehåller uppgifter av betydelse gallras och förstörs. Därefter läggs alla handlingar i ett slutet kuvert som skickas till personalarkivet för arkivering i personakt. Kuvertet märks med ”rehabiliteringshandling”, medarbetarens namn och personnummer och datum.
Systemet hanterar personuppgifter som endast medarbetarens chef, systemadministratör och berörd HR-partner har behörighet till. Medarbetaren har rätt att begära ett utdrag av allt som har dokumenterats i dennes rehabiliteringsärende.