Omtankesamtal
Ett omtankesamtal syftar till att fånga signaler på ohälsa, förebygga sjukskrivning och stödja återgång i arbete.
Ett tidigt stöd för att förebygga ohälsa och underlätta återgång i arbete
Omtankesamtal är ett strukturerat samtal mellan chef och medarbetare.
Syftet är att tidigt fånga signaler på ohälsa, förebygga sjukskrivning och stödja återgång i arbete. Samtalet bygger på dialog och genomförs med stöd av frågeguiden omtankesamtal. Metoden är en del av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete och bygger på AD-A (Arbetsplatsdialog för arbetsgivare).
Samtalsstöd (medarbetarstöd och chefsstöd) och stöd för dokumentation återfinns i Adato.
Du som chef kallar till omtankesamtal när:
- Sjukfrånvaron beräknas bli längre än 14 dagar.
- En medarbetare har upprepad korttidsfrånvaro (3 tillfällen/6 månader).
- Du ser tidiga signaler på ohälsa.
- Medarbetaren själv önskar ett samtal.
Tidiga signaler på ohälsa kan till exempel vara förändrat beteende, svårigheter att koncentrera sig, trötthet, konflikter eller nedsatt arbetsförmåga.
Som chef ansvarar du för att förbereda samtalet.
Tänk på att:
- Boka ett rum, där ni kan prata ostört.
- Avsätta upptill cirka 60 minuter.
- Lämna/skicka frågeguiden omtankesamtal – medarbetarstöd till medarbetaren i förväg. Återfinns bland länkar i Adato.
- Ha ett öppet, respektfullt och lyhört förhållningssätt.
Under samtalet är det viktigt att:
- Ställa öppna frågor.
- Hålla en tydlig och faktabaserad dialog.
- Visa vilja att förstå medarbetarens situation och behov.
- Fokusera på lösningar och möjliga anpassningar.
Omtankesamtal – chefsstöd återfinns bland länkar i Adato.
Du som chef leder samtalet.
Inled samtalet med att:
- Beskriva syftet med mötet.
- Förtydliga tidsramen.
- Fråga om medarbetaren har tankar eller förväntningar inför samtalet.
Samtalet utgår från olika områden, både på och utanför arbetet, som kan påverka hälsa och arbetsförmåga. Frågeguiden innehåller startfrågor och förslag på fördjupningsfrågor vid behov.
Avsluta samtalet med att:
- Sammanfatta vad ni har pratat om.
- Säkerställa att ni har en gemensam bild av situationen.
- Tydliggöra nästa steg, ansvar och eventuell uppföljning.
- Komma överens om hur information ska hanteras vidare.
Omtankesamtalet leder vidare i någon av följande riktningar beroende på medarbetarens situation.
Steg 1 – Ingen ytterligare insats behövs
Medarbetaren kan fortsätta arbeta som vanligt. Fortsätt hålla dialogen levande och följ utvecklingen över tid.
Steg 2 – Behov av arbetsanpassning
Ohälsan påverkar arbetet och det finns behov av anpassningar i arbetsuppgifter eller arbetssituation. Planera ett nytt möte för att gå igenom samtliga arbetsuppgifter och möjliga anpassningar. Vid dokumentation i Adato använd guiden Funktions- och arbetsförmågebedömning.
Steg 3 – Behov av fördjupat stöd
Om situationen är komplex eller svår att bedöma kan företagshälsovården [länk] kopplas in för hälsokartläggning och vidare bedömning, för att underlätta återgång i arbete eller förebygga sjukskrivning.
För beställning av företagshälsovård gå till företagshälsovårdens beställarportal.
Du som chef tar stödanteckningar under omtankesamtalet. Efter samtalet dokumenterar du en sammanfattning i Adato med stöd av guiden för omtankesamtal.
Om samtalet visar behov av generella arbetsmiljöinsatser ska dessa dokumenteras i arbetsmiljöplanen i Hypergene.
