Exitsamtal
Ett exitsamtal ska genomföras när en medarbetare avslutar sin anställning. Exitsamtalet ger oss möjlighet att på ett systematiskt sätt lyssna och ta till oss vad man bland annat tycker om sin tid som medarbetare eller chef, vilka förutsättningar man haft och anledning till att man slutar. Detta är värdefull information som kan leda till förändringar och förbättringar.
Våra medarbetare och chefer, inte bara de som jobbar kvar utan även de som slutat jobba hos oss, är viktiga ambassadörer för hela Motala kommun. Genom att dokumentera och analysera information från exitsamtalet kan vi som arbetsgivare öka våra kunskaper om hur organisationen kan bli bättre på att attrahera och behålla medarbetare och chefer.
Ett exitsamtal är inte att förväxla med det avslutande samtalet som chefen bör ha med sin anställde. Det samtalet handlar mer om praktiska saker såsom återlämning av nycklar, mobil, dator och överlämning av information.
Exitsamtal för medarbetare
När en medarbetare säger upp sig är det viktigt att ta reda på varför. Du som närmaste chef ska ta initiativ till att hålla ett exitsamtal. Om särskilda omständigheter, t.ex. konflikter, gör det svårt eller kanske till och med olämpligt för närmaste chef att hålla exitsamtalet med medarbetaren kan en annan chef göra det.
Ett genomtänkt exitsamtal tar tempen på vårt varumärke och ger medarbetaren ett positivt avslut. Slutar en person frivilligt så finns det en anledning till det. Betyg och rekommendationer ska inte påverkas av samtalet.
Olika typer av exitsamtal kräver olika ansatser. Det är ett gyllene tillfälle att lära sig vad som kunde ha gjorts annorlunda, för om man inte lär sig av dem som slutar kan man tappa fler medarbetare av samma anledning.
Frågorna i samtalet kan variera. Ta gärna hjälp av dessa råd och tips.
Förbered väl
Tala om för medarbetaren att du vill boka in ett samtal innan hen slutar. Berätta om syftet bakom samtalet – att du vill lyssna och ta till dig vad medarbetaren tycker om sin tid i organisationen. Informationen kan leda till förändringar och förbättringar. Var tydlig med att det inte handlar om ett utvecklingssamtal eller att du ska betygsätta medarbetarens prestation.
Känslan inför mötet ska vara positiv. Du kan inte tvinga någon att vara med, men om personen vägrar kan du fråga om det går bra med en skriftlig enkät i stället.
Tid och plats
Det är lagom att lägga in mötet en eller ett par veckor innan medarbetaren slutar, då får viktiga frågor som kommer upp under samtalet tid att landa och avslutet blir inte så abrupt. Mötet ska ske under arbetstid och ha en seriös inramning, men lämna gärna kontoret. Det blir lättare för medarbetaren att prata fritt på neutral mark när inte kollegorna går förbi hela tiden.
Var två om möjligt
Chefen för den som har sagt upp sig är den självklara samtalsledaren vid exitsamtalet. Meddela HR om synpunkter som kan leda till förbättringsåtgärder i organisationen. HR äger de övergripande frågorna och behöver se om det finns några mönster. Slutar till exempel många medarbetare eftersom de inte känner sig hörda? Då behöver något göras åt kommunikationen i organisationen.
Fråga, fråga, fråga
Tanka medarbetaren på så mycket information som möjligt. Ställ frågor om hur medarbetaren har upplevt sin tid i organisationen. Hur gick rekryteringen till, hur var introduktionen, vilka områden har medarbetaren utvecklats inom och vilka utvecklingsmöjligheter har saknats, hur upplevs kulturen och kanske framför allt – har det varit kul att gå till jobbet?
Var ödmjuk
För att medarbetaren ska våga lätta sitt hjärta är det viktigt att du har en ödmjuk inställning, är respektfull och lyhörd. Ibland kan anledningen till att personen slutar vara känslig och väldigt personlig. För att den ska komma fram krävs en respektfull hållning och förmåga hos samtalsledaren att ta emot kritik på ett bra sätt.
Tacka och lyckönska
Det är skönt för en medarbetare att känna att hans eller hennes upplevelser och åsikter tas tillvara. Antagligen har hon eller han investerat mycket tid och energi i sitt arbete. Ett lyckat exitsamtal ska därför lämna en skön känsla av uppskattning. Önska lycka till och smäll inte igen dörren utan lämna öppet för personen att komma tillbaka (förutsatt att så är fallet). En före detta medarbetare är med och skapar vårt varumärke och hur avslutet blir påverkar hur personen kommer att prata om oss.
Det finns en mall som kan användas som stöd i ett samtal med medarbetare som slutar sin anställning.
Vill du hellre skicka ut frågorna kan de läggas in i kommunens enkätverktyg Esmaker.
När det gäller exitsamtal för chefer som slutar hålls de alltid av HR. Frågorna är av övergripande karaktär och berör följande områden:
- Tankar och vision om rollen som chef
- Rekrytering och introduktion
- Chefsuppdraget och stödet
- Möjlighet till kompetensutveckling
- Trivsel och orsak till avslut
Om det framkommer kritik under samtalet som riktar sig mot en person, ska det hanteras på samma sätt som all annan typ av personkritik det vill säga av chefens chef och personalchef.
Vem kallar till exitsamtal för chefer?
Det är HR som kallar till exitsamtal och meddelar detta till närmaste chef. Om detta av någon anledning inte skulle ske är det viktigt att du som slutar tar kontakt med HR, hr@motala.se.