Planeringsprocessen

I delprocess STARTA UPP utvärderas förra årets process. Förbättringar arbetas in i tidplan och anvisningar för den kommande processen.

I delprocessen fastställs planeringsförutsättningar och de preliminära ekonomiska ramar som förvaltningarna ska basera sin verksamhetsanalys på. I slutet av delprocessen hålls ett startmöte. Den information och statistik som samlas in löpande görs tillgänglig inför analysarbetet.

Objekt in:

• Beslutad process.

Objekt ut:

• Tidplan och anvisningar.
• Planeringsförutsättningar.
• Statistik och information för analys.

V. 48-49 Utvärdera föregående års process

Erfarenheter från förra årets process diskuteras och sammanfattas i en förbättringsplan.

Ansvarig: Planerings- och uppföljningschef

V. 50 Fastställa årets tidsplan och anvisningar

Gemensam tidplan för den kommande processen samt gemensamma anvisningar och mallar för samtliga delar i planeringsprocessen fastställs.

Ansvarig: Planerings- och uppföljningschef

V. 51-52 Fastställa planeringsförutsättningar och preliminära ekonomiska ramar

Preliminära driftramar per förvaltning samt utrymme för investeringar fastställs utifrån resursfördelningsmodell och beslutade finansiella mål. Övriga parametrar och förutsättningar som ska ligga till grund för den ekonomiska värderingen av verksamhetsanalysen fastställs också.

Ansvarig: Kommundirektör
Deltagare: Kommunens ledningsgrupp

V. 4 Startmöte

Chefer och stödfunktioner som ska delta i arbetet med verksamhetsanalysen samlas inför uppstarten av arbetet.

Ansvarig: Förvaltningschef.
Deltagare: Verksamhetschefer, stödfunktioner

V…-5 Tillgängliggöra insamlad statistik och information

Insamling av information och statistik som ska ligga till grund för verksamhetsanalysen sker löpande under året. I samband med denna aktivitet säkerställs att detta görs tillgängligt för alla berörda.

Ansvarig: Framgår av detaljerade anvisningar.

I delprocess ANALYSERA genomför förvaltningarna sina verksamhetsanalyser. Verksamhetsanalyserna beskriver och värderar nuläge och framtid. Utifrån en ekonomisk avstämning av analysen konstateras behov av prioriteringar. Förslag till effektivisering och ransonering tas fram utifrån de ekonomiska förutsättningarna.

Verksamhetsanalyserna kvalitetssäkras och sammanfattas inför nämndernas behandling.

Objekt in:

• Tidplan och anvisningar.
• Ekonomiska förutsättningar.
• Statistik och information för analys.

Objekt ut:

• Sammanfattad analys och tydliggjorda möjligheter/behov av prioriterade förändringar.

V. 6-9 Genomföra analys av nuläge och framtid

Verksamhetsanalys upprättas som beskriver och värderar nuläge och framtid. Utifrån en ekonomisk avstämning av analysen konstateras behov av prioriteringar. Förslag till effektivisering och ransonering tas fram utifrån de ekonomiska förutsättningarna.

Ansvarig: Verksamhetschef.
Deltagare: Stödfunktioner

V. 10-11 Kvalitetssäkra och sammanfatta verksamhetsanalys inför nämnden

Avstämning av att verksamhetsanalyserna innehåller alla delar enligt anvisningarna och att de ekonomiska konsekvenserna är beräknade. Analyserna sammanfattas i ett sammanställningsblad inför nämndernas behandling.

Ansvarig: Förvaltningschef.
Deltagare: Verksamhetschef, stödfunktioner

I delprocess PRIORITERA INOM NÄMND genomförs en strategisk diskussion i nämnden med utgångspunkt i de genomförda verksamhetsanalyserna. Diskussionen leder fram till ett yttrande från nämnden kring prioriteringar inom ram och förslag till kommunövergripande prioriteringar samt förslag till ransonering och effektivisering.

Objekt in:

Sammanfattad analys och tydliggjorda möjligheter/behov av prioriterade förändringar.

Objekt ut:

Yttrande om nämndens/styrelsens prioriteringar.

V. 12 Genomföra strategidiskussion i nämnd

Nämnden genomför en strategidiskussion kring nuläge, framtid och prioriteringsbehov som uttrycks i de genomförda verksamhetsanalyserna.

Ansvarig: Förvaltningschef.

V. 12–13 Avväga strategidiskussionen med avseende på behov och anpassning

Förvaltningschef och nämndens ordförande gör en avvägning av strategidiskussionen och bedömer behov av anpassning av prioriteringarna inför nämndens yttrande.

Ansvarig: Förvaltningschef och ordförande.

V. 13–15 Bereda förslag till yttrande

Förvaltningen bereder ett förslag till yttrande. Yttrandet innehåller beslut om prioriteringar inom nämndens ram samt förslag till kommunövergripande prioriteringar och investeringsprioriteringar. Yttrandet innehåller också förslag till effektivisering och ransonering. Förslag till kommunövergripande prioriteringar samt effektivisering och ransonering är beskrivna och rangordnade enligt  prioriteringsmodellen och innehåller konsekvensanalyser.

Ansvarig: Förvaltningschef.

V. 16 Yttrande från nämnd/styrelsen

Nämnden/styrelsen beslutar om prioriteringar med utgångspunkt i det förslag som upprättats av förvaltningschefen.

Ansvarig: Nämnden/styrelsen.

I delprocess PRIORITERA OCH BESLUTA KOMMUNÖVERGRIPANDE värderas de gemensamma behoven utifrån nämndernas/styrelsens yttranden. Prioriteringar görs och beslut fattas om resursfördelning och finansiering.

Objekt in:

Yttrande om nämndens/styrelsens prioriteringar.

Objekt ut:

Beslut om Mål och Resursplan samt Finansplan.

V. 17–19 Sammanställa och analysera nämndernas yttranden

Utifrån nämndernas/styrelsens yttranden analyseras och värderas gemensamma behov enligt de perspektiv som är beslutade. Arbetet resulterar i förslag till gemensamma prioriteringar samt förslag till effektivisering och ransonering som lyfts till prioriteringsforum.

Ansvarig: Kommundirektör
Deltagare: Kommunens ledningsgrupp

V. 18 Uppdatera ekonomiska förutsättningar

De ekonomiska förutsättningarna och finansieringen av kommunens verksamhet uppdateras utifrån en reviderad befolkningsprognos samt skatteprognos. De uppdaterade förutsättningarna tydliggör prioriteringsutrymmet inför prioriteringsforum.

Ansvarig: Planerings- och uppföljningschef

V. 20 Genomföra prioriteringsforum

Förslag till gemensamma prioriteringar samt finansiering av dessa diskuteras. Prioriteringsforum genomförs med såväl majoritet som opposition.

Ansvarig: Kommundirektör
Deltagare: Förvaltningschef och ordförande

V. 22–23 Bereda förslag till Mål och Resursplan

Utifrån diskussionen i prioriteringsforum bereds ett förslag till Mål och Resursplan. Avstämning sker med ordföranden och förvaltningschefer i beredningsfasen.

Ansvarig: Kommundirektör
Deltagare: Förvaltningschef och ordförande

V. 25 Besluta om Mål och Resursplan (MoR) i kommunstyrelsen

Beslut om resursfördelning drift och investering, politisk inriktning samt förslag till finansiering. MoR blir styrande för nämndernas planeringsarbete i delprocesserna planera övergripande och detaljplanera.

Ansvarig: Kommunstyrelsen

V. 34 Besluta om Mål och Resursplan (MoR) i kommunfullmäktige

Beslut om resursfördelning drift och investering, politisk inriktning samt förslag till finansiering. MoR blir styrande för nämndernas planeringsarbete i delprocesserna planera övergripande och detaljplanera.

Ansvarig: Kommunfullmäktige

V. 39 Uppdatera ekonomiska förutsättningar

De ekonomiska förutsättningarna och finansieringen av kommunens verksamhet uppdateras utifrån en reviderad skatteprognos. De uppdaterade förutsättningarna tydliggör de slutliga förutsättningarna inför beslut om finansplan.

Ansvarig: Planerings- och uppföljningschef

V. 43 Besluta om Finansplan i kommunstyrelsen

Bekräftelse av resursfördelning per nämnd och verksamhetsområde. Beslut om skattesats, taxor, målnivåer.

Ansvarig: Kommunstyrelsen

V. 46 Besluta om Finansplan i kommunfullmäktige

Bekräftelse av resursfördelning per nämnd och verksamhetsområde. Beslut om skattesats, taxor, målnivåer.

Ansvarig: Kommunfullmäktige

I delprocess PLANERA ÖVERGRIPANDE analyserar varje förvaltning effekterna av beslutad Mål och Resursplan och föreslår övergripande inriktning för verksamhetsplan och resursfördelning. Beslut om detta sker av förvaltningschef.

Objekt in:

Mål och Resursplan – MoR.

Objekt ut:

Beslut om övergripande resursfördelning samt inriktning för det kommande årets verksamhetsplan.

V. 23–24 Genomföra uppstartsmöte för övergripande planering per förvaltning

Förvaltningen genomför ett uppstartsmöte för att planera höstens arbete med den övergripande planeringen.

Ansvarig: Förvaltningschef
Deltagare: Verksamhetschef

V. 25–37 Bereda förslag till inriktning verksamhetsplan, övergripande resursfördelning samt taxor

Utifrån den beslutade Mål och Resursplanen analyserar förvaltningen vilka effekter detta får för resursfördelning och taxor. Ett förslag till övergripande resursfördelning per verksamhetsområde utarbetas samt inriktning för kommande års verksamhetsplan. Förslag till eventuellt reviderade taxor bereds.

Ansvarig: Förvaltningschef
Deltagare: Verksamhetschef

V. 38 Besluta om taxor inom nämndens ansvarsområde

Nämnden beslutar om taxor inför kommande verksamhetsår.

Ansvarig: Nämnd/styrelsen

V. 40–42 Genomföra riskanalys internkontroll

Varje förvaltning genomför en riskanalys för att identifiera och värdera vilka risker som finns i verksamheten samt bedöma hur dessa ska hanteras.

Ansvarig: Förvaltningschef
Deltagare: Verksamhetschef, stödfunktioner

V. 42 Besluta om inriktning verksamhetsplan samt resursfördelning

Beslut om resursfördelning på verksamhetsnivå samt en övergripande inriktning för förvaltningens verksamhetsplan. Beslutet blir styrande för enheternas arbete med budget och verksamhetsplan.

Ansvarig: Förvaltningschef

I delprocess DETALJPLANERA upprättas detaljerad budget och verksamhetsplan på enhetsnivå. Nämnden beslutar om Mål och Resursplan med uppdrag till förvaltningen samt Internkontrollplan.

Objekt in:

Beslut om övergripande resursfördelning samt inriktning för det kommande årets verksamhetsplan.

Objekt ut:

Detaljerad verksamhetsplan och budget per enhet.

V. 43–52 Upprätta verksamhetsplan och budget per enhet

Detaljerad resursfördelning och verksamhetsplanering genomförs på enhetsnivå med utgångspunkt i nämndens beslut om övergripande resursfördelning och inriktning.

Ansvarig: Enhetschef

Deltagare: Stödfunktioner

V. 46 Informera nämnd om riskanalys och förslag till internkontrollplan

Förvaltningschefen informerar nämnden om genomförd riskanalys och förslag till Internkontrollplan.

Ansvarig: Förvaltningschef

V. 46–47 Bereda förslag till nämndens Mål och Resursplan, Verksamhetsplan och Internkontrollplan

Förvaltningen bereder förslag till nämndens Mål och Resursplan. Förslaget innehåller även nämndens uppdrag till förvaltningen samt internkontrollplan med utgångspunkt från nämndens beslut om övergripande resursfördelning och inriktning, genomförd riskanalys samt kommunfullmäktiges beslut om Finansplan.

Ansvarig: Nämnd/styrelsen

V. 46–47 Genomföra facklig samverkan

Facklig samverkan genomförs på varje förvaltning inför nämndens beslut om Mål och Resursplan inklusive Verksamhetsplan samt Internkontrollplan.

Ansvarig: Förvaltningschef

V. 50 Fatta beslut i nämnd om MoR, nämndens uppdrag till förvaltningen samt Internkontrollplan

Nämnden fastställer Mål och Resursplan som innehåller nämndens uppdrag till förvaltningen samt resursfördelning och internkontrollplan för det kommande året.

Ansvarig: Nämnd/styrelsen

V. 52 Stämma av och godkänna planeringen i beslutsstödsystemet

Planeringen av verksamhet och resurser inför kommande år stäms av och godkänns i beslutsstödsystemet.

Ansvarig: Planering och uppföljning

Under ett valår sker besluten i planeringsprocessen vid andra tidpunkter och besluten om mål och resurser sker dessutom vid separata tillfällen. Detta beror på att det efter ett val sker en översyn av mandatperiodens politiska inriktning som påverkar målstyrningen. Under ett valår sker också en översyn av ledningssystemet för att förbättra och utveckla styrningen inför den nya mandatperioden.

Översyn av ledningssystemet

Inför varje ny mandatperiod sker en översyn och vid behov revidering av ledningssystemet för att förbättra och utveckla styrningen inför den nya mandatperioden. Arbetet med översynen leds av kommundirektören och påbörjas under valårets första kvartal. Beslut om revideringar i ledningssystemet fattas av kommunstyrelsen i juni månad och av kommunfullmäktige i augusti månad valåret.

Process och beslut om resursfördelning

Planeringsprocessen under ett valår följer den ordinarie processen fram till vecka 25 i delprocessen Prioritera och besluta kommunövergripande. Beslut om Mål och Resursplan (MoR) enligt den ordinarie processen blir under ett valår bara ett preliminärt beslut i kommunstyrelsen vecka 25 och detta beslut bekräftas INTE i kommunfullmäktige vecka 34.

Efter valutgången återupptas delprocessen Prioritera och besluta kommunövergripande. Vägledande för dessa prioriteringar är de underlag som förvaltningarna och nämnderna har arbetat fram under delprocesserna Analyser och Prioritera inom nämnd.

Ett definitivt beslut om Mål och Resursplan fattas av den nyvalda kommunstyrelsen i oktober och det nyvalda kommunfullmäktige i november månad. Något särskilt beslut om Finansplan fattas INTE. Resursfördelningen per nämnd beslutas av de nyvalda nämnderna i januari året efter valåret.

Process och beslut om mål

Efter valet utser det nya kommunfullmäktige en tillfällig beredning som har till uppdrag att arbeta fram inriktning och mål för den nya mandatperiodens politik. Beredningens arbete påbörjas i november månad samma år som valet har genomförts. Förslag till politisk inriktning och mål beslutas i kommunstyrelsen senast i februari månad och i kommunfullmäktige senast i mars månad året efter valet. Förvaltningarna arbetar parallellt med beredningen med sina verksamhetsplaner och anpassar dessa till den nya inriktningen och målen. De nya nämnderna fastställer uppdragen till förvaltningen i april månad året efter valåret.