Arbetsledande funktion utan att vara chef
I vissa verksamheter finns medarbetare som har arbetsledande uppdrag utan att vara chef. Uppdraget kan bestå i att vara samordnande, eller ha ansvar för ett eller flera av områdena verksamhet, personal eller ekonomi.
Du som chef har normalt sett ansvaret för personal, verksamhet och ekonomi enligt Motala kommuns gemensamma anvisningar. I vissa verksamheter finns dock medarbetare med arbetsledande uppdrag, som inte formellt sett har en chefsbefattning.
Motala kommun klassificerar sina befattningar enligt Sveriges kommuners och regioners (SKR) klassificeringssystem Arbetsidentifikation (AID).
Vid nyanställning ska du som chef klassificera befattningen med rätt kod, antingen med
- F (funktionsansvar) eller
- L (annan ledningspersonal)
I rubrikerna nedan beskrivs skillnaden mellan F- och L-funktion. Observera att ett beslut finns att inte tillsätta nya så kallade L-funktioner under 2024.
Tänk på att inrättande av en ny arbetsledande funktion är en verksamhetsförändring. Det innebär att du måste genomföra en risk- och konsekvensanalys och att processen ska samverkas med arbetstagarorganisationerna. Läs mer under Att inrätta en ny L-funktion. Förändringen ska även beslutas i styrgruppen för kompetensförsörjning för att säkerställa att dessa funktioner används på ett enhetligt sätt.
Medarbetare med F- eller L-funktion rapporterar till närmsta enhetschef.
Vilka beslut som en medarbetare i F- eller L-funktion har rätt att fatta framgår av nämndens delegationsordning.
Medarbetare som utöver sin anställning tilldelats ett särskilt ansvar för en funktion, som normalt inte ligger i yrkesrollen, benämns funktionsansvarig personal. De kodas med F i personalsystemet, som innebär ett samordningsansvar för en funktion.
Funktionsansvarig personal företräder, planerar och koordinerar arbetet inom en funktion. De har inget formellt ansvar för ekonomi, verksamhet eller personal. Detta skiljer F från A-, B- och C-chef samt L-funktion.
Exempel på ansvarsområden och arbetsuppgifter
Här nedan kan du se vilka arbetsuppgifter som kan ligga inom F-funktionen. Alla delar måste inte uppfyllas.
- leder och fördelar det dagliga arbetet
- samordnande ansvar för del av verksamheten, ekonomin och/eller personal inom enheten
- leda och utveckla del av verksamheten, ekonomin och/eller personal inom sitt arbetsområde
- sakkunnig/stöd inom del av verksamheten, ekonomin och/eller personal inom sitt arbetsområde
- leda, coacha och samordna medarbetare/kolleger inom sitt område
- planera schema, bemanning samt kortare ledighet
- delta i budgetarbetet
Annan ledningspersonal kallas för L-funktion och har ett formellt ansvar för ett eller två av de tre ansvarsområdena
- verksamhet
- ekonomi
- personal.
Det innebär således inte fullt chefsansvar, vilket omfattar samtliga tre områden. Du kan här nedan läsa om vad som ingår i de olika ansvarsområdena.
Medarbetare som delegerats ett sådant begränsat ledningsansvar kodas med L.
Koda rätt i personalsystemet
Då medarbetare kan ha mer än ett ansvarsområde sker kodningen i personalsystemet enligt följande:
- L 1 = Verksamhetsansvar
- L 2 = Ekonomiansvar
- L 3 = Personalansvar
- L 4 = Verksamhets- och personalansvar
- L 5 = Verksamhets- och ekonomiansvar
Tillsätta ny medarbetare
Då L-funktionsansvar innebär formellt ansvar ska tillsättningen samverkas med arbetstagarorganisationerna.
Se även över behovet av delegering av arbetsmiljöuppgifter vid tillsättning av ny medarbetare med L- eller F-funktionsansvar.
L-funktion med personalansvar
Personalansvar innebär att medarbetaren har ett av arbetsgivaren delegerat ansvar för arbetsmiljön och för att verkställa personaladministrativa beslut. Ansvaret innebär också att företräda arbetsgivaren, förankra fattade beslut inom personalområdet, verka för en enhetlig arbetsgivarpolitik samt leda och utveckla medarbetarnas kompetens.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
Personalansvar innebär mera specifikt att inom ansvarsområdet:
- se till att medarbetarna får möjlighet att delta i utvecklingen av verksamheten och att kompetensutveckla sig
- motivera, engagera och stödja medarbetarna i vardagen
- minst en gång per år genomföra medarbetar- och lönesamtal med direkt underställda
- ansvara för arbetsplatsträffar
- fördela arbetet för underställda medarbetare
- se till att nyanställda medarbetare får introduktion och vägledning
- ansvara för att avslutningssamtal genomförs
- bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete
- följa upp och korrigera för att nå önskat resultat inom personalområdet.
- informera sin närmaste chef om händelser där en underställd medarbetares agerande eller underlåtenhet att agera kan föranleda arbetsrättsligt eller straffrättsligt ingripande.
- i enhetlighet med gällande samverkansavtal samverka med arbetstagarorganisationer
- hålla i arbetsplatsträffar/samverkansträffar enligt samverkansavtal.
- företräda kommunen i sin enhet
- bevaka utveckling och förändring i omvärlden som berör ansvarsområdet
L-funktion med verksamhetsansvar
Verksamhetsansvar innebär ett ansvar för att leda, planera, genomföra, följa upp och utveckla den verksamhet som ansvaret avser. I detta ingår att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt gällande rätt, enligt interna styrande dokument, enligt verksamhetsplan och särskilda beslut samt på ett effektivt sätt som medför att beslutade mål uppnås. Verksamhetsansvaret innefattar även att analysera och vid behov vidta åtgärder med anledning av kritik och rekommendationer av revision eller andra organ.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
Verksamhetsansvaret innebär mera specifikt att inom ansvarsområdet:
- med utgångspunkt i kommunens övergripande mål, definiera verksamhetens uppgifter och mål samt tydliggöra dessa för medarbetarna
- se till att Motala kommuns resurser används effektivt
- se till att det finns en dokumenterad ansvars- och arbetsfördelning samt enhetliga och rättssäkra rutiner
- se till att medarbetarna har tillräcklig information och kunskap för sina arbetsuppgifter samt rätt behörigheter till IT-system utifrån aktuella arbetsuppgifter
- förankra beslut som har betydelse utanför ansvarsområdet, t.ex. i säkerhetsfrågor, samverkansfrågor och klientfrågor som kan få prejudicerande betydelse
- säkerställa den interna styrningen och kvalitetssäkra verksamheten, bl.a. genom egenkontroll och annan intern kontroll
- föreslå ändamålsenliga prioriteringar och lämplig ambitionsnivå för planerad verksamhet
- se till att konsekvensanalyser görs inför avgöranden
- arbeta för att ständigt förbättra verksamheten i enlighet med kommunens mål
- ansvara för miljö- och hälsoskydd
- arbeta för att verksamheten fungerar jämlikt och jämställt för att säkerställa en individanpassad och likvärdig verksamhet
- arbeta för att verksamhet, lokaler och information görs tillgängliga för personer med funktionsnedsättning
- i enhetlighet med gällande samverkansavtal samverka med arbetstagarorganisationer
- företräda kommunen i sin enhet
- svara för sin verksamhet gentemot nämnd och vara ett stöd åt förtroendevalda politiker
- bevaka utveckling och förändring i omvärlden som berör ansvarsområdet
L-funktion med budget- och ekonomiansvar
Innebär ett ansvar för att kostnaderna för en viss period motsvarar den tilldelade budgetramen för samma period.
Ansvarsområden och arbetsuppgifter
Budget- och ekonomiansvar innebär mera specifikt att inom ansvarsområdet:
- analysera, planera, prioritera och genomföra för att nå önskad ekonomi
- se till att tilldelad budget används effektivt och i enlighet med lagar, förordningar och Motala kommuns interna styrande dokument
- ansvar för att organisation och rutiner utformas så att en rättvisande ekonomisk redovisning främjas och erforderlig intern kontroll upprätthålls så att kommunens medel förvaltas på ett betryggande sätt.
- löpande följa upp sin budget och i ett tidigt skede informera sin närmaste chef om budgetavvikelser
- enligt samverkansavtalet löpande informera berörda arbetstagarorganisationer om budget och vid behov avvikande förändringar.
- beslutsattestera fakturor
- inköp till en viss summa (enligt delegationsordning och inköpsorganisationen)
- företräda kommunen i sin enhet
- svara för sin verksamhet gentemot nämnd och vara ett stöd åt förtroendevalda politiker
- bevaka utveckling och förändring i omvärlden som berör ansvarsområdet
Observera att ett beslut finns att inte tillsätta nya så kallade L-funktioner under 2024.
Att inrätta en ny L-funktion är en verksamhetsförändring och innebär att du som chef måste vidta vissa åtgärder. Det ska ske i samråd med HR-funktionen och beslut ska tas av förvaltningen enligt gällande delegationsordning för verksamhetsförändring.
Processen ska också samverkas med arbetstagarorganisationerna.
Risk- och konsekvensanalys
En risk- och konsekvensanalys ska genomföras, för att uppmärksamma eventuella risker med inrättande av L-funktion. Nedan ges förslag på några frågeområden att uppmärksamma i sådan analys.
Vilka frågor kan tas upp i en risk- och konsekvensanalys?
Några förslag på frågeområden att uppmärksamma i en risk- och konsekvensanalys:
- Hur får medarbetaren med L-funktionsansvar förutsättningar att ta ansvaret?
- Har medarbetaren rätt kompetens för att ta uppdraget? Om inte, hur kan arbetsgivaren ge rätt kompetensutveckling? Vilka interna och externa utbildningar behövs?
- I vilka forum kommer medarbetaren med L-funktionsansvar att ingå? Kommer den ingå i lednings-/chefsgrupp? Om inte, hur säkerställs det nödvändiga informationsflödet?
- Behörigheter till system, säkerställ att den har rätt till behörighet i de nödvändiga systemen.
- Hur säkerställs att medarbetaren får en motsvarande chefsintroduktion?
- Hur kan medarbetaren samarbeta med alla kommunens stödfunktioner?
- Som L-funktionsansvarig har medarbetaren en eller två av de tre chefsansvarsområdena (personal, ekonomi och verksamhet). Hur säkerställs att medarbetaren kan ta det full ansvaret utan att ha alla tre ansvarsområdena?
- Vid personalansvar, vad innebär det för medarbetarna med längre väg till formell chef?
- Vad innebär det för överordnad chef att ha lämnat ifrån sig del av det formella ansvaret? Hur säkerställs informations- och kunskapsutbytet åt båda håll?