Schemaläggning

1. Schemaläggning sker endast i system, inga manuella underlag hanteras

För att säkerställa effektiv, rättssäker och kvalitativ hantering så sker all schemaläggning i för ändamålet avsedda system. Ordinarie, partiell frånvaro och beredskapsscheman ska hanteras via Timecare MA. Manuella underlag hanteras inte av löneenheten efter införandet av Time Care.

Undantag görs för hantering av scheman med kontinuerlig/fast arbetstid måndag-fredag (dagtid), för medarbetare där endast grundschema i anställning krävs. Dessa hanteras endast i Personec.

2. Varje förvaltning ska fastställa enhetliga grundmallar

För att möjliggöra samplanering, ökad enhetlighet och effektivisering bör antal varianter av scheman/mallar minska inom förvaltningarna.

• För att säkerhetsställa att antalet varianter av mallar minskar bör man årligen se över detta inom respektive förvaltning.
• Målet kommunövergripande  är att ha schemaperioder om fyra veckor.
• Det kan finnas avvikande behov inom vissa verksamheter över hel året, samt att man under sommar/huvudsemestern har ett behov av att se mer än en schemaperiod (t.ex 3 x 4 veckors perioder). Särskild rutin gäller vid dessa avvikelser.

3. Vid prioritering av bemanningskrav skall samplanering göras på lägst verksamhetsnivå

För att säkerställa att verksamheter kan leverera på sitt uppdrag och att dessa bemannas i enlighet med prioritering, bör bemanning ske med hög grad av samplanering på lägst verksamhetsnivå. Det möjliggör heltidsarbete, förbättrade villkor samt multikompetenta vikarier.

4. Bemanning skall alltid motiveras med aktuellt bemanningskrav/prioritering

Alla verksamheter skall bemannas utifrån en medveten prioritering som grundar sig i verksamhetens faktiska behov. Behov grundar sig i att det finns både en fastställd minimibemanning och grundbemanning för verksamheten där Kund/Boendes/Brukares/Elevs behov styr. Beteendeförändring krävs kommunövergripande för att realisera principen. Minimibemanning och grundbemanning blir givande både vid särskilda händelser och i den dagliga planeringen (exempelvis vid sjukfrånvaro).

5. Enhetliga riktlinjer för tillsättande av vikarier skall efterlevas

Nuvarande vikariehanteringen grundar sig på att respektive enhet har sett till eget behov/förutsättning. Ökad enhetlighet vid vikariehantering ökar rörlighet, jämbördighet och transparens. Gäller i huvudsak timanställda vikarier med flera arbetsplatser, men även månadsanställda ska omfattas.

• Kontroll behöver göras för att se till att arbetstidslagen följs.
• Vid tjänstgöring i flera verksamheter måste kommunikation mellan chefer säkerställas.

6. Frånvarorapportering sker enhetligt och i gällande system

För att möjliggöra effektiv bemanningsplanering och uppföljning skall frånvaro läggas in i TimeCare MA/TimePool.

• Heltidsfrånvaro planerad och oplanerad läggs in av schemaplanerare eller motsvarande stödfunktion.
• Partiell frånvaro för föräldraledighet och tjänstledighet går in automatiskt från Personec.
• Frånvaro rapporteras av månadsanställda medarbetare i Personec självservice.
• Frånvaro för timanställda rapporteras av chef eller stödfunktion via e-tjänst.

När en medarbetare ska sluta för till exempel pensionsavgång, eller andra typer av avslut där man tar ut ledighet eller är arbetsbefriad sista tiden behöver detta läggas in i schemat.

Schemat behöver gälla fram till avslutsdatumet Du fyller ut de sista veckorna som medarbetaren inte arbetar med rätt typ av frånvaroaktivitet. På detta sätt blir saldon och semesterkvot rätt.

Kontakta löneenheten för stöd vid avslut, när medarbetare slutar helt i kommunen.

När en medarbetare får en ny anställning eller ska gå på vikariat kan tidigare anställning avslutas eller läggas vilande. Då är det viktigt att kopiera schemat då det kan försvinna vid överföring av avslut/vilande och ny anställning till MA. Anledningen är att MA inte kan hantera flera anställningar samtidigt. Kopieringen behöver göras innan du gör anställningsunderlaget i Anställningsguiden.

Partiell frånvaro (frivillig frånvaro)

Partiell frånvaro av orsakerna föräldraledighet, tjänstledighet och FLL i Personec exporteras till Time care MA. Sysselsättningsgraden på anställningen räknas ner i Time care MA för att schemaläggning ska ske på faktisk arbetstid. Partiellt schema förs över till Personec.

Vid förändring eller borttag av partiell frånvaro skickas ett mail till lon@motala.se och timecare@motala.se. Får inte registreras manuellt, raderas eller ändras i MA.

Partiell frånvaro (sjukfrånvaro)

Vid partiell sjukfrånvaro exporteras inte frånvaron från Personec till MA, det innebär att anställningens sysselsättningsgrad inte räknas ner automatiskt.

• Det är viktigt att vid sjukdom lägga in aktiviteten partiell frånvaro i schemat i Time care MA, gäller även om medarbetaren inte har schema i MA i vanliga fall (t.ex. pool/resurspersonal el motsvarande).
• Var uppmärksam på att uppdatera omfattningen på aktiviteten i schemat om medarbetaren inte kan följa upptrappning enligt läkarintyget.
• Det får inte läggas in en rad manuellt som partiell frånvaro i anställningen i MA.
• Meddela alltid Löneenheten om det blir ändringar samt se till att ärende för läkarintyg uppdateras i Adato.
• Chefen ska också informera om period/er för sjukfrånvaro och omfattning till  schemaläggare eller motsvarande funktion.

Genom att följa den här rutinen skapas det ett sjukschema i Time care MA som exporteras till Personec, detta är viktigt så att medarbetaren får rätt frånvaroavdrag och sjuklön.

• Chef eller stödfunktion meddelar Löneenheten om medarbetare med långtidsfrånvaro (frånvaro minst 30 dagar) ska tas bort från Time care MA.
• Löneenheten stoppar överföring till Time care MA så att slutdatum sätts på aktiv anställning i Time care MA.
• Chef eller stödfunktion meddelar Löneenheten när medarbetaren åter ska skickas till Time care MA.
• Löneenheten aktiverar Time care MA på medarbetaren i Personec så att medarbetaren exporteras till MA igen.
• När medarbetarens första schema skapas i MA efter långtidsfrånvaro kan det bli saldofel, kontakta i så fall din förvaltnings systemadministratör för att få hjälp med en saldokorrigering.

Frånvaro del av arbetspass

För medarbetare som blir frånvarande under ett nattpass (del av nattpass) behöver frånvaron i Time care MA läggas in på hela arbetspasset. Anledningen är att OB-tillägg och karensavdrag blir fel annars i Personec när nattpass delas upp.

Ex medarbetare har nattpass 21:00-07:00. Medarbetaren blir sjuk kl 00:00 och måste gå hem från arbetet.

• Frånvaro ska registreras 21:00-07:00 i MA.
• Medarbetaren registrerar frånvaron som vanligt i självservice utifrån den faktiska tid de varit frånvarande

Frånvaro registrering framåt

Frånvaro framåt i tiden på nattschema som registrerats i Personec ska inte beviljas av chefen förrän fullständigt schema har kommit in från Time care MA.

Anledningen är att kvot för frånvaro beräknas utifrån schemat, om det inte finns ett fullständigt schema blir kvoten för hög och det går åt många fler semesterdagar, eller vid föräldraledighet för högt löneavdrag.

I Time care MA kan ändringar i det färdiga schemat göras upp till 14 dagar innan. När schemat ändras mindre än 14 dagar innan så utgår en extra ersättning för förskjuten arbetstid eller övertid. För att medarbetaren ska få den extra ersättningen får schemat i MA inte förändras vid förskjuten arbetstid eller övertid. Anledningen är att Personec beräknar ersättningen genom att jämföra skillnaden mellan ordinarie schema och ny arbetstid.

Dessa schemaändringar kan göras i MA:

• Turbyte (medarbetare byter arbetspass med varandra, bör vara samma antal timmar). Ingen extra ersättning eller kompensation utgår vid denna typ av byten, de måste följa arbetstidslagen och detta ansvarar chefen för att kontrollera innan byte kan godkännas och genomföras. Ska endast göras framåt i tiden i MA, annars görs registrering av medarbetaren i självservice.

Dessa schemaändringar får inte göras i MA:

• Förskjuten arbetstid
• Övertid

Anställning kan tas bort om medarbetaren aldrig börjat arbeta och heller inte fått lön utbetalt.

Chef/schemaläggare eller annan stödfunktion begär att anställning ska tas bort.

De ska då maila ett underlag med uppgifter och orsak till lon@motala.se och timecare@motala.se.

Löneenheten och systemförvaltare tar sedan bort anställning.