Nyanställd medarbetare, chefens uppgifter

Stegen i anställningsguiden kan skilja sig beroende på vilket alternativ du väljer, exemplet nedan är för månadsanställning AB.

1. Välj ”Ny anställning”.
   
2. Sök alltid först för att se om personen redan finns i systemet. Sökning görs på personnummer i formatet ÅÅMMDDNNNN. En ID-kontroll där du verifierar personnumret ska alltid göras vid rekrytering.
3. Välj genom att klicka på personkortet som kommer upp.
4. Om du inte får någon träff på personnummer så ska du lägga upp ny genom att välja ”Ny person”. Om personen finns i systemet kan du hoppa över det steget.

Lägg till ny person

1. Tryck på ”Ny person”.
2. Fyll i alla personuppgifter, privat e-post och mobilnummer.
3. Kryssa inte i skyddad adress. Om personen har skyddad adress, kontakta alltid lönesupporten.
   

Lägg till anställningen

1. Välj arbetsplats i organisationen där medarbetaren ska vara anställd.
   
2. Välj typ av anställning från listan.
   
3. Välj befattning genom att söka fram i listan.
   
4. Välj anställningsform.
   
5. Välj anställningstyp.
   
6. Fyll i heltidslön. För medarbetare som ska anställas på mindre än 100 procent ska du också fylla i heltidslön, systemet räknar om lönen till deltid i ett kommande steg. Nyanställda från 1 oktober eller senare ska alltid ha nästkommande års lönenivå.
   
7. Lönetillägg används endast för medarbetare som ska vara anställd i pool eller resurspool eller som brandman med särskild avtalspension. Vid andra typer av löneändringar eller lönetillägg kontakta HR för att få tillgång till formulär för lönebeslut.
   

1. Välj schema utifrån den sysselsättningsgrad som medarbetaren ska anställas på. Anställning ska alltid göras på hel procent dvs inga decimaler i sysselsättningsgraden. Genom att söka och filtrera i den grå sökrutan får du fram en lista på valbara scheman.
2. För medarbetare som ska schemaläggas i Timecare planering MA behöver du välja ett schema med rätt sysselsättningsgrad. Schema från Timecare kommer sedan in i Personec och visar det verkliga arbetsschemat.
3. Det är viktigt att välja ett schema som gäller tillsvidare och som har rätt arbetstid/vecka, sysselsättningsgrad samt helgarbetstid. Du väljer mellan
   • Blank (arbete måndag-söndag)
   • Ej helg (arbete måndag-fredag)
   • Kontorsarbetstid
   • 01 för lärare
   • Arbetsår för uppehållsanställda.
     
4. Om schemat inte finns att välja kan du bocka i ”Schema ej fastställt”. Du får då meddela schemat senare till lönesupporten. Tillfällig utökning av sysselsättningsgrad ska också meddelas separat till lönesupporten (heltal för sysselsättningsgrad gäller även för tillfällig utökning).
5. Fyll i arbetstidsvillkor.
   • Timmar deltid/vecka är antal timmar som medarbetaren ska arbeta i genomsnitt per vecka.
   • Timmar heltid/vecka är antal timmar som motsvarar heltidsmåttet per vecka.
   • Utifrån det du fyllt i beräknas anställningens sysselsättningsgrad, decimaler på sysselsättningsgrad är i regel inte tillåtet.
     
6. Om medarbetaren ska anställas med jour eller beredskap väljer du en tidtyp, annars hoppar du över detta fält.
   

Rekryteringsinformation

Fyll i uppgifter för rekryteringsväg och rekryteringssätt.

Intern: kommer från anställning i Motala kommun.
Extern: kommer från anställning utanför Motala kommun, exempelvis annan kommun eller regionen, privat sektor, gäller även om man varit student och så vidare.

Information till löneenheten

I rutan ”Information till löneenheten” ska du ange information till löneenheten:

• om medarbetaren ska schemaläggas i Timecare MA och/eller bokas i Timepool
• vilket flexavtal medarbetaren ska ha
• avvikande kontering eller fördelning i procent
• Orsak till vikariat exempelvis Föräldraledighet (inga personuppgifter får skrivas in)
• avvikande pensionsavtal
• om medarbetaren ska ha distansarbetsavtal
• om medarbetaren ska ha vilande anställning.

Information till anställningsavtalet

I rutan ”Information till anställningsavtalet” lägger du in information som ska skrivas in på anställningsavtalet, till exempel krav på körkort, yrkeslegitimation eller om beredskap kan förekomma.

För timanställda eller personal i pool kan du kopiera och klistra in någon av de föreslagna standardtexterna.

Kolla igenom sammanfattningen för anställningen och skicka sedan till löneenheten för verifiering genom att klicka på knappen ”Sänd för verifiering”.

När verifiering och anställningsavtal är klart får du tillbaka ärendet. Du får dock ingen avisering till din mejl utan får gå in i anställningsguiden för att hitta dina ärenden som ska skickas för signering.

Ärenden för signering hittar du under menyn ”Klar att bevilja” på startsidan i anställningsguiden.

1. Gå in på ärendet genom att klicka på det, du kan då granska avtalet. Skulle något på avtalet vara fel kontaktar du lönesupporten, annars skickar du avtalet för signering.
   
   
2. Gå sedan till din e-post och öppna mejlet för att signera avtalet.
   
3. För att granska och signera avtalet klickar du på knappen ”Fortsätt” i mejlet.
   
4. Du ser nu avtalet som du ska signera och klickar på ”Skriv under dokument”.
   
5. Signera med bank-id.
6. När du som chef har signerat får medarbetaren automatiskt ett mejl med en länk för att signera.

En kvittens skickas ut vid signerat avtal. Där får medarbetaren ett välkomstmejl med länk till en första introduktion och kan även ladda ner sitt signerade avtal.

Du kan alltid se dina pågående ärenden på startsidan i Anställningsguiden.

Om det behövs en ny dator med tillhörande tangentbord, mus eller skärmar ska du som chef beställa det via Serviceportalens e-tjänst för beställning av IT-arbetsplats:

Ny IT-arbetsplats – beställning

IT-enheten ser till att medarbetaren får en dator att använda, men det är inte alltid det blir en helt ny dator.

Övrig IT-utrustning

Viss IT-utrustning finns att beställa i Advanias webbshop. Du som är chef eller behörig beställare kan skapa ett konto och beställa direkt därifrån.

Advanias webbshop

Övriga IT-tillbehör kan beställas av behöriga beställare utifrån aktuella avtal i avtalsdatabasen. Sök på produktkategorin ”IT, Telefon & Kommunikation” för att se vilka avtal du ska använda.

Avtalsdatabasen

När du gör ett anställningsunderlag skapas automatiskt

• mejladress
• användarnamn
• användarkonto.

Du beställer andra behörigheter till mappar, system och program via e-tjänsten som du hittar här: Behörigheter – beställning

Om det behövs en ny telefon ska behörig beställare beställa det via Advanias webbshop. Ni kan annars återanvända en befintlig telefon som finns på enheten. Tänk på att den alltid ska ominstalleras enligt IT-enhetens guide innan en ny medarbetare tar över den.

Abonnemang till telefonen beställs via Serviceportalen: Beställning av abonnemang

Guider för fabriksåterställning

Lathund Iphone – Fabriksåterställning av telefonen

Lathund Samsung – Fabriksåterställning av telefonen

I samband med att medarbetaren skriver på sitt anställningsavtal skickas en digital första hälsning automatiskt ut från arbetsgivaren.

Planera för introduktionen i god tid. Informera alla på arbetsplatsen om den nya medarbetaren. Tag hjälp av Planera introduktion av ny medarbetare – checklista.

Du som ansvarig chef planerar för introduktionen.

Skicka gärna ett välkomstbrev så att din nya medarbetare  känner sig välkommen och trygg med vad som kommer att hända de första dagarna på nya jobbet.

Mall för välkomstbrev för ny medarbetare

Du kan läsa mer om hur du ska fortsätta introduktionen av medarbetaren när hen är på plats här:

Medarbetarintroduktion

Chefsintroduktion

Ett anställningsärende kan returernas om det behöver ändras eller kompletteras.

Returnerade ärende kommer upp i självservice under anställning, klicka på ärendet för att åtgärda.

Tryck på föregående för att gå tillbaka till det som ska ändras eller kompletteras.

Gör ändringar och tryck på nästa tills du ser sammanställningen.
Kontrollera att ändringen visas i sammanställningen och tryck Sänd för verifiering.

Om inga ändringar ska göras så behöver du gå på knappen föregående för att komma till rutan Övrig information där du skriver kommentar t.ex anställningsdatum ska inte ändras för att kunna sända till Lön igen.

Du kan avbryta ett anställningsärende som inte är skickat för verifiering genom att gå in på sidan ”Anställning” i Anställningsguiden. Här ser du alla dina pågående ärenden.

Tryck på papperskorgen för att ta bort ärendet

Om det inte finns någon papperskorg är ärendet skickat för verifiering. För att ta bort ärende som är skickat till verifiering kontaktar du lönesupporten.