Sjukfrånvaro och sjukersättning

Du som chef ansvarar för att enheten/arbetsplatsen har väl kända rutiner för hur en sjukanmälan görs och hur arbetsplatsen hanterar när någon sjukskrivs. Du kan använda checklistan som stöd när du tar fram rutinen. Rutinen ska vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som ses över minst en gång per år eller vid förändring.

Checklista – Sjukanmälan

Rutin – Läkarintyg för dig som chef under semestern

Under sommaren är det möjligt med en tillfällig avvikande rutin för er chefer som har en utsedd chefskollega som täcker upp för er under er semester. Om du har en chefskollega som ska hantera dina medarbetares frånvaro under din semester måste du som ansvarig chef informera alla medarbetare om er nya rutin och kontaktuppgifter. Hur och till vem den ska rapportera sin frånvaro eller lämna intyget. Detta måste vara tydligt och väl känt för alla medarbetare.

Du som chef som täcker upp för din frånvarande chefskollega mejlar följande uppgifter till lon@motala.se

• Födelsedatum
• Förnamn och efternamn
• Datumperiod
• Sjukskrivningsgrad (%).
• Vid läkarintyg med upptrappning är det viktigt att ange samtliga perioder och sjukskrivningsgrad.
• Om något ändras är det viktigt att meddela detta till Löneenheten och schemaplanerare löpande, till exempel om medarbetaren inte kan följa läkarintyget eller börjar arbeta tidigare.

Du ska inte bifoga intyget utan det måste fortsättningsvis scannas in i Adato av ansvarig chef när medarbetaren är tillbaka i tjänst.

Du som ansvarig chef har det formella ansvaret för arbetsmiljön även under din tillfälliga ledighet, vilket framgår av fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Det är viktigt att du efter din ledighet säkerställer att rätt uppgifter registrerats och att du scannar in intyget i Adato.

När en medarbetare är frånvarande på grund av sjukdom mer än sju dagar måste ett läkarintyg lämnas in. Här ser du processen för läkarintyg och viktig information om hanteringen då intyget innehåller känsliga uppgifter.

1. Du som chef tar in en kopia på läkarintyget från medarbetaren.
2. Kontrollera att läkarintyget innehåller korrekta uppgifter:
   • personnummer
   • namn
   • omfattning som arbetsförmågan är nedsatt
   • underskrift av läkare eller tandläkare.
3. Scanna in läkarintyget.
4. Följ instruktionen för att lägga in läkarintyget i Adato som du hittar under nästa rubrik.
5. Vid partiell frånvaro måste ett underlag för sjukschema skickas till Löneenheten (gäller ej om medarbetaren har schema i Time care MA, då görs sjukschemat där). Chefen ska informera om period/er för sjukfrånvaro och omfattning till  schemaläggare eller motsvarande funktion. Samt stämma av att medarbetaren följer läkarintyget och meddela schemaläggare och Löneenheten.
6. Löneenheten registrerar in sjukfrånvaron enligt läkarintyget.
7. När du gjort ovan steg så är det viktigt att du inte sparar kopian utan strimlar den.

Observera att det kan dröja ett tag innan läkarintyget blir utskrivet till medarbetaren. Du som chef ska under tiden ha en dialog med medarbetaren om omfattning och period för sjukfrånvaron. Meddela detta så snart som möjligt till löneenheten för registrering i Personec för att undvika att det uppstår en löneskuld samt till schemaläggare eller motsvarande funktion.

Såhär gör du som chef för att lägga in läkarintyget i Adato.

1. Gå in i rehabärendet på vald medarbetare i Adato. Om medarbetaren inte har ett pågående rehabärende men är sjuk så behöver du först skapa ett rehabärende.
2. Välj ”Intyg”.
   
3. Fyll i mellan vilka datum som läkarintyget är giltigt samt den frånvarograd som medarbetaren är frånvarande.
   
4. Om det är så att läkarintyget beskriver en upptrappning av frånvarograd i flera steg så skapar du flera intyg, ett för varje steg i upptrappningen och hur länge det steget pågår.
5. Välj ”Läkarintyg” som intygstyp och välj sedan anledning till att medarbetaren är frånvarande.
   
6. Bifoga det inscannade läkarintyget under ”Lägg till dokument”.
   
7. Tryck nu ”Spara” längst uppe i högra hörnet av guiden. Sedan är du färdig!
8. Det är viktigt att uppdatera om något ändras till exempel om medarbetaren inte klarar att följa planen för upptrappning eller om de kan börja arbeta mer/tidigare. Du uppdaterar då ärendet i Adato med en kommentar:

• Gå in på rehabärendet i Adato
• Gå in på raden för läkarintyg och tryck redigera (symbolen med pennan)

• Skriv in information om hur medarbetaren faktiskt arbetar i rutan beskrivning

När en medarbetare är partiellt frånvarande på grund av sjukdom måste ett nytt schema skapas. Grundregeln är att utgå från att medarbetaren ska arbeta en del av de ordinarie arbetspassen på sitt befintliga schema. Vid exempelvis sjukskrivning på 50 % ska medarbetaren arbeta en halv ordinarie arbetsdag.

Ska schemat förläggas på något annat sätt måste en överenskommelse med läkare och Försäkringskassan göras. Om det inte redan framgår av läkarintyget att det är medicinskt motiverat att förlägga arbetstiden på annat sätt än del av dag, behövs en kontakt upprättas med sjukskrivande läkare. För kontakt med läkare hänvisas till kontakt med rehabkoordinator på gällande vårdcentral/vårdgivare.

Vid kontakt med Försäkringskassan kontaktas i första hand medarbetarens Försäkringsutredare, om det finns kända kontaktuppgifter. I andra hand kontaktas Motala kommuns kontaktperson.

Glöm inte bort att alla åtgärder som överenskommes med medarbetaren i dennes arbetsåtergången, så som denna åtgärd med successiv upptrappning/arbete del av dag, ska dokumenteras i ”Plan för återgång i arbete” (se Adato).

Exempel på ordinarie respektive nytt schema vid partiell sjukfrånvaro.

Medarbetare som beviljats sjukersättning (partiell alternativt hel) av Försäkringskassan enligt Socialförsäkringsbalken (SFB) ska snarast lämna kopia av beslutet till sin chef. Denne ska alltid ankomststämpla den inkomna handlingen och sända det vidare till HR-partner för fortsatt handläggning.

• Vid hel sjukersättning kommer anställningen att avslutas, det sker månaden efter att beslutet kommit in.
• Vid partiell sjukersättning omregleras anställningen till en tjänst med lägre sysselsättningsgrad enligt fastställd formel i kollektivavtalet AB.