Bemanning, beredskap och vikarier i Personec

Alla timanställda medarbetare ska rapportera sin arbetstid i Självservice. Rapporteringen görs i funktionen ”Avvikande tjänstgöring”. Enda undantaget är medarbetare som bokas via Timepool. Du hittar instruktion om det nedan.

1. Gå in på fliken ”Chef” och ”Beslut och rapportering”.
2.  Gå in på ”Beslutslista” och ”Ej beviljade” för att hitta oattesterade poster. Det är viktigt att ”Period” är inställd som ”Alla perioder”.
   
3. Sortera gärna listan på orsak för att enklare få överblick.
4. Kontrollera så att inrapporterade tider stämmer överens. Om någon tid är felaktig kontaktar du medarbetaren och ber hen lägga in det korrekt i Självservice. Därefter kan du bevilja.
5. Kontrollera att rast är inrapporterat på arbetspass som överstiger fem timmar.
6. Om en administratör har tillstyrkt visas ett kryss i rutan ”Tst” och du vet då att den är kontrollerad.
7. Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bev”.

OBS! Det är viktigt att du attesterar posterna för föregående månad. Om det finns poster som avser tidigare månader måste löneenheten kontaktas för manuell hantering och utbetalning.

Tipsa gärna timanställda medarbetare att använda meddelanderutan för information till chef.

Tillstyrka arbetad tid

 Låt gärna en administratör kontrollera och tillstyrka:

• rapporterad tid
• kontrollera att rast är inrapporterat på arbetspass som överstiger fem timmar
• komplettera med avvikande konto i de fall det behövs.

Alla störningar (larm/aktivt arbete) under beredskap ska rapporteras av medarbetaren i Självservice. Tänk på att ersättningen betalas ut månaden efter, så enbart föregående månads poster ska attesteras.

Orsaken ”Störning J/B pengar” alternativt ”Störning J/B ledighet” används för att få rätt övertidsersättning enligt kollektivavtalet när medarbetare utfört aktivt arbete/larm under beredskap. Detta registreras i ”Avvikande tjänstgöring”, en post per tillfälle.

• Restid ska räknas in och ersätts inom tiden för aktivt arbete.
• Aktivt arbete/larm registreras i faktiska minuter. Systemet sköter avrundning upp till närmaste halvtimme.
• Det är obligatoriskt med meddelande. Där ska det framgå orsaken till att medarbetaren behövde utföra aktivt arbete.

Om medarbetaren börjar sin beredskap innan ordinarie arbetstid enligt schemat är slut för dagen, rapporterar hen in beredskap med start ifrån arbetsdagens slut. Exempel: om arbetsdagen slutar 17.00 och beredskap börjar 16.00, ska medarbetaren rapportera in beredskap från 17.00.

1. Utgå ifrån den fastställda dygnsvilan.
2. Säkerställ hur mycket tid det finns kvar av vilan, från dygnet efter beredskapens slut. Till exempel: torsdag klockan 16.00-24.00 torsdag samt måndag 00.00-07.00, när det avräknats dubbla veckovilor, alltså 72 timmar, inom veckobrytet.
3. Har störningen tidsmässigt ägt rum så att dygnsvilan inte bryts, alltså medarbetaren får minst 11 timmar, leder det inte till åtgärd.
4. Har störningen tidsmässigt ägt rum så att dygnsvilan bryts, alltså medarbetaren får mindre än 11 timmar, notera antal minuter och anledning i Personec under ”Anteckningar”.
5. Efter beredskapsveckans slut sammanställs all tid som orsakats av störningar som har brutit dygnsvilan.
6. Kontrollera om den tiden kan kompenseras med den kvarvarande vilan, alltså veckovilan. Använd det som kvarstår efter att 72 timmar har räknats bort, se punkt 2.
7. Om den inte kan kompenseras, behöver den läggas ut nästkommande dygnsvila. Rekommendationen är att använda måndagen efter avslutad beredskapsvecka. Dygnsvilan läggs ut med hänsyn till verksamhetens behov, dock senast 14 dagar efter beredskapsperiodens slut.
8. Om medarbetaren har semester, är flexledig, blir sjuk eller har annan ledighet direkt efter beredskapsperioden har den kompenserande vilan tillgodosetts.

Rapportera dygnsvila i Självservice

1. Du som chef ska meddela medarbetaren hur mycket och när eventuell kompenserande vila ska förläggas.
2. Medarbetaren registrerar i Självservice på frånvaroorsaken ”Dygnsvila”. Samma orsak används för fredagens veckovila och för eventuell kompenserande dygnsvila på måndag. Kan läggas som heldag eller med klockslag.
3. Du som chef attesterar posten i Självservice.

Vid bokning av vikarier i Timepool måste de attesteras i Personec för att komma in rätt på medarbetaren.

1. Gå in på ”Bemanning” och ”Bok vikpool”.
   
2. Klicka på datumet på den rad du vill godkänna.
3. Väl ”Avvikande tjänstgöring”.
4. Fyll i ”Ordinarie arbetstid” som orsak.
5. Fyll i bemanningstyp, till exempel ”Vikarie för frånvaro”.
6. Bocka i rutorna ”Tillstyrkt” och ”Beviljad” om du som godkänner är chef eller har delegerats uppgiften.
7. Spara.

Bokningar i Timepool skickas till Personec max 14 dagar bakåt från dagens datum. Det innebär att bokningar ska undvikas att göras i efterhand i Timepool. Viktigt att veta är också att en bokning inte skickas till Personec förrän datumet för det bokade passet har infallit. Exempelvis en bokning som gäller ett arbetspass 15 mars skickas tidigast 15 mars.

Vid till exempel utlåning av personal mellan arbetsplatser kan medarbetare bokas i Timepool trots att de är månadsanställda och har ett schema. Den här rutinen gäller även för de som har flera olika anställningar, det vill säga arbetar på flera arbetsplatser.

1. Gå in på ”Bemanning” och ”Bok vikpool”.
   
2. Klicka på datumet på den rad du vill godkänna.
3. Välj ”Avvikande tjänstgöring”.
4. Fyll i ”Ord arbtid avv k-sträng” som orsak.
5. Fyll i bemanningstyp ”Byte av pass”.
6. Bocka i rutorna ”Tillstyrkt” och ”Beviljad” om du som godkänner är chef eller har delegerats uppgiften.
7. Spara.

Gäller bokningen poolpersonal, resurser eller liknande så kan du använda andra bemanningstyper, exempelvis förstärkning.

Om en medarbetare har varit frånvarande från passet måste du ta bort bokningen från den som blivit sjuk i Timepool. Lägg in aktiviteten ”Sjuk dag 1-14” istället. Ta bort bokning och lägg in aktivitet sjuk så snart du vet om förändringen, det går endast att ändra under en begränsad period om 14 dagar bakåt för att ändringen ska gå över till Personec/MA. Vid frånvaro del av dag görs passet om till den tid de arbetat innan de blev sjuka. Informationen både timanställda och pool/resurs personal.

Använd även e-tjänsten för sjukanmälan för timanställda för att meddela löneenheten som registrerar in själva sjukfrånvaron i Personec. Vid del av dag ange klockslag när de gick hem i e-tjänsten.

Sjuk- och friskanmälan, för timanställd

Månadsanställda i pool/resurs rapporterar sin frånvaro i självservice.

I ”Bemanningsöversikt” i Personec kan du enkelt se en översikt för bemanningen på en arbetsplats.

• Ange från- och till datum.
• Välj organisation, verksamhet, enhet eller arbetsplats.
• Tryck på ”Visa blad”.

Du får upp en översiktsbild för att kunna se och planera bemanningen.

• Svart = grundschema
• Rosa = placeringsschema
• Ljus grön = ej beviljad frånvaro
• Mörkgrön = beviljad frånvaro
• Röd = ej ersatt tid (det vill säga ingen vikarie insatt)