Attestera avvikande tjänstgöring, resa och utlägg

För att attestera dina medarbetares avvikande tjänstgöring går du in på fliken ”Chef” och ”Beslut och rapportering”.

Gå in på ”Attest” och ”Samtliga” för att hitta oattesterade poster.

Det är viktigt att ”Period” är inställd som ”Alla perioder”.

1. Kontrollera att det finns ett meddelande och orsak, vilket är obligatoriskt för avvikande tjänstgöring, samt att inrapporterad avvikande tjänstgöring stämmer med vad ni kommit överens om.
2. Kontrollera att det finns rast på arbetspasset.
3. Om meddelande eller orsak saknas eller något är felaktigt ber du medarbetaren komplettera innan du attesterar. Meddelande och orsak ska innehålla anledning till avvikande tjänstgöring.
4. Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bev”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tst”.

Avvikande tjänstgöring som ligger för tidigare perioder betalas inte ut om de attesterats försent. Dessa måste fyllas i på blanketten Tjänstgöringsrapport.

1. Gå in på fliken ”Chef” och ”Beslut och rapportering”.
2.  Gå in på ”Beslutslista” och ”Ej beviljade” för att hitta oattesterade poster. Det är viktigt att ”Period” är inställd som ”Alla perioder”.
   
3. Kontrollera att turbyten är registrerade för innevarande månad.
4. Om något turbyte är felaktigt eller saknas kontaktar du medarbetaren och ber dem lägga in det korrekt i Självservice. Därefter kan du bevilja turbytet.
5. Kontrollera att det finns rast på arbetspasset.
6. Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bev”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tst”.

Om medarbetarens schema ändras med mindre än 14 dagars varsel kan de ha rätt till ersättning för förskjuten arbetstid. Det här gäller om medarbetaren har ett fastställt schema och inte om hen själv tar initiativ till att byta arbetstid, alltså turbyte med en kollega.

Rapportering av förskjuten arbetstid görs på blanketten Tjänstgöringsrapport månad som du som chef attesterar och skickar in till löneenheten. Medarbetaren får ersättning för den tid som skulle varit fritid enligt gällande kollektivavtal.

Om medarbetaren fått varsel om schemaändringen samma dag den gäller har de rätt till ersättning för det förskjutna schemat som fyllnad eller övertid. I dessa fall rapporterar hen in det enligt avvikande tjänstgöring i Självservice. De rapporterar endast tid som ligger utanför sitt ordinarie schema.

Attestera posten under avvikande tjänstgöring i Självservice. Kontrollera att medarbetaren lagt in ett meddelande med orsak till schemaändring samt varseldatum, alltså samma dag som nya arbetspasset.

Du som chef ska attestera det som medarbetare rapporterat via Självservice som tillägg/avdrag. Ett vanligt exempel på tillägg/avdrag är kilometerersättning, som kan betalas ut om medarbetaren använt privat bil i tjänsten.

1. Gå in på attest och samtliga för att hitta oattesterade poster. Det är viktigt att ”Period” är inställd som ”Alla perioder”.*
2. Kontrollera att perioden som är registrerad är inom en månad, annars betalas ersättningen ut för varje registrerad månad.
3. Kontrollera att det finns ett meddelande, vilket är obligatoriskt för tillägg/avdrag, samt att det som är inrapporterat stämmer med vad ni kommit överens om.
   
4. Om meddelande saknas eller något är felaktigt ber du medarbetaren komplettera innan du attesterar.
5. Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bev”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tst”.

Medarbetare ska registrera sin reseräkning för inrikesresa i Självservice. Om de vill ha ersättning för utlägg som gjorts under tjänsteresan måste detta styrkas med kvitton, det gäller exempelvis parkeringsavgift eller biljetter. Kvitton ska alltid begäras digitalt och laddas upp i Självservice. Har medarbetaren inte kunnat få ett digitalt kvitto ska det scannas för kunna laddas upp i ”Mina resor”. Inga kvitton ska skickas per post till Löneenheten.

Löneenheten gör kontroll på ett urval av reseräkningar.

Gör såhär:

1. Gå in på fliken ”Chef” => ”Beslut och rapportering” i Personec.
2.  Gå in på ”Attest” och ”Samtliga” för att hitta oattesterade poster.
3. Klicka på namnet för att se reseräkningen.
4. Kontrollera att resväg och ändamål är ifyllt.
5. Kontrollera även att datum och tider stämmer.
6. Bevilja reseräkningen genom att trycka på bevilja i rutan ”Bev”.
   

Avvikande kontering

Ska resekostnaderna ha avvikande kontering väljer du knappen ”Visa konto” och anger det nya kontot och ansvaret.

Tryck ”OK” för att spara.

Medarbetare registrerar utrikes reseräkningar genom att fylla i blanketten Reseräkning utrikes och skickar den med eventuella kvitton till sin chef för attest.

Du som chef kan lägga till eventuell avvikande kontering. Kontrollera att resan är registrerad enligt överenskommelse och attestera genom att signera blanketten.

Skicka den signerade reseräkningen inklusive eventuella kvitton till löneenheten.

Efter varje månads slut är det viktigt att du attesterar reseräkningar för föregående period så att du hinner skicka vidare underlaget till löneenheten för kontroll och registrering.