Politikerportal

Du tar del av kallelser, handlingar och protokoll via Ciceron assistent i din läsplatta. Assistenten är en webbaserad lösning och du kan komma åt handlingarna i din Ipad, på en dator eller smartphone. Där finns kallelser och protokoll från sammanträden från 2019 och framåt.

Handbok

I handboken kan du läsa om hur du använder Ciceron assistent.

Ciceron assistent handbok

Digital justering av protokoll

Justerare blir informerade via mejl om att det finns ett protokoll för justering i Ciceron Assistent.

Logga in i Ciceron assistent på din Ipad, en dator eller smartphone och välj aktuellt möte i rullisten.

Klicka på protokollet och välja Visa dokument.

Klicka på pennan i listen till vänster.

På nästa sida väljer du metod för underskrift. Välj att justera med bank-ID eller mobilt bank-ID.

För bank-ID behöver du både ha en programvara som installeras på datorn och en kortläsare. Ett mobilt bank-id betyder att du har legitimationen på en privat enhet.

Fyll i personnummer och välj Skriv under.

Öppna bank-ID på din enhet (app på smartphone eller på datorn) och följ instruktionerna.

Glömt din skärmkod

Kommer du inte ihåg din skärmkod som du har för att komma in i din Ipad ringer du Motala kommuns Servicedesk. De kan hjälpa dig så du kommer in i din Ipad genom att tillfälligt ta bort din skärmkod, du tvingas då direkt att skapa en ny kod.

Appar på din Ipad

Saknar du någon av de apparna som kommun förinstallerat (exempelvis Ciceron assistent eller kommunens intranät) på din Ipad så kontaktar du Motala kommuns Servicedesk för vidare hjälp.

Problem med att surfa

Koppla bort Ipaden från eventuellt uppkopplat wi-fi nät. Det gör du genom att gå till inställningar -> wi-fi -> stäng av wi-fi. Symbolen till höger ska då bli vit. Öppna upp safari och gå till en valfri webbsida. Kommer du till den angivna webbsidan fungerar abonnemanget som tänkt.

Tar det väldigt lång tid innan du kommer till angiven sida kan det vara slut på månadens surfmängd. Ny pott får du vid varje månadsbryt. Det kan även vara så att du har dålig täckning där du befinner dig. Har du vidare problem med ditt abonnemang efter dessa tester är du välkommen att kontakta servicedesk så kan de se över ditt abonnemang.

Glömt lösenordet

Hur uppdaterar jag min Motala kommun profil med ett eget mobilnummer för SMS-verifiering om jag glömt lösenordet?

1. Klicka på appen ”Byt lösenord” på din Ipad.
2. Logga in. Ange ditt användarnamn och lösenord för ditt Motala kommun konto
3. Klicka på Uppdatera profil och ange mobilnummer. Mobilnumret ska enbart anges med siffror, t.ex. 0708901234. Välj ett mobilnummer som bara du använder, så att obehöriga inte kan ändra lösenordet.
4. Stäng webbläsaren när du är klar.

Byte av lösenord för ditt kommunkonto

Ditt lösenord behöver bytas en gång om året. Instruktion för hur du hanterar ditt lösenord hittar du här.

Problem med att läsa och skicka mejl på din Ipad

Om mejlen inte fungerar kan det bero på att det är dags att byta lösenord. När lösenordet är ändrat måste du också byta lösenordet för mejlkontot under enhetens kontoinställningar.

Ibland kan mejlsynkroniseringen tappa lösenordet så då måste du gå in och sätta det på nytt.

Avaktiverad Ipad

Har du kommit till läget att din Ipad är avaktiverad detta på grund av för många felaktiga skärmkodsförsök så måste du lämna in den till Motala kommuns Servicedesk för ominstallation/fabriksåterställning.

Support kring Apple-id

Alla hantering av ett eventuellt apple id, så som skapa eller använda det hanterar du själv som användare. Apple har en bra supportsida som du kan ta del av vid behov, https://support.apple.com/sv-se/apple-id. Ingen support för apple-id ges av Motala kommuns Servicedesk.

Defekt hårdvara såsom trasig skärm eller liknande

Slutar din Ipad till exempel att fungera eller skärmen skadas ska den lämnas in i Servicedesk på IT-enheten för vidare åtgärd. Den kan då behöva skickas in till leverantör på reklamation eller service. Den kommer även fabriksåterställas vid inlämning.

Vid stöld av din Ipad

Vid stöld av din Ipad ska du alltid kontakta polisen och genomföra en polisanmälan. Sedan ska Servicedesk kontaktas för spärr av ditt abonnemang.

Hur kopplar jag ihop mitt trådlösa tangentbord med Ipaden

1. Starta tangentbordet med on/off-knappen
2. Tryck på connect-knappen. En indikatorlampa börjar nu blinka och tangentbordet blir synligt för andra
3. Sök efter Bluetooth-enheter på din surfplatta. Det gör du genom att gå till inställningar -> bluetooth
4. När tangentbordet hittats väljer du att koppla ihop enheterna genom att trycka på enheten
5. En kod visas på skärmen för att du ska skriva den på tangentbordet och avsluta med enter
6. När tangentbordet är ihopkopplat kommer indikatorlampan slocknar och tangentbordet är klart att användas.

Servicedesk

Telefonnummer: 0141-22 50 47

Öppettider

Vardagar: 7.00-17.00.

Som förtroendevald har du rätt till arvode när du fullgör ditt uppdrag och för eventuella resekostnader i samband med det.

Du hittar mer information i Reglemente för arvoden och ersättningar till förtroendevalda

Arvoden

Sammanträde

Efter varje sammanträde ska du som förtroendevald rapportera din närvarotid via webbapplikationen Troman Politiker för att få ditt arvode utbetalt. Där ska du även registrera övriga ersättningsanspråk som förlorad arbetsinkomst och reseersättning.

Närvarorapportering och registrering av övriga anspråk ska vara klart senast den sista i månaden för att utbetalning ska ske nästkommande månad. Här följer en länk till Troman Politiker:

Troman Politiker

Här hittar du instruktion för registrering av närvarotid i Troman politiker:

Registrera närvarotid i Troman politiker

Här hittar du instruktion för registrering av anspråk i Troman politiker:

Registrera och rapportera anspråk i Troman politiker

Förtroendeuppdrag enskilt uppdrag

Efter varje enskilt uppdrag ska du som förtroendevald rapportera detta i webbapplikationen Troman politiker för att få ditt arvode utbetalt. Här nedan följer länk till Troman politiker:

Troman Politiker

Här hittar du instruktion för registrering av enskilt uppdrag i Troman politiker:

Registrera enskilt uppdrag i Troman politiker

När du har deltagit på en kurs, konferens eller utbildning på uppdrag av nämnden ska du redovisa uppdraget. Använd mallen nedan och skicka till nämndens sekreterare. Redovisningen bifogas till nästkommande nämndsammanträde.

Mall för redovisning av enskilt uppdrag för förtroendevalda

Löneutbetalning

Vi betalar ut lönen via ditt personnummer genom Nordea, därför behöver du inte lämna in några uppgifter om lönekonto till oss. Du måste anmäla ditt kontonummer till Nordeas kontoregister genom att gå in på deras webbsida eller kontakta dem. Om du redan hunnit få din första utbetalningsavi kan du fylla i uppgifterna på den.

Lönespecifikation

Du kan se en lönespecifikation i Självservice. Här kan du också se dina flex-, arbetstids-, semester- samt kompsaldon. Kontrollera alltid din lönespecifikation så att den stämmer överens med dina arbetstider och eventuell frånvaro.

Självservice kan du bara nå om du är inom kommunens nätverk. Du kan också se din lönespecifikation via din internetbank eller i Kivra.

Du som har lönekonto i Nordea

Gå till www.nordea.se och logga in på din internetbank. Välj Vardagsärenden i huvudmenyn, därefter Konton och sedan e-lönespecifikation och följ anvisningarna för att få din lönespecifikation via din internetbank. Lönespecifikationerna ligger kvar i 18 månader. Du behöver spara ner dem om du önskar spara dem för längre tid.

Du som har lönekonto i Swedbank

Gå till www.swedbank.se och logga in på din internetbank. I menyn till höger väljer du övriga tjänster. Under övriga tjänster väljer du e-lönebesked under övrigt. Se till att tjänsten är aktiverad för att du ska få din lönespecifikation via din internetbank. Lönespecifikationerna ligger kvar i 18 månader. Du behöver spara ner dem om du önskar spara dem för längre tid.

Du som har lönekonto i annan bank

Gå till www.kivra.se och följ anvisningarna för att öppna en digital brevlåda om du inte redan har Kivra. När du registrerat dig kan du sedan logga in med mobilt bank-id. Din brevlåda är nu aktiverad för att ta emot din elektroniska lönespecifikation. Lönespecifikationerna ligger kvar i 18 månader. Du behöver spara ner dem om du önskar spara dem för längre tid.

Intyg om förlorad arbetsinkomst

Du kan också ha rätt att få ersättning för förlorad arbetsinkomst om du behöver vara ledig från arbetet för att kunna delta på sammanträde. När du tillträder ditt uppdrag som förtroendevald behöver du lämna in ett intyg som underlag till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Detta gäller både dig som har en anställning och dig som är egen företagare. Intyget ska lämnas in årligen och om din inkomst eller anställning förändras.

• Intyg förlorad arbetsinkomst
• Ifyllnadsstöd intyg förlorad arbetsinkomst
• Intyg för att styrka inkomst från arbetsgivare

Intyget skickas in till löneenheten.

Reseräkning

Här hittar du blankett för reseräkning: Reseräkning uppdragstagare

Lönesupporten

Saknar du någon information eller har du frågor – Kontakta löneenheten på lon@motala.se eller telefonnummer 0141-22 33 43. Telefontid är måndag-fredag 9.30-12.00.

I förtroendemannaregistret Troman registreras följande uppgifter:

• ditt namn
• personnummer
• kontaktuppgifter
• partibeteckning
• titel
• uppdrag för hantering av nämnd- och styrelseadministration.

I Troman publik som nås via kommunens externa webbplats går det att söka på bland annat förtroendevalda, nämnder och kommunala bolag.

Vilka uppgifter publiceras om mig?

Namn och parti och tilldelad kommunal mejladress publiceras i Troman publik.

Ditt uppdrag och ansvar som ledamot och ersättare i nämnd

Du som ledamot i nämnd har ett ansvar för nämndens beslutsfattande. Det förutsätts att du som ledamot eller ersättare är aktiv under sammanträdet, har läst sammanträdeshandlingar och att du känner till de lagar och regler som följer uppdraget som ledamot i en nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare ska förbereda sig inför sammanträdet genom att läsa handlingar samt bevaka att nämnden har tillräckligt med information för att kunna fatta ett underbyggt beslut.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare är skyldiga att ta del av och känna till de regler som gäller för uppdraget. Till exempel gällande reglementen, nämndens ansvarsområden och gällande ersättningsbestämmelser för förtroendevalda.

Nämndens tjänstgörande ledamöter är kollektivt ansvariga för de beslut som fattas. Den som vill undgå ansvar måste ställa andra förslag i ärendet och reservera sig mot beslutet, det vill säga att aktivt motverka att det föreslagna beslutet kommer till.

Du ska vara påläst och förhålla dig till de jävsregler som gäller. Läs mer: Jävsregler – Motala extranät

Kallelse och sammanträdeshandlingar

Kallelse och handlingar publiceras till ledamöter och ersättare i Ciceron assistent senast fem dagar innan sammanträdet. Kommunfullmäktiges handlingar tillställs ledamöter drygt en vecka innan sammanträdet.

En dag efter att nämndhandlingar tillställts ledamöterna publiceras de till allmänheten, på Motala kommuns sammanträdesportal. Undantag för publicering externt är handlingar som omfattas av sekretess eller innehåller GDPR uppgifter. Det kan förekomma situationer då handling till nämnd publiceras först efter beslut, då på ordförandes inrådan.

Kommunfullmäktiges sammanträden anslås och kungörs en vecka innan sammanträdet.

Handlingar som innehåller sekretess tillgängliggörs till behöriga ledamöter via Ciceron Assistent. Sekretesshandlingar får inte spridas till andra eller skrivas ut. Handlingar med sekretess kan komma att avpubliceras från Ciceron Assistent dagen efter mötet.

Närvaro

Ledamöter i en nämnd har en skyldighet att så långt det är möjligt delta på nämndens sammanträden. Vid frånvaro ska du meddela nämndens sekreterare.
Ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt enligt kommunallagen att avstå från att delta i ett beslut. Om du vill avstå från att delta i ett beslut anmäler du det till ordförande direkt när ärendet tas upp på nämnden.

Vid frånvaro i kommunfullmäktige ska du meddela partiets gruppledare eller politisk sekreterare som kallar in ersättare och meddelar kommunfullmäktiges sekreterare.

En ledamot som infinner sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har inträtt i hens ställe. Det är enligt Reglemente för Motala kommuns nämnder inte tillåtet med växeltjänstgöring. Det innebär att om du avviker från sammanträdet vid annat skäl än vid jäv får du inte återinträda i tjänst, såvida inte ersättaren som trätt in representerar ett annat parti.

Om du som ledamot eller ersättare behöver lämna under ett pågående sammanträde ska du om möjligt göra det mellan två ärenden samt meddela sekreterare och ordförande att du lämnar sammanträdet.

Initiativrätt

Ledamöter i nämnd har enligt kommunallagen initiativrätt, det vill säga rätt att väcka ärenden på nämnden. Ärenden som väcks i nämnd ska ligga inom nämndens ansvarsområde enligt reglemente för Motala kommuns nämnder. Önskar du väcka ett ärende anmäler du det under punkten då dagordningen fastställs. När nämnden behandlar ärendet kan en majoritet i nämnden besluta om ärendet ska utredas vidare eller inte.

Spelregler

En förtroendevald ska respektera demokratin och dess spelregler genom att:

• Följa lagar, förordningar, avtal samt andra bestämmelser som skapats för vår kommun och för det politiska arbetet.
• Arbeta för kommuninnevånarnas och kommunens bästa samt värna om sitt oberoende genom att bortse från egen, närståendes och vänners vinning och själv ta ansvar för att inte hamna i jävsituation.
• Vara väl förberedd och insatt i frågeställningar samt underlag före medverkan vid beslut.
• Hålla sig till kända fakta och vinnlägga sig om en saklig och konstruktiv debatt samt alltid vara sanningsenlig och ärlig.
• Visa respekt för kommunala tjänstemäns arbete och föredragningar och för personer med politiska åsikter som inte stämmer överens med egna uppfattningar. Förolämpningar och personangrepp får inte förekomma.
• Ha en öppen och förtroendefull inställning till kommuninnevånarna och alltid föregå med gott exempel.
• Använda ett vårdat språk och hålla god ton mot andra förtroendevalda, tjänstemän och medborgare både i politiska debatter och på sociala medier.
• Förvalta kommunens ekonomiska, personella och materiella till-gångar samt anvisa allmänna medel på ett noggrant och ansvarsmedvetet sätt.
• Ha rätt att kräva respekt beträffande eget och närståendes privatliv.
• Vara en god demokrat i praktiken.

För att garantera att den offentliga förvaltningen är opartisk finns jävsregler. Kommunallagens jävsregler gäller både för de förtroendevalda och för de anställda. För revisorer och anställda gäller samma jävsgrunder som för nämnder.

Jävsregler

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige fattar alla viktiga övergripande beslut och väljer ut ledamöter till både kommunstyrelsen och de olika nämnderna. Ledamöterna i Kommunfullmäktige väljs av kommuninvånarna vid de allmänna valen vart fjärde år.

Kommunfullmäktige tar bland annat beslut om:

• Kommunens budget
• Kommunalskattens storlek
• Vilka nämnder som ska få finnas i kommunen
• Taxor och avgifter
• Mål för kommunens olika verksamheter

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen leder och samordnar arbetet i Motala kommun och håller uppsikt över nämnderna. Den ansvarar också för kommunens utveckling och för vår ekonomi.

Nämnder

Kommunerna får själva bestämma vilka nämnder de vill ha och det är därför det ser olika ut runt om i Sverige.

Nämnderna består av politiker som är folkvalda och förvaltningarna av anställda tjänstepersoner. Nämnderna tar beslut och förvaltningarna utreder och genomför beslut på uppdrag av nämnderna.

I Motala kommun finns följande nämnder:

• Bildningsnämnden
• Samhällsbyggnadsnämnden
• Socialnämnden
• Tekniska servicenämnden
• Valnämnden
• Vatten- och avfallsnämnden
• Överförmyndarnämnden

Ledningssystem – LedMot

I Motala kommun använder vi ett ledningssystem – LedMot. Syftet är ett gemensamt arbetssätt i hela organisationen. Målet är att skapa största möjliga nytta för våra medborgare och kunder.

LedMot, ledningssystem för Motala kommun

De bärande delarna i LedMot är:

• Kärnvärden
• Organisation och roller
• Vision och politiska prioriteringar
• Målstyrning och uppföljning
• Verksamhetsutveckling
• Styrdokument

I LedMot fastställs grunderna i Motala kommuns övergripande och integrerade ledning. Med övergripande menas att ledningssystemet gäller för hela den kommunala organisationen. Med integrerat menas att de olika delarna fungerar i ett sammanhang och skapar en helhet.

Inför varje ny mandatperiod summeras behovet av förbättringar vid en översyn av ledningssystemet.

Läs mer om ledning och styrning på intranätet.

Kommunallagen

Kommunallagen (2017:725) gäller i alla Sveriges kommuner.

Kommunallagen är en ramlag som, starkt förenklat, talar om vad kommunen får göra och hur det ska gå till när kommunen fattar beslut.

Läs mer

Kommunallagen (SFS 2017:725)

Speciallagar

De flesta av kommunens uppgifter regleras i speciallagstiftning som till exempel skollagen, plan- och bygglagen och socialtjänstlagen. Dessutom finns det lagar som ger fler möjligheter men inte skyldigheter, ett exempel är lagen om kommunala befogenheter, även kallad befogenhetslagen.

Befogenhetslagen är en speciallag. Lagen innehåller ett antal befogenhetsutvidgande bestämmelser. Några exempel är att kommuner kan lämna bidrag till byggande av statlig väg och järnväg eller till högskoleverksamhet som staten ansvar för.

Kommuner kan även vara med och finansiera projekt inom ramen för EU:s strukturfonder och program.

Förvaltningslagen

Förvaltningslagen (2017:900) reglerar förvaltningsmyndigheternas verksamhet. Syftet är att människor som är i kontakt med myndigheter ska behandlas rättvist och demokratiskt.

Lagen garanterar enskilda individers rättssäkerhet i kontakten med myndigheterna, något som även anses involvera snabb och serviceinriktad handläggning, information under handläggningstiden, och att individerna förstår beslutet, anledningen till beslutet och att de har rätt att överklaga.

Särskilda regler gäller för myndighetsbeslut som innebär tvång eller beviljande av förmån för enskilda.

Läs mer

Förvaltningslagen (2017:900)

Tillsammans med löpande beslut realiseras den politiska viljan genom styrande dokument. Dokumenten gör det tydligt både för medarbetare och invånare, brukare och kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas i utförandet av uppdragen. De är också ett sätt att utkräva ansvar när arbetet inte sker i enlighet med vad som är beslutat.

Interna styrdokument

Här kan du söka efter och hitta publicerade styrdokument på kommunens intranät. Här hittar du bland annat delegationsordningar, planer och riktlinjer. Om du ombeds att logga in gör du det med samma uppgifter som du använder för att logga in på din dator eller läsplatta.

Kommunala författningssamlingen

Politiska styrdokument som ingår i den kommunala författningssamlingen finns på kommunens externa webbplats. Dessa hittar du inte genom att söka på sidan för interna styrdokument. Här hittar du bland annat taxor och reglementen för nämnderna.

När du väljs som ledamot eller ersättare i nämnd får du en mejladress dit du kommer att få information som gäller ditt förtroendeuppdrag. De skapas enligt principen förnamn.efternamn@motala.se.

Du ska läsa din politikermejl varje helgfri måndag till fredag. Din mejladress ska du inte använda för privat bruk utan endast i din roll som förtroendevald. Och tvärtom – du ska inte använda din privata mejladress för ditt politiska uppdrag i Motala kommun. Du behöver vara observant på om du får ett mejl som till sitt innehåll är en allmän handling. Då behöver ditt mejl och eventuellt bifogad fil registreras och diarieföras hos den nämnd/styrelse där du är ledamot eller ersättare.

Motion

En fullmäktigeledamot kan bara initiera ett ärende genom att skriva en motion till kommunfullmäk­tige. Det är ett sätt att starta ett ärende kring en fråga som man vill att kommunen ska fatta ett visst beslut i.

En motion kan handla om alla ämnen som ligger inom kommunens kompetens, det vill säga det som kommunen ansvarar för. Den ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter och lämnas till kommunstyrelsens kansli.

Motionens förslag ska utredas av kommunstyrelsen eller en facknämnd, och kommer sedan tillbaka till kommunfullmäktige för beslut.

Riktlinje för handläggning av motioner

Motionen lämnas till kommunstyrelsens kansli via kommunens e-tjänst:

Motioner, interpellationer och frågor – inlämning

Interpellation

Ledamöter i kommunfullmäktige får ställa interpellationer till ordföranden i en nämnd eller en fullmäktigeberedning eller till kommunstyrelsens 1:a eller 2:a vice ordförande. De ska handla om ämnen som hör till fullmäktiges eller denna nämnds/berednings ansvarsområde, men får inte avse myndighetsutövning mot någon enskild. En interpellation bör handla om ett ärende som är av större vikt.

Interpellationen lämnas in via kommunens e-tjänst. Den bör lämnas in senast en vecka före det sammanträde då ledamoten avser att ställa den.

En interpellation som inlämnas senast tre veckor före kommunfullmäktiges sammanträde bör besvaras vid detta sammanträde. En interpellation som  inlämnas senare än tre veckor före kommunfullmäktiges sammanträde anmäls vid sammanträdet och bör besvaras vid nästkommande sammanträde.

Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt.

Interpellationen lämnas till kommunstyrelsens kansli via kommunens e-tjänst:

Motioner, interpellationer och frågor – inlämning

Fråga

Medan en interpellation är till för att initiera debatt i fullmäktige är en fråga till för att inhämta sakupplysningar. En fråga bör vara skriftlig och inkomma till kommunstyrelsens kansli senast en vecka före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den.

Frågan lämnas till kommunstyrelsens kansli via kommunens e-tjänst:

Motioner, interpellationer och frågor – inlämning

Förtroendevald som önskar avsäga sig ett uppdrag innan mandatperioden gått ut, ska använda Motala kommuns e-tjänst för avsägelse av förtroendeuppdrag. Du loggar in med Bank-ID och fyller i uppgifterna.

Avsägelse förtroendeuppdrag som e-tjänst