Registerutdrag
För vissa tjänster ska du som chef begära in registerutdrag innan anställningen kan erbjudas. Här kan du läsa när detta gäller samt hur du registrerar detta i Winlas.
Informera redan i annonsen om att en kontroll av registerutdrag kommer att ske innan anställning kan erbjudas. Det är enbart aktuellt med registerkontroll i slutskedet av ett anställningsförfarande.
Uppvisande av registerutdrag gäller
- inför att vi erbjuder en individ anställning inom vissa verksamheter och roller som specificeras nedan
- inför att redan anställd personal får nya arbetsuppgifter inom dessa verksamheter
- inför praktiktjänstgöring inom dessa verksamheter.
Det är olika lagstiftningar som gäller beroende på inom vilken verksamhet personen ska jobba, och därmed skiljer sig hanteringen något. Läs mer under nedanstående rubriker om hur du ska hantera registerutdrag inom just din verksamhet.
Registrering i Winlas webb
Såhär gör du som chef för att registrera registerkontroll i Winlas.
- Registrering görs under fliken ”Händelser”.
- Välj ”Skapa ny händelse”.
- Välj händelsetyp ”Registerkontroll X”, där X motsvarar den verksamhet som personen ska jobba i.
- Fyll i ”Gäller fr.o.m. (datum från intyget).
- Fyll i ”Gäller t.o.m.” det vill säga sista dagen som utdraget är giltigt, vilket är sex månader efter utfärdandet.
- För personal inom skolor och förskolor ska du i fältet ”Fritext” fylla i uppvisat datum – enligt exempel ”uppvisat 2025-01-01”. Detta behöver inte göras för andra personalkategorier.
- Du ska inte fylla i något i ”Anteckningar” eftersom vi inte får spara några andra uppgifter än att chef tagit del av utdraget samt när chef tagit del av underlaget.
- Tryck på ”Spara”.
Du hittar mer information under rubrikerna nedan om vad som gäller för respektive personalkategori. Läs igenom texten under den rubrik som berör din verksamhet för att hantera registerutdraget på rätt sätt.
Individen begär själv ut registerutdraget. Det får inte vara äldre än 6 månader.
Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd. Registerutdraget får inte sparas av arbetsgivare.
Denna registerkontroll är är frivillig enligt lagen, vilket betyder att arbetsgivare får begära utdrag inför anställning men inte måste. I Motala kommun har socialnämnden ändå beslutat att registerkontroll alltid ska göras, även om lagen inte kräver det.
Lagstiftning
Individen begär själv ut registerutdraget. Det får inte vara äldre än 6 månader.
Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd.
Utdrag eller kopia av utdraget ska du spara i minst två år från det att anställningen, uppdraget eller praktiktjänstgöringen påbörjats.
Registerkontrollen är obligatorisk.
Lagstiftning
Du ska alltid kontrollera registerutdrag inför en anställning i:
- förskola
- grundskola
- gymnasieskola
- fritidshem
- annan pedagogisk verksamhet.
Tänk på att även administrativ personal, skolvaktmästare, städ- och kökspersonal ska visa registerutdrag inför en anställning.
Du som arbetsgivare kan även kräva en registerkontroll inför en anställning i gymnasieskola och gymnasiesärskola.
Individen begär själv ut registerutdraget. Det får inte vara äldre än 12 månader.
Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd. Registerutdraget får inte sparas av arbetsgivaren.
Registerkontrollen är obligatorisk.
Lagstiftning
Du ska alltid kontrollera registerutdrag inför en anställning på hem för vård eller boende, stödboenden eller skyddade boenden som tar emot barn.
Registerutdraget får inte vara äldre än 6 månader.
Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd.
Utdrag eller kopia av utdraget ska du spara i minst två år från det att anställningen, uppdraget eller praktiktjänstgöringen påbörjats.
Registerkontrollen är obligatorisk.
Lagstiftning
Lag (2007:171) om registerkontroll av personal vid vissa boenden som tar emot barn
Detta innefattar tjänster där arbete med barn förekommer, utöver de specifika arbetsområdena med barn som hanteras i övrig lagstiftning. I dessa fall ska du som chef göra en registerkontroll vid nyanställning, men också om en redan anställd får nya arbetsuppgifter, eller om hen inleder en praktik.
Tänk på att det gäller även om individen inte ska vara verksam inom kommunens egen organisation, utan exempelvis en förening eller liknande.
Individen begär själv ut registerutdraget. Det får inte vara äldre än 6 månader.
Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd. Registerutdraget får inte sparas av arbetsgivare.
Lagstiftning
Lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn
Möjlighet ges att begära registerkontroll vid anställning av personer i ledande befattning eller annan befattning som är av väsentlig betydelse för kommunens förmåga att utföra sitt uppdrag.
Individen begär själv ut registerutdraget. Det får inte vara äldre än 6 månader. Du som chef dokumenterar i Winlas att registerkontroll är genomförd. Registerutdraget får inte sparas av arbetsgivare.
Denna lag träder i kraft den 1 mars 2026. Rådgör med HR-partner vid behov.
När är detta aktuellt?
Exakt vilka befattningar som ska anses ingå i denna grupp i Motala kommun är under utredning. Tills vidare kan du luta dig mot SKR:s vägledning.
Med ledande befattningar avses anställningar där personens inflytande eller arbetsuppgifter innebär en risk för otillåten eller otillbörlig påverkan. Det rör sig typiskt sett om chefsbefattningar där personen har ett stort mandat, inflytande eller ansvar för visst arbete och resultat.
Den andra gruppen, som inte i första hand är kopplad till någon chefsroll, är befattningar som är av ”väsentlig betydelse för kommunens förmåga att utföra sitt uppdrag”. Det rör sig främst om olika nyckelroller eller andra centrala befattningar i kommunen. Arbetsuppgifterna i sig och vilken skada som kan uppkomma, samt risken för otillåten påverkan ska ligga till grund för bedömningen om registerkontroll kan göras.
Uppdragstagare, praktikanter, konsulter, förtroendevalda eller andra som utför uppdrag utan att ha en anställning i kommunen omfattas inte.
Lagstiftning
Lag (2026:44) om registerkontroll vid anställning till ledande befattningar i kommuner
Här kan du se vad som gäller för olika kategorier av anställningar.
Praktikanter, lärarstudenter och vuxenstuderande
Någon registrering av inkomna registerutdrag kan inte göras i Winlas. En undertecknad notering om att chefen tagit del av registerutdraget ska sparas på lämpligt sätt på enheten.
Tillsvidareanställda
Vid ny eller förändrad tillsvidareanställning hos Motala kommun ska kontroll av belastningsregister ske.
Timanställda
Rutin behöver finns för i vilket utsträckning den timanställde ska uppvisa registerutdrag. Löper anställningsavtalet ut kvartalsvis sker det i samband med nytt anställningsavtal skrivs. Vid längre anställningsavtal bör nytt registerutdrag uppvisas var sjätte månad.
Visstidsanställda
Lämnas erbjudande om förlängd anställning eller erbjuds annan anställning ska kontroll av belastningsregister ske.
- Ett digitalt registerutdrag kontrolleras via polisens kontrolltjänst
Kontrolltjänst för digitala registerutdrag | Polismyndigheten
- Äkthetsintyget för pappersversioner är vattenstämpeln.
Utdraget från belastningsregistret behöver inte lämnas över oöppnat eftersom medarbetaren ska kunna använda samma utdrag vid flera olika tillfällen.