Extern representation
Den externa representationen är riktad mot exempelvis andra kommuner, kunder, leverantörer, myndigheter och föreningar. Representationen kan bestå av exempelvis måltider, arrangemang eller gåvor av olika slag.
Vad är extern representation?
Extern representation får förekomma när den är till nytta för kommunen, direkt eller indirekt, och kostnaden måste alltid vägas mot nyttan. All representation ska ske med ansvar, omdöme och måttfullhet. Kravet vid representation är att den har ett omedelbart samband med verksamheten, det gäller både tidpunkten och platsen för representationen och de personer den riktar sig till. Det förväntas att företrädarna uppträder på ett för kommunen representativt sätt, visar respekt för den kommunala särarten och stärker förtroendet för Motala kommuns verksamhet.
Den externa representationen är riktad mot externa intressenter som exempelvis andra kommuner, kunder, leverantörer, myndigheter och föreningar. Representationen räknas som extern om en eller flera av deltagarna inte är anställd eller förtroendevald i kommunen.
Exempel på situationer där extern representation kan förekomma:
- Officiella besök
- Vänortsbesök
- Större studiebesök
- Internationella besök
- Större arrangemang
- Kommunmedborgare som fyller 100 år
Representationen kan exempelvis bestå av:
- Måltider
- Flaggning
- Gåvor
- Speciella arrangemang, som musikframträdande eller rundturer
Som huvudregel gäller att alkohol inte ska serveras vid representation. Om det ändå förekommer ska det vara som måltidsdryck och inga andra alkoholhaltiga drycker än vin och öl får ingå. Undantag kan göras efter beslut av kommunfullmäktiges ordförande.
Den övergripande utåtriktade representationen ska genomföras av kommunfullmäktiges ordförande eller av en person som hen har utsett. Även kommunalråd, nämndsordföranden, kommundirektör och förvaltningschefer har rätt att genomföra övrig extern representation. De kan ge någon annan förtroendevald eller anställd uppdrag att genomföra representationen.
Enklare representation kan också genomföras av enhetschefer. Med enklare menas till exempel arbetslunch eller fika i cafeterian med externa aktörer.
Beslut om representation
- Beslut om kommunövergripande representation fattas av kommunfullmäktige.
- Beslut om nämndrepresentation fattas av nämnd/styrelsen.
- Beslut om förvaltningsrepresentation vid besök från externa samarbetspartner fattas av förvaltningschef.
I kommunfullmäktiges budget finns särskilt avsatta medel för övergripande utåtriktad representation som används vid dessa tillfällen.
Övrig extern representation får bekostas inom nämnders och styrelsens ordinarie ekonomiska ramar.
När utgifterna redovisas ska underlag alltid bifogas transaktionen. Där ska det framgå:
- datum
- syftet med representationen
- vem den riktar sig mot
- deltagande personer
Lunch, middag och enklare förtäring
All moms är inte avdragsgill vid representation. För att räkna ut momsavdraget för lunch, middag och enklare förtäring så gör du bäst i att använda skatteverkets verktyg som du hittar här: Representation – moms och avdrag – Skatteverket.
Exempel på enklare förtäring är kaffe, te, alkoholfri dryck, kakor, bullar, frukt eller en enklare smörgås samt vissa kringkostnader.
Teaterbesök och liknande utgifter
Vid teaterbesök och liknande ska kostnaden konteras på slag 7100. Momsen är avdragsgill på belopp upp till 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Detta motsvarar ett maximalt momsavdrag med 45 kronor per person.
Moms överstigande det beloppet konteras som kostnad på slag 7100.