Uppföljningsprocessen
Uppföljningsprocessen
Uppföljningsprocessen ska säkerställa en kontinuerlig uppföljning samt rapportering av kommunens verksamhet och resurser för att möjliggöra styrning så att verksamheten utvecklas i beslutad riktning.
Uppföljningsprocessen består av fyra delprocesser:
- Samla in och strukturera
- Analysera
- Rapportera
- Besluta
Uppföljningen ska i första hand fokusera på avvikelser, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Genom att fokusera på avvikelser och åtgärdsplaner ska uppföljningsprocessen säkerställa att verksamheten når de beslutade målen och håller sig inom de tilldelade ekonomiska ramarna.
Ett annat syfte med uppföljningen är att uppmärksamma framgångsrika arbetssätt och metoder så att dessa kan spridas och bidra till verksamhetsutveckling i andra delar av organisationen.
Kontinuerlig uppföljning
Ansvaret för den kontinuerliga uppföljningen tillhör varje chef med ”fullt ledningsansvar”, det vill säga verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Om den kontinuerliga uppföljningen visar på avvikelser från beslutad inriktning och resursfördelning ska detta utan dröjsmål rapporteras till överordnad chef i linjeorganisationen. Förvaltningschef rapporterar till ansvarig nämnd samt till kommundirektören. Kommundirektören rapporterar till kommunstyrelsen. På varje nivå ska åtgärder, inom chefens delegation, utan dröjsmål också vidtas för att korrigera avvikelserna.
Periodisk rapportering
Utfallet av den kontinuerliga uppföljningen resulterar i följande periodiska rapporteringar till nämnd, styrelsen och kommunfullmäktige:
- Månadsrapport – lämnas till nämnderna och kommunstyrelsen i april, juni, november och december och avser utfallet till och med föregående månad samt årsprognos.
- Tertialrapport – lämnas till nämnderna och kommunstyrelsen i maj och kommunfullmäktige i juni. Avser utfallet till och med april samt årsprognos.
- Delårsrapport – lämnas till nämnderna och kommunstyrelsen i september och kommunfullmäktige i oktober. Avser utfallet till och med augusti samt årsprognos.
- Årsredovisning – lämnas till nämnderna i februari, kommunstyrelsen i mars och kommunfullmäktige i april. Avser uppföljning till och med december.
För den periodiska rapporteringen ansvarar förvaltning och verksamhet.
Åtgärdsplan
Nämnden är ansvarig för verksamheten och ekonomin utifrån de ramar och uppdrag som kommunfullmäktiges beslutat om. Om förutsättningarna för nämnden förändras under innevarande år på ett sätt som inte varit möjligt att förutse ska dessa avvikelser lyftas i uppföljningen och specificeras. Förändringarna ska kunna härledas till volym- eller prisförändringsantaganden i den beslutade detaljbudgeten.
Om nämnden redovisar avvikelser på ett sätt som beskrivs ovan ska nämnden verka för att minimera effekterna av ökade volymer och priser under året. Däremot vidtar nämnderna inga specifika åtgärder för dessa avvikelser under innevarande år.
Om det uppstår andra avvikelser som inte är hänförliga till volymer och prisförändringar ska nämnden bereda och besluta om åtgärder för att över tid hantera den ekonomiska avvikelsen. Om nämnden ser att föreslagna åtgärder riskerar att få allvarlig påverkan på kommunens samlade måluppfyllelse ska dessa åtgärder lyftas till kommunstyrelsen för bedömning innan de vidtas.
1Samla in och strukturera
I delprocess SAMLA IN OCH STRUKTURERA insamlas, uppdateras och kvalitetssäkras information så att analys kan genomföras på ett tillförlitligt sätt.
Objekt in:
Information och data.
Objekt ut:
Kvalitetssäkrat underlag för analys.
Utvärdera föregående uppföljningstillfälle
Erfarenheter från föregående uppföljningstillfälle utvärderas för att säkerställa att den kommande analysen har rätt fokus och innehåll.
Samla in relevanta data
Stödfunktioner ansvarar för att relevant utfallsdata, som behövs för att möjliggöra uppföljning av verksamhet och resurser, samlas in och tillgängliggörs i beslutsstödsystemet.
Uppdatera utfall
Vid behov sker uppdatering av utfall i beslutsstödsystemet som avser verksamhet och resurser. Det kan till exempel handla om uppföljning av verksamhetsplan och internkontrollplan.
Kvalitetssäkra utfall
Stödfunktioner ansvarar för att genomgång och kvalitetssäkring sker av den information som ska utgöra underlag för analysen. Det kan till exempel handla om att se till att den ekonomiska redovisningen är korrekt konterad och periodiserad eller att personal- och verksamhetsstatistik är korrekt och kan verifieras.
2Analysera
I delprocess ANALYSERA konstateras och dokumenteras avvikelser mot den beslutade inriktningen och resursfördelningen samt orsaker till dessa. Vid behov görs en prognos för att beräkna helårsavvikelsen. Dialog förs med överordnad nivå och förslag till åtgärder tas fram. Analysen återkopplas till berörda delar i verksamheten.
Objekt in:
Kvalitetssäkrat underlag för analys.
Objekt ut:
Analysrapport inklusive åtgärdsförslag.
Konstatera avvikelse
Utfallet analyseras för att konstatera om det finns avvikelser. Avvikelser kan både vara av ekonomisk art där tilldelade resurser riskerar överskridas eller verksamhetsmässig art där de beslutade målen och inriktningen för verksamheten riskerar att inte uppnås.
Analysera och dokumentera orsaker
Orsaker till avvikelser ska analyseras och klarläggas. Orsaksanalysen ska bygga på en samlad analys av såväl verksamhetsmässiga som resursmässiga aspekter. Målsättningen med analysen är att finna den grundläggande orsaken till att avvikelsen uppstår samt finna lämpliga åtgärder. Avvikelser och orsaker till dessa ska löpande dokumenteras på ett översiktligt sätt i beslutsstödsystemet.
Prognostisera
Vid behov görs en prognos (över i första hand det ekonomiska helårsutfallet) för att klarlägga vilka avvikelser som förväntas ur ett helårsperspektiv.
Dialog med överordnad nivå
Om avvikelser konstateras eller befaras som innebär att den tilldelade resursfördelningen riskerar att överskridas
eller att de beslutade målen och inriktningen för verksamheten riskerar att inte kunna uppnås ska ansvarig chef utan dröjsmål föra dialog med överordnad nivå i organisationen för att informera om detta och diskutera åtgärder.
Föreslå och vidta åtgärder
Ansvarig chef ska vid konstaterade eller befarade avvikelser föreslå och vidta åtgärder för att den ekonomiska tilldelningen ska kunna hållas och målen och inriktningen för verksamheten ska kunna uppnås. Om åtgärder för att uppnå detta inte kan vidtas inom ramen för den egna delegationen ska åtgärdsförslaget lyftas till nästa nivå i organisationen för beslut.
Återkoppla tillbaka till verksamhet/medarbetare
Ansvarig chef ska löpande återkoppla till verksamheten och medarbetarna vilka avvikelser som finns och vilka åtgärder som behöver vidtas. Chefen ska också uppmärksamma framgångsrika arbetssätt och metoder så att dessa kan spridas och bidra till verksamhetsutveckling i andra delar av organisationen.
3Rapportera
I delprocess RAPPORTERA sammanfattas och värderas läget i förvaltningen och rapporteras skriftligen till ansvarig nämnd/styrelsen samt kommunfullmäktige. Om uppföljningen visar på avvikelser ska åtgärdsplan presenteras i samband med rapporten.
Objekt in:
Analysrapport inklusive åtgärdsförslag.
Objekt ut:
Månadsrapport, tertialrapport, delårsrapport, årsredovisning med eventuella åtgärdsförslag.
Sammanfatta, värdera och prioritera åtgärder i en tjänsteskrivelse
Förvaltningen summerar och sammanfattar skriftligen läget utifrån de kontinuerliga uppföljningarna vid tre tillfällen per år; tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning. Däremellan sker en förenklad månadsrapportering. Rapporterna ska ge en översiktlig bild av verksamhetsmässiga och resursmässiga avvikelser och orsakerna till dessa. Utifrån avvikelserna ska behov av åtgärder värderas, prioriteras och föreslås i enlighet med riktlinjerna.
Presentera i nämnd
Uppföljningen presenteras och diskuteras i ansvarig politisk nämnd, styrelsen och kommunfullmäktige.
4Besluta
I delprocess BESLUTA värderar den politiska nämnden/styrelsen förvaltningens förslag till åtgärder och kompletterar eventuellt dessa. Åtgärder beslutas för att säkerställa att beslutad inriktning kan hållas. Uppföljningsrapport och beslutade åtgärder kommuniceras externt och internt.
Objekt in:
Månadsrapport, tertialrapport, delårsrapport, årsredovisning med eventuella åtgärdsförslag.
Objekt ut:
Beslutade åtgärder.
Värdering och eventuellt komplettering av åtgärder
Den politiska nämnden/styrelsen och kommunfullmäktige värderar förvaltningens förslag till åtgärder och kompletterar eventuellt med ytterligare förslag till åtgärder.
Beslut om åtgärder för verkställighet
Den politiska nämnden/styrelsen och kommunfullmäktige beslutar om åtgärder som ska verkställas för att säkerställa att den ekonomiska tilldelningen kan hållas och beslutade målen och inriktningen kan nås.
Kommunikation och återkoppling
Efter att den politiska nämnden/styrelsen och kommunfullmäktige har fattat beslut om att godkänna uppföljningsrapport och eventuella åtgärder kommuniceras både rapporten och beslutade åtgärder såväl externt på kommunens hemsida som internt i organisationen.