Rekryteringsprocessen

I Motala kommun använder vi oss av kompetensbaserad rekrytering. Metoden är effektiv och träffsäker samt en metod som inte diskriminerar. Vi definierar tydligt vilken kompetens som efterfrågas och har sedan detta som utgångspunkt genom hela rekryteringen – från förarbetet till kravprofilen, via urvalsarbetet, intervjuer, referenstagning och till rekryteringsbeslutet. Fokus ligger på vilka formella och personliga kompetenser i form av utbildning, personlighet, erfarenheter och kunskaper som behövs för att utföra jobbet. Syftet är att ta reda på vilken kandidat som har bäst förutsättningar att lyckas och trivas i sin nya roll.

Kompetensbaserad rekrytering, utförd på rätt sätt, gör att alla kandidaterna blir lika och rättvist behandlade. Sättet kvalitetssäkrar rekryteringen och minskar risken för subjektiva bedömningar.

Omhänderta kompetensen inom organisationen

Motala kommun ska verka för intern rörlighet som tillgodoser både kommunens behov och medarbetarnas utveckling.

• Tjänster som avser att pågå längre än 3 månader annonseras alltid internt eller internt/externt.
• Interna sökanden till tjänster ska alltid få individuell återkoppling för att värna om relationer och individens engagemang.
• Rekryteringsprocessen ska särskilt beakta interna kandidater som uppfyller kravprofilen.

Rekryteringsordning

Innan du påbörjar en rekrytering måste du ta hänsyn till om det finns personer som exempelvis genomgår en omplaceringsutredning eller har förtur till återanställning. Rekryteringsordningen är följande:

1. Omplacering/stadigvarande förflyttning
2. Medarbetare som önskar höja sysselsättningsgraden
3. Företrädesrätt till återanställning
4. Intern rörlighet/extern rekrytering

Rekryteringsförfrågan

Innan du inleder rekrytering av personal som ska jobba med handläggning eller administration fyller du i en rekryteringsförfrågan. Denna förfrågan bifogar du sedan ditt ärende i Visma Recruit i en egen process i systemet. När du gjort de första stegen ärendedetaljer och kravprofil, skickar du ärendet för godkännande. När ärendet är godkänt kan du jobba vidare.

Rekryteringsförfrågan gäller även för alla tjänster inom Gemensam ledningsförvaltning (GLF). Här svarar du på ett antal frågor direkt under ärendedetaljer då du startat upp ditt ärende som du sedan skickar för godkännande. Även för detta finns en  särskild process att använda.

Läs mer om rekryteringsförfrågan.

Identifiera rekryteringsbehov

När en vakans eller ett behov uppstår behöver du planera för en eventuell rekryteringsprocess. Det är inte självklart att en vakans eller ett kompetensbehov betyder att du måste rekrytera. Därför är det viktigt att ställa sig själv några frågor innan du påbörjar rekryteringen:

• Vilken kompetens saknar jag?
• Är det ett reellt behov eller behöver jag kompetensen för att någon med kompetensen har slutat?
• Hur akut är kompetensbehovet?
• Finns kompetensen redan hos mig eller hos oss internt? Är det kanske möjligt att omplacera eller förändra arbetsuppgifterna för någon med kompetensen?
• Kan jag utveckla kompetensen internt genom utbildning, kurser, coachning?

Innan du sätter igång behöver du göra ett förarbete. Du behöver veta vad jobbet som du rekryterar till innebär och vilka krav det ställer på personen som ska utföra det. För att ta reda på det göra du en arbetsanalys och tar fram en kravprofil. När dessa är på plats stödjer rekryteringssystemet dig med grunden till en annons.

Ta gärna in synpunkter från medarbetarna och din fackliga part kring hur de ser på kompetensbehovet. Om rekryteringen innebär en större förändring ska du ta upp den med fackliga parter, t ex i samverkansgruppen. Mindre förändringar lyfts vid arbetsplatsträffar.

Uppstart, arbetsanalys och kravprofil

Vad är en arbetsanalys? En arbetsanalys är en analys av själva rollen, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter den innehåller. Analysen ökar förståelsen för vad som krävs för att utföra det aktuella jobbet på ett bra sätt. Den ger dig insikt i vilka kompetenser personen du ska rekrytera behöver för att klara av jobbet och således bör vara centrala i urvalsprocessen.

Kravprofilen är det dokument som sammanfattar vilka krav personen som ska utföra jobbet behöver uppfylla. Med andra ord är det en beskrivning av vem du ska rekrytera. Att göra en noggrann arbetsanalys underlättar arbetet med att ta fram en kravprofil och ger dessutom en mer korrekt kravbild eftersom den är baserad på faktiska arbetsuppgifter och kritiska situationer.

För större yrkesgrupper i Motala kommun finns kravprofilsmallar redan framtagna i rekryteringssystemet Visma recruit. För dessa rekryteringar kompletterar du endast krav och meriter som är specifika för just denna tjänst.

Kravprofilen kan delas in i olika typer av krav där de vanligaste är:

• Formella kompetenser
  Utbildning, erfarenhet, licenser, legitimation och till exempel körkort
• Personliga kompetenser
  Personliga egenskaper, förmågor samt intresse och utvecklingspotential

Tänk på att en specifik utbildning eller erfarenhet inte är en garanti för kompetens inom ett visst område, utan mera en indikation på att det kan finnas kompetens. Dessa bör därför inte heller ta alltför stor plats i kravprofilen eller urvalsprocessen,  Mer fokus kan i stället läggas på förutsättningar för kompetens, så som kunskap, färdigheter och förmågor som handlar om teoretisk förståelse, praktisk skicklighet och mental kapacitet, undantaget roller där lagkrav eller liknande finns.

Personliga egenskaper handlar om hur vi tenderar att agera i olika situationer, och är också en viktig del av vår kompetens. Och för att den framtida medarbetaren ska trivas hos oss är det av största vikt att det finns intresse och motivation för arbetet och organisationen, samt möjlighet att utvecklas i en för båda önskvärd riktning.

Arbetsanalysen och att ta fram en kravprofil är de viktigaste och mest tidskrävande delarna i rekryteringen. Du kan ta hjälp av   Uppstartsmallen, som innehåller tips på frågor att fundera över.

Tidsplan

Bestäm och boka in vilka datum som gäller för de olika stegen i processen. På det sättet blir processen tydlig för alla involverade parter och drar inte ut på tiden.

Datum ska bokas in för:

• Publicering av annons
• Urvalsmöte
• Intervjudagar
• Eventuellt andra intervjuer och tester
• Referenstagning

Vid chefsrekryteringar samarbetar alltid rekryterande chef med HR som stöttar i processen alla steg. Du når dem via hr@motala.se.

Kontakta fackliga organisationer

Vid chefsrekrytering ska de fackliga organisationer som berörs, i ett tidigt skede kontaktas och kontinuerligt informeras om rekryteringsarbetet. De ska ges möjlighet att delta i processen genom att ta del av kravprofilen, lämna synpunkter och ha en egen intervjugrupp.

Beteende-, kapacitets- och personlighetstester

Vid samtliga chefsrekryteringar genomför slutkandidaten/kandidaterna Jobmatch Talent och Jobmatch LogiQ. Jobmatch Talent är ett djupgående precisionstest för rekrytering som visar arbetsmässiga egenskaper för att kunna prediktera faktisk arbetsprestation. Jobmatch LogiQ är ett adaptivt IQ- och begåvningstest som är utvecklat för att skatta kognitiv prestation inom problemlösningsförmåga och logiska resonemang. HR ansvarar för denna del av rekryteringsprocessen.

En anställning som är eller förväntas vara minst tre månader ska annonseras internt eller externt. Annonser som ska gå ut externt publiceras alltid på

• Motala kommuns webbplats
• Offentliga Jobb
• Arbetsförmedlingen

Utöver dessa kanaler finns det ett flertal andra möjliga annonseringskanaler. Kontakta HR för mer information om detta.

Skapa ärende i Visma Recruit

Gå till Visma Recruit för att skapa ett nytt ärende, hjälp se här. Ta gärna del av vår digitala utbildning som guider dig som chef genom rekryteringsprocessen i Visma recruit.

Kontrollera om det finns en kravprofilsmall för den befattning du ska rekrytera. Använd underlaget du fått fram i din arbetsanalys för att eventuellt komplettera kompetenser och krav för aktuell tjänst. Finns ingen kravprofilsmall för den befattning du ska rekrytera använder du arbetsanalysen och fyller i en kravprofil från grunden. Var extra noggrann när du fyller i formella och personliga kompetenser, t ex. ska du inte skriva olika utbildningar under samma rubrik, eller blanda ihop skallkrav med meriterande krav. En tydlig kravprofil kommer att hjälpa dig i slutet av rekryteringen då du ska utvärdera dina slutkandidater.

Välj inte för många kompetenser, en till max fyra kan vara lämpligt beroende på tjänst. Vid chefsrekrytering används chefskompetenser kopplade till chefskompassen. När du väljer kompetenser får du automatiskt intervjufrågor och referensfrågor till en intervjuguide. Guiden kan skrivas ut om du så önskar. Du kan välja att ta bort föreslagna frågor och lägga till egna. Skulle du sakna någon kompetens, hör av dig till HR.

Annonsen utformar du så att den speglar din kravprofil. Då du väljer kompetenser får du automatiskt en hjälptext till din annons. Texten behöver du sedan redigera och komplettera i annonssteget. Du kan välja att klistra in en annonstext du använt tidigare som motsvarar dina krav. Din annons ska locka till läsning, vara lättläst, tydlig och hållbar arbetsrättsligt. Den ska alltid följa vårt arbetsgivarvarumärke.

Ta gärna stöd av Annonsmall för rekryteringsannons

Om tjänsten är säkerhetsklassad ska du skriva detta i annonsen. Det innebär att de kandidater som går vidare i processen ska genomföra en säkerhetsprövning.

Undvik dubbeltitlar när du skapar ditt ärende. Är det en delad tjänst får du välja en av titlarna och sedan specificera mer i arbetsbeskrivningen.

När du är klar med ditt ärende skickar du det vidare till HR för publicering. Rekommenderad publiceringstid är två veckor, men tiden kan både förlängas och förkortas vid behov.

När tiden för ansökan gått ut är det dags för urval och intervjuer med de kandidater som du väljer att gå vidare med.

Ansökningar via Visma Recruit diarieförs automatiskt. Ansökningar som kommer in på annat sätt skickas alltid digitalt till hr@motala.se.

Läs ansökningar och ranka dessa i Visma Recruit

Din kravprofil är underlag för ditt urval. Läs igenom samtliga ansökningar och rangordna kandidaterna beroende på hur väl de uppfyller kravprofilen. Genom att jämföra varje kandidat mot kravprofilen hjälper det dig att vara objektiv och neutral mot sökande under hela processen.

Om ni är flera som är involverade i rekryteringen kan du boka in ett urvalsmöte. Gå igenom kandidaterna tillsammans utifrån era olika rankningar och sammanställ vilka kandidater som uppfyller kravprofilen i högsta grad. Välj ut lämpliga kandidater för intervju.

Boka intervjuer

Boka in de kandidater som du valt ut till intervju. Detta kan du göra direkt via Visma Recruit, t ex genom att skicka förslag på intervjutider.

Skicka bekräftelse till kandidaterna du har bokat in om du inte gjort det via systemet. Där anger du datum, tid och adress och ber dem ta med kopior på sina examensbevis/betyg/intyg som kan bekräfta deras CV samt legitimation och eventuellt utdrag ur belastningsregistret. Vid tjänster som kräver utdrag ur belastningsregistret kan du redan vid detta tillfälle be kandidaterna att ta med utdraget till intervjun.Glöm inte bort att kontrollera körkort om det är en krav för jobbet.

Mall för e-postbekräftelse.

Personer som kallas till intervju kan få ersättning vid särskilda skäl för reseutlägg till och från Motala. Kontakta HR för hjälp med bedömning.

Informera övriga sökande

En viktigt del av hur man uppfattar oss som arbetsgivare är att hela tiden hålla sökande informerade om processen för att de ska känna sig delaktiga, informerade och uppskattade. Ta stöd av funktioner i Visma Recruit för kontakt med kandidater. För de som inte är aktuella för intervju bör du redan nu informera de om att de inte gått vidare. Om de åter skulle bli aktuella kan du alltid meddela dem då att de åter är aktuella.

Uppmärksamma interna sökanden, de ska alltid få en individuell återkoppling för att värna om relationer och individens engagemang. Det är värdefullt att ha en dialog kring andra möjligheter till utveckling för dem.

Planera och genomför intervjuer enligt dessa steg:

Skapa intervjumall utifrån kravprofilen

När du lagt in din kravprofil skapas en intervjumall automatiskt. Förutom frågorna kopplade till de personliga kompetenserna, får du med både inledande och avslutande frågor i mallen. Mallen kan skrivas ut eller så väljer du att föra anteckningar i kandidatkortet, som är kopplat till varje kandidat. Du har också möjlighet att lägga till egna frågor i mallen. Kom dock ihåg att skriver du anteckningar i systemet är dessa inte dina personliga utan delas med alla som har behörighet till ditt ärende. Inför första intervjun, förbered den jobbsökande på att den ska kunna visa upp sitt arbetstillstånd. Läs mer om arbetsgivarkontrollen här:

Rutin för arbetstillstånd

Första intervjun

Använd samma intervjumall till alla intervjuer. Detta gör att intervjuer blir likvärdiga och kandidaterna rättvist behandlade. Anteckna under varje fråga för att du ska kunna jämföra kandidaterna. Tänk också på bemötandet och kandidatens första intryck av oss som arbetsgivare! Kom ihåg att kontrollera kandidatens legitimation, körkort om det är ett krav och samla in examensbevis tillsammans med betyg.

Sammanställning och bedömning av kandidater

När alla intervjuer är genomförda går du igenom kandidaterna.

Välj ut den kandidat som ni upplever är bäst lämpad för tjänsten genom att titta på hur väl de stämmer överens med kravprofilen och vad som framkommit vid intervjun. Du kan med fördel använda dig av utvärderingsfunktionen i systemet.

I de fall där det är aktuellt med en andra intervju väljs ett mindre antal kandidater per tjänst ut.

Testning

Om det är aktuellt med beteende- och personlighetstester kontaktar du HR.

Referenser ska alltid tas i samtliga rekryteringsprocesser i Motala kommun, det är viktigt för att säkerställa en kvalitetssäker rekrytering. Referenser bör tas efter intervju med de kandidater du ämnar gå vidare med. Referenser ska tas via vårt digitala referenstagningsverktyg Refapp som är inbyggt i Visma Recruit. Det automatiserar hela processen och sparar dig tid. Har du inledningsvis använt en färdig kravprofilsmall använder du den tillhörande referensmallen i din rekryteringsprocess. Använd samma mall till samtliga referenser för att kunna jämföra kandidaterna.

Rekommendationen är att minst en av referenserna är en överordnad chef och att du tar minst två stycken referenser. När du läser referensrapporten är det viktigt att du kontrollerar att referenterna har verifierat sin identitet. Vill du ställa följdfrågor kan du komplettera med att ringa upp referenspersonen med stöd av Referensmall.

När du har hittat rätt person för tjänsten och det är dags att erbjuda kandidaten jobbet.

Registerutdrag

Innan kandidaten erbjuds anställning inom följande områden gäller kontroll av registerutdrag:

• Arbete i hemmet med äldre eller vuxna med funktionshinder
• Arbete med barn med funktionshinder
• Arbete inom skola och barnomsorg, gäller även ej pedagogisk personal
• Arbete inom HVB/stöd/skyddat boende som tar emot barn
• Övrigt arbete där kontakt förekommer med barn
• Chefer och nyckelpersoner

Läs mer om registerutdrag och hur du registrerar kontroll av dem här:

Registerutdrag

Lönesättning

Utgå från respektive förvaltnings delegationsordning där det framgår vem som har rätt att sätta lön för nyanställd personal samt lön över en viss summa. Som stöd för lönesättning finns den kommungemensamma lönestatistiken. Ta också hänsyn till enhetens och verksamhetsområdets lönestruktur, kandidatens löneanspråk kopplat till erfarenhet, utbildningsnivå, marknaden samt referenser och eventuellt arbetsprov.

Om kandidaten lämnar en månadsanställning i kommunen för en annan månadsanställning i samma befattning inom kommunen, sker ingen ny lönesättning om det inte innebär avsevärd förändring av ansvar och arbetsuppgifter. Tidigare lönesättning gäller.

Ingen ska anställas utan att lönen är överenskommen innan anställningen börjar. Om lönen inkluderar nästa års löneöversyn ska detta framgå i anställningsavtalet.

Anställningsavtal

När ni är överens om lön och tillträde ska avtal skrivas.

Läs mer om hur du hanterar digital anställning i anställningsguiden.

Digital anställningsprocess, anställningsguiden

Återkoppla till kandidater som inte gått vidare

Meddela de övriga sökande om beslutet, muntligt till kandidaterna som varit på intervju och skriftligt till övriga via e-postfunktionen i Visma Recruit. De som inte varit på intervju bör i detta skede redan blivit informerade om att de inte gått vidare. Interna sökanden till tjänster ska alltid få individuell återkoppling för att värna om relationer och individens engagemang.

Handlingar till arkiv

När rekryteringen är avslutad förs alla ansökningshandlingar automatiskt över från Visma Recruit till arkivet. Du som chef behöver alltså inte själv skicka några handlingar. Det viktiga är att du avslutar rekryteringsärendet i Visma Recruit när processen är klar – annars sker inte överföringen till arkivet.

När den nya medarbetaren har börjat behöver du däremot informera personen om att själv skicka in examensbevis, betyg och andra relevanta intyg via e-tjänsten: Examen, kurser eller intyg – registrering . Handlingarna registreras då i Winlas och diarieförs i personens digitala personakt.

Är personen anställd med ett anställningsstöd behöver du skicka beslutet från Arbetsförmedlingen till personalarkivet.

Informera verksamheten och fackliga

Informera dina medarbetare att rekryteringsprocessen är färdig. Berätta när den nya medarbetaren beräknas börja arbeta. Vid rekrytering av nya medarbetare är det även god ton att informera de fackliga organisationer som är berörda.

Så fort du är färdig med rekryteringen ska du avsluta den i Visma Recruit. Kontinuerlig och snabb återkoppling är viktigt för kandidaten och påverkar hur de ser på oss som arbetsgivare. Vid avslut skickas enkäter automatiskt till alla som sökt jobb hos oss för att vi ska få information om hur de som söker jobb hos oss upplever rekryteringsprocessen.

Så länge en rekrytering ligger öppen och oavslutad i systemet är den också aktuell för alla omplaceringar som pågår i kommunen.

Arbetsmiljöfrågorna ska behandlas i direkt anslutning till den vardagliga verksamheten inom respektive enhet. Därför är det viktigt att fördelningen av uppgifter görs skriftligen och på ett tydligt sätt. Det ska klart framgå vem som ska göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

e-tjänst Fördelning av arbetsmiljöuppgift

Läs mer om fördelning av arbetsmiljöuppgifter