Hantera medarbetares frånvaro och flex i Personec

Kortare sjukfrånvaro attesteras när medarbetaren är frisk, om sjukfrånvaron överstiger 12 dagar är det viktigt att attestera den tidigare. Anledningen är att anmälan till Försäkringskassan endast fungerar på beviljad sjukfrånvaro (anmälan görs alltid sjukdag 15). Sjukfrånvaro ska alltid läggas in tillsvidare av medarbetaren, kontrollera därför att det är inlagt tillsvidare utan slutdatum innan du attesterar. Kontrollera även att det inte är inlagt dag för dag, då kan sjuklön och sjukavdrag bli fel.

När det är lönebryt måste sjukfrånvaron attesteras, då får den ligga tillsvidare månaden ut. Är medarbetaren tillbaka i tjänst innan månaden är slut kontaktar de löneenheten för friskanmälan samt eventuell korrigering av lönen.

Kontrollera så att inrapporterad frånvaro stämmer. Om någon frånvaro är felaktig eller saknas kontaktar du medarbetaren och ber dem lägga in det korrekt i Självservice. Därefter kan du bevilja frånvaron. Du kan också avslå frånvaron och lämna ett meddelande till medarbetaren. Se instruktionen nedan ”Avslå frånvaro”.

Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bev”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tst”.

Sjukdom under semester

Om en medarbetare blir sjuk under sin semester kommer du inte att kunna attestera/bevilja sjukfrånvaron på grund av att det redan finns en beviljad frånvaro.

Mejla lon@motala.se så hjälper vi till att korrigera frånvaron.

Ansökan ska göras minst tre månader innan längre föräldraledighet.

• Föräldraledighet rapporteras in med från datum och till datum.
• Om frånvaron är partiell behöver ett nytt schema göras, finns medarbetaren i Timecare MA görs schemat där i annat fall kontakta lönesupporten.
• Vid kortare perioder av föräldraledighet ska frånvaroorsaken Föräldraledig ej semgrundande användas om medarbetaren redan varit föräldraledig mer än 120 dagar hos Motala kommun för det barnet. Anledningen är att föräldraledighet endast är semestergrundande i 120 dagar (180 dagar vid ensam vårdnad).
• Kontrollera så att inrapporterad frånvaro stämmer, om någon frånvaro är felaktig eller saknas kontaktar du medarbetaren och ber dem lägga in det korrekt i självservice, därefter kan du bevilja frånvaron. Du kan också avslå frånvaron och lämna ett meddelande till medarbetaren. Se Avslå frånvaro.
• Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bevilja”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tillstyrka”.

Ansökan ska göras minst tre månader innan längre tjänstledighet.

• Tjänstledighet rapporteras in med från och till datum.
• Om frånvaron är partiell behöver ett nytt schema göras, finns medarbetaren i Timecare MA görs schemat där i annat fall kontakta lönesupporten.
• Om något ändras eller om tjänstledigheten ska förlängas behöver du som chef kontakta lönesupporten då tjänstlediga medarbetare inte har behörighet till självservice efter tre månaders frånvaro.
• Kontrollera så att inrapporterad frånvaro stämmer, om någon frånvaro är felaktig eller saknas kontaktar du medarbetaren och ber dem lägga in det korrekt i självservice, därefter kan du bevilja frånvaron. Du kan också avslå frånvaron och lämna ett meddelande till medarbetaren. Se Avslå frånvaro.
• Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bevilja”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tillstyrka”.

Vårdbesök riktad hälsoundersökning

För riktad hälsoundersökning gäller särskilda regler som du hittar här.

• Rapporteras av medarbetare i självservice som läkarbesök 0 % avdrag.
• Klicka upp posten för att kontrollera att vårdbesök för riktad hälsoundersökning är rapporterat för max en timme. Kontrollera även att meddelande är inlagt med typ av undersökning, datum och tid.
• Om något är felaktigt eller saknas kontaktar du medarbetaren och ber dem lägga in det korrekt i självservice, därefter kan du bevilja frånvaron. Du kan också avslå frånvaron och lämna ett meddelande till medarbetaren. Se Avslå frånvaro.
• Attestera/bevilja genom att bocka i rutan ”Bevilja”. Om en arbetsledare har tillstyrkt kan du se ett kryss i rutan ”Tillstyrka”.

Enskild angelägenhet

För enskild angelägenhet gäller särskilda regler som du hittar här.

• Rapporteras av medarbetare i självservice som enskild angelägenhet.
• Kontrollera att meddelande är inlagt med anledningen till ansökan, eventuellt vilken ort om restid krävs samt vilket släktskap.
• Om du behöver hjälp med bedömning kring anledning och släktskap ska du kontakta HR.

Besök på mödravårdscentral

För besök på mödravårdscentral gäller särskilda regler som du hittar här.

• Rapporteras av medarbetare i självservice som besök barnmorskemottagning.
• Om du är gravid har du rätt att vid högst två tillfällen under graviditeten besöka mödravårdscentral under arbetstid med bibehållen lön. Om besöket måste ske under arbetstid kan ledighet med lön medges under en timme, företrädesvis i början eller slutet av ett arbetspass. De flesta deltidsanställda kan lägga besöken utanför arbetstid.

Akut vårdbesök

För akuta vårdbesök gäller särskilda regler som du hittar här.

• Rapporteras av medarbetare i självservice som läkarbesök 0 % avdrag.
• Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har arbetstagaren rätt till ledighet med bibehållen lön för förstagångsbesök hos läkare eller tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall.

Om medarbetare ansökt och fått ledighet beviljad i Självservice och därefter behöver återta/ställa in ledigheten så görs det genom att medarbetaren fyller i blanketten Återtagande av frånvaro. Blanketten lämnas till chef för godkännande och underskrift, samt vidarebefordran till Löneenheten.

Ledighet som ännu inte är lönekörd eller beviljad i Självservice kan medarbetaren själv ta bort alternativt ändra. Om frånvaron är beviljad av chefen kan den låsas upp under förutsättning att lönen inte är lönekörd eller utbetalad. När chefen låst upp frånvaron kan medarbetaren ta bort eller ändra i den. Därefter får chefen bevilja ändringen.

För medarbetare som har sitt schema i Timecare MA vill vi påminna om att göra ändringen även där genom att kontakta schemaläggaren.

Du kan också avslå frånvaron och lämna ett meddelande till medarbetaren.

1. Ta fram ”Beslutslistan”.
2. Markera rätt person och dubbelklicka.
3. Du markerar/sätter bock i fältet: ”Avslagen”.
4. Tryck på ”Spara”.

Nu är den ansökta ledigheten avslagen. Meddela medarbetaren om den avslagna frånvaron.

Du ska alltid lägga in ett meddelande genom att gå in under ”Frånvaro” och klicka på punkterna under rubriken ”Med”. Du får då upp en ruta där du ska skriva meddelandet och spara. Skriv anledning till att frånvaron är avslagen.

Medarbetaren kan även se i Visma Windows-fönstret att frånvaron är avslagen, genom att posten är ”rosafärgad” med texten ”Avslagen frånvaro. Frånvaron blev ej godkänd!”. Se bild nedan.

Du som chef beslutar om det är möjligt utifrån verksamhetens behov att låta en medarbetare semesterväxla. Det är alltså ingen garanti att man får det även om AID-etiketten för tjänsten omfattas. Löneenheten godkänner slutligen ansökan om semesterväxling efter kontroll av att alla krav är uppfyllda. Det görs efter årsskiftet och de extra lediga dagar visas för medarbetaren i slutet av februari.

Medarbetare som inte bedöms få full årssemester kan inte ta del av möjligheten till semesterväxling. Det kan bero på exempelvis:

• föräldraledighet
• långtidssjukskrivning
• studieledighet
• tjänstledighet för att prova nytt jobb.

Inte heller dessa kategorier av medarbetare kan semesterväxla:

• medarbetare med tidsbegränsad anställning som är beslutad för kortare tid än ett kalenderår
• medarbetare med ferie- eller uppehållsanställning
• medarbetare som omfattas av BEA, PAN eller annat liknande avtal
• medarbetare som vid semesterårets början har kvar sparade semesterdagar eller semestertimmar
• medarbetare med löneutmätning.

Hantera ansökan

Medarbetaren ansöker om semesterväxling i Självservice. Du ser inkomna ärenden under menyn ”Digital ärendehantering”. En röd siffra dyker upp i meddelandefältet när du har ett nytt ärende att hantera.

1. Gå in på ärendetyp ”Semesterväxling”.
2. Tryck på ”Skapa rapport” för att kunna hantera ärenden.
3. Kryssa i rutan till vänster vid det ärende du ska hantera för att det ska bli redigerbart.
4. Tryck på antingen ”Avslå” eller ”Godkänn” för att meddela ditt beslut.
5. Ansökan hanteras av löneenheten vid det nya semesteråret i januari.
6. Medarbetarna kan se sina extra lediga dagar den 25:e februari, vid simulering av semester kan de se dem redan från den 25:e januari.
   

Löneenheten rekommenderar att det görs stickprovskontroll av sjukfrånvaro. Kontrollen kan utföras av en stödfunktion eller av dig som chef.  Behöver du hjälp att rätta till sjukfrånvaron kontaktar du Lönenheten.

Vi rekommenderar att två olika kontroller utförs.

Frånvaro som är registrerad i Självservice

Kontrollera frånvaro som kommer upp för attest. Kontrollera från och till datum mot inkommen sjukanmälan, till exempel som stickprov. Det finns möjlighet att ansöka om en behörighet till Personec för till exempel en administratör som kan göra dessa kontroller.

Frånvaro som inte är registrerad i Självservice

Det är viktigt att det finns en fungerande rutin för sjukanmälan som inte registreras av medarbetare själva i Självservice. Ett sätt är att skapa ett dokument för att kunna registrera in sjukanmälan som kommit in via telefon eller mejl. Dokumentet sparas så att chefen kommer åt det. Tänk på att inte ange någon känslig information.

Om en sjukfrånvaro för medarbetare inte kommer upp för attest kan arbetsledare eller chef kontrollera detta i dokumentet för att fånga upp eventuella medarbetare som inte rapporterat  sin sjukfrånvaro i Självservice och kontakta dem.

Frånvaroaktivitet i Timecare MA

För medarbetare som schemaläggs i Timecare MA kan även en kontroll göras så att aktivitet för sjukfrånvaro är inlagt i schemat.

Gå in på ”Personaladministration” => ”Rapportering” => ”Frånvaro” för att se all historisk och kommande frånvaro per person.

1. Välj en period eller alla perioder.
2. Välj den medarbetare du vill kontrollera i listan.
3. Välj frånvaroorsak. Vill du se alla lämna blankt men observera att det kan bli ett stort sökresultat.
4. Bocka i valet ”Alla”.
5. Tryck på ”Visa”.

Nu ser du en lista över frånvaro. Du kan både se historik och kommande frånvaro.

Kontroll av semesterdagar

Kontrollera så att alla medarbetare har tagit ut minst 20 dagar under huvudsemestern. På startsidan i Självservice får du upp meddelande om någon av dina medarbetare tagit ut färre semesterdagar än 20. Du ska också gå igenom rapporten ”Semesterlista” som finns under personalrapporter i Hypergene. Det är viktigt att planera uttag av semester under hela året, särskilt för medarbetare med högre semesterrätt och många sparade dagar.

Sparade semesterdagar

Kontrollera så att medarbetarnas sparade semesterdagar inte överstiger 30 som är maxgränsen för sparad semester.

Medarbetare som har 30 sparade dagar ska ta ut samtliga årets semesterdagar då de inte tillåts spara några dagar. Kommunen ska endast undantagsvis göra kontant utbetalning av kvarstående dagar efter ett semesterårs slut.  Det är därför viktigt att planera uttag av semester och regelbundet följa upp medarbetarnas saldon och uttag under hela året.

Semester för långtidsfrånvarande

För medarbetare som är sjukskrivna under en längre period ( minst 14 dagar) ska semester läggas ut under semesterperioden, det ska ske i dialog mellan chef och medarbetare. Medarbetaren får behålla sjukpenning samtidigt som de får semesterlön.

För medarbetare som är föräldralediga större delen av året är utgångspunkten att arbetsgivaren ska förlägga semester under semesterperioden. Sådan utlagd semester påverkar inte begränsningen av högst tre perioder av föräldraledighet per kalenderår.

Medarbetare som är tjänstlediga och har semesterdagar kan också erbjudas att förlägga semester under tjänstledigheten utan att det räknas som ett avbrott i perioden.

Har du medarbetare som har avtal om flexarbetstid eller årsarbetstid flex och som tidsregistrerar kan du få ut en rapport som visar deras flexsaldo.

Gå in på Personaladministration – Beslut och rapportering och välj Saldo

• Välj din organisation som du vill se saldolistan på medarbetarna för
• Har du många medarbetare med flex kan du välja att endast se saldo större än eller mindre än
• Skapa rapport

Nu kan du se hur dina medarbetares flexsaldon. Du hittar mer information om flex här