Medarbetarsamtal

Du som chef dokumenterar medarbetarsamtalet direkt i samtalsmall i Winlas. För att underlätta förberedelse för samtalet för både chef och medarbetare finns samtalsmallarna även här:

För medarbetare är samtalsmallen kopplad till medarbetarkompassen:

Medarbetarsamtal-medarbetare

För chef är samtalsmallen kopplad till chefskompassen:

Medarbetarsamtal-Chef

Genom att dokumentera medarbetarsamtalet i Winlas säkerställs att uppgifterna följer med medarbetaren under anställningen i kommunen. Gör såhär för att registrera i Winlas:

1. Logga in i Winlas.
2. Gå till din medarbetares personsida.
3. Välj anteckningar i menyn till vänster.
   
4. Skapa anteckningen (medarbetarsamtal eller lönesamtal) genom att trycka på ”Lägg till”. För att hitta denna meny kan du behöva skrolla webbläsaren längre åt höger.
   
5. Nu får du upp en meny över de mallar som finns tillgängliga. Välj medarbetarsamtal alternativt lönesamtal.
   
6. Anteckna det du vill. Gå sedan ut den befintliga anteckningen genom att trycka på ”Anteckningar” på medarbetarens personsida. När du skriver i mallen så sparas texten automatiskt medan du skriver.
7. När du skrivit färdigt ditt samtalsunderlag trycker du återigen på ”Anteckningar” i den vänstra menyraden på medarbetarens personsida.
   
8. Nu ser du en översikt över de samtalsunderlag som finns dokumenterade på medarbetaren. Du ser att det samtalsunderlaget du precis skapat ligger dolt för medarbetaren. Tryck på de tre punkterna i menyn till höger.
   
9. Välj ”Redigera synlighet”.
   
10. Ställ in ”Synlig för medarbetaren”.
    
11. Nu är det dags att signera anteckningen. Då går du först in i anteckningen.
    
12. Tryck nu på ”Åtgärder” och sedan ”signera anteckning”
    
13. Följande ruta kommer nu upp. Tryck ”OK” och låt ”Skicka mail till medarbetaren” fortsätta vara ibockat. Då kommer medarbetaren att få ett mejl om att du signerat en anteckning och att det nu är deras tur att logga in och signera.
    
14. Det är bra om du meddelar medarbetaren att de får gå in via intranätet för att komma in i Winlas eftersom utskicket tyvärr inte hänvisar dit.
15. Om du nu går tillbaka till översikten av medarbetarens anteckningar ser det ut enligt nedan. Du ser att anteckningen är signerad och när den signerades av dig som chef. När medarbetaren signerat ser du ett datum och klockslag under ”Signerad medarbetare”.
    
16. Observera att en signerad anteckning står som ”Låst för redigering”. Du kan självklart som chef redigera den. Då väljer du de tre prickarna längst ut till höger och ”Lås upp anteckning” innan du går in i anteckningen igen. Då försvinner signeringsstämpeln och du behöver signera den enligt steg 12-13 igen. Sedan behöver medarbetaren göra detsamma.

I utbildningen Genomför medarbetarsamtal i Motala kommun finner du också en instruktionsfilm för detta.

Inför medarbetarsamtalen behöver du som chef säkerställa att mål och förutsättningar i verksamheten är kända. Du som chef informerar också upplägg och genomförande av samtalen vid lämplig samverkansträff och/eller arbetsplatsträff.

För att kunna förbereda sig ska medarbetaren i god tid före medarbetarsamtalet få ett kallelsebrev till medarbetarsamtalet Välkommen på medarbetarsamtal. För att samtalet ska bli så givande som möjligt är det viktigt att både medarbetare och chef är förberedd och har tänkt igenom vad man vill ta upp.

Ta gärna del av Gruppdialog inför medarbetarsamtalet för att förbereda medarbetarsamtalet på en arbetsplatsträff.

Medarbetarsamtalet är ett led i att utveckla och öka medarbetarens egenansvar. Både du och medarbetaren har ett ansvar för samtalets innehåll och en god dialog. Tillsammans går ni systematiskt igenom det som är av betydelse för enhetens mål och för medarbetarens arbete samt förutsättningar. Ni pratar också om behov av kompetensutveckling inför den kommande perioden och formulerar individuella mål.

Återblick

Inledningsvis stämmer ni av den gångna perioden, medarbetarens egna utveckling och bidrag till verksamhetens måluppfyllnad.

Nuläge

Fokus läggs sedan på medarbetarens personliga förutsättningar för uppgiften, arbetsförhållanden och kompetens. Arbetsmiljön är viktig för att kunna leverera i sitt uppdrag och därför är frågor om trivsel och eventuella kränkningar viktiga att ta upp. Medarbetarsamtalet kan också vara ett bra forum att ställa mer riktade arbetsmiljöfrågor som är av betydelse i den specifika verksamheten och som är lagstadgade. Exempel på områden kan vara:

• Erbjudande om medicinsk kontroll Medicinska kontroller i arbetslivet – Motala
• Erbjudande om synundersökning vid bildskärmsarbete Glasögon – Motala med mera.

Medarbetarsamtalet ska även kunna beröra ämnen som kan kännas obekväma att prata om, såsom medarbetarens hälsa och hur den kan förbättras för att undvika ohälsa i framtiden. Samtalet ger även dig som chef möjlighet att få återkoppling på hur medarbetaren uppfattar ditt ledarskap.

Individuella mål

Utifrån samtalet formuleras individuella mål som kopplas både till förväntningar utifrån medarbetarkompassen och medarbetarens specifika uppdrag. Målen kan också vara utvecklingsmål kopplat till behov av kompetensutveckling och/eller nya uppdrag.

Framåt

Medarbetarsamtalet är också ett samtal att lyssna in medarbetarens tankar om framtiden. Hur ser medarbetaren på sitt arbete kommande år eller längre fram? Finns det andra uppdrag/ansvar i Motala kommun som intresserar för att utvecklas i organisationen? För de medarbetare som närmar sig pensionsålder är det för den långsiktiga kompetensplaneringen viktigt att undersöka hur medarbetaren funderar kring pensionsålder.

Målen med medarbetarsamtalet är att:

• Genom dialog få en fördjupad genomgång av frågor som är väsentliga för verksamhetens, arbetsgruppens och medarbetarens utveckling.
• Förankra organisationens och enhetens mål på medarbetarnivå.
• Samtala om medarbetarens prestationer under den gångna perioden, till exempel huruvida arbetsuppgifter har klarats av och mål har uppnåtts. Följa upp föregående års medarbetarsamtal.
• Komma överens om medarbetarens uppdrag under den kommande perioden.
• Kartlägga medarbetarens utvecklingsbehov för att klara enhetens uppsatta mål.
• Samtala kring medarbetarens hälsa och arbetsmiljö.
• Om kompetenshöjande insats ägt rum ska kopia av betyg eller intyg skickas via internpost eller e-post winlas_soa@motala.se.
• Genom medarbetarsamtalet ges möjlighet att på ett aktivt och planlagt sätt påverka medarbetarens och därigenom hela enhetens och kommunens utveckling.

I samband med medarbetarsamtalet och vid nyanställning ska blankett ”Redovisning av aktuella bisysslor” fyllas i. Medarbetaren är skyldig att lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma eventuella bisysslor. Till hjälp finns Checklista för bedömning av bisyssla.

Läs mer om bisyssla.

Det är viktigt att vi som arbetsgivare har kontaktuppgifter till medarbetarens närmsta anhörig om något allvarligt skulle hända på jobbet. Det kan vara bra att ha en rutin att säkerställa att dessa är uppdaterade vid medarbetarsamtalet.

Medarbetaren fyller själv i kontaktuppgifter till närmsta anhörig under personuppgifter i självservice. Instruktion till medarbetaren finns här.

I Personec självservice kan du som chef ta ut en rapport med medarbetarnas anhöriguppgifter. Säkerställ att du har tillgång till uppdaterade uppgifter även om systemen ligger nere.

Rapporten finns under Personaladministration-Rapporter och heter Adresser.

• Kontrollera så att rätt organisation är vald
• Välj adresstyp Anhörigadress
• Skapa rapport