Årshjul för planering och uppföljning
Här hittar du som chef stöd för de uppgifter som du ska göra i planerings- och uppföljningsprocessen.
Du som chef i Motala kommun har ansvar för att planera och följa upp ekonomin för din verksamhet. Som stöd finns material på intranätet och du kan lägga till kalendern ”Årshjulchefer” i Outlook för att se vilka deadlines du har att följa.
Hypergene
Systemet du arbetar i heter Hypergene. Här hittar du stödmaterial för Hypergene.
Ekonomisk uppföljning och prognos
Avvikelser som du som enhetschef konstaterat i din kontinuerliga ekonomiska uppföljning rapporterar du i rapporten ”Uppföljning och prognos” under fliken ”Kontinuerlig uppföljning”.
Verksamhetschefer arbetar med sammanställning av den ekonomiska uppföljningen och prognosen i rapporten ”Sammanställd uppföljning och prognos” under fliken ”Kontinuerlig uppföljning”.
Förvaltningen sammanställer sedan månadsvis en rapport som redovisas för nämnden. En sammanställd månadsrapport för hela kommunen redovisas till kommunstyrelsen.
Uppföljning av personal
Uppföljning av personal gör du med hjälp av analysrapporter under fliken ”Personal”. Avvikelser som kräver åtgärder hanterar du i förvaltningens åtgärdsplan.
Uppföljning av verksamhetsplan och arbetsmiljöplan
Underlag för att registrera och uppdatera arbetsmiljöplan och verksamhetsplan finns under fliken ”Verksamhet”. Uppföljningen som rör verksamhetsplan och arbetsmiljöplan noterar du direkt i dessa planer.
Enligt riktlinjerna för uppföljningsprocessen ska nämnd, styrelse och kommunfullmäktige tre gånger per år få en skriftlig uppföljningsrapport per april, augusti och december. Den första benämns tertialrapport och innehåller en uppföljning och helårsprognos medan den andra uppföljningen är en delårsrapport med utgångspunkt i ett delårsbokslut. Den tredje rapporten är årsredovisningen. Uppföljningen ska fokusera på väsentliga förändringar och avvikelser, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Genom att fokusera på avvikelser och åtgärder ska uppföljningsprocessen säkerställa att verksamheten utvecklas i beslutad riktning och håller sig inom tilldelade ekonomiska ramar.
Uppgift i Hypergene
Verksamhetschefer (eller enhetschef direkt underställd förvaltningschef) och förvaltningsledning gör en samlad uppföljning i rapporten ”Tertialrapport” som finns under fliken ”Kontinuerlig uppföljning”.
Hur kommer jag in i rapporten?
Genom att du klickar på ”Tertialrapport” kommer du in i rapporten. I rapporten finns instruktioner om vad du ska skriva om i textfälten (blå instruktionsruta). Observera att du inte kan göra ändringar av prognosen i denna uppgift.
Hur gör jag förändringar av prognosen?
Förändring ska du göra via fliken ”Kontinuerlig uppföljning” och rapporten ”Sammanställd uppföljning och prognos”. När du ändrar prognosen där kommer denna ändring direkt att synas i tertialrapporten.
Hur gör jag förändringar i rapporten?
För att skriva i textfälten kan du dubbelklicka på fältet och direkt skriva in texten. Du kan även skriva din text i Word först och sedan kopiera och klistra in texten i rapportens textfält.
Kom ihåg att klicka på ”Spara” när du skrivit/kopierat in eller redigerat i din text innan du lämnar textfältet, annars kommer texten att försvinna även om du vänder tillbaka och klickar ”Spara”.
Resultattabellerna
Resultattabellerna i rapporten visar utfall januari-april. Om du tittar på utfallet innan månaden är slut visar utfallet tre hela månaders utfall, januari-mars, och bara det som hittills upparbetats i april månad. När sedan april månad är slut visar kolumnen utfallet för fyra hela månader januari-april. Tertialrapportens resultattabeller uppdateras kontinuerligt med både utfall och prognosändringar så snart en ändring sker.
Enligt riktlinjerna för uppföljningsprocessen ska nämnd, styrelse och kommunfullmäktige tre gånger per år få en skriftlig uppföljningsrapport per april, augusti och december. Den första benämns tertialrapport och innehåller en uppföljning och helårsprognos medan den andra uppföljningen är en delårsrapport med utgångspunkt i ett delårsbokslut. Den tredje rapporten är årsredovisningen. Uppföljningen ska fokusera på väsentliga förändringar och avvikelser, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Genom att fokusera på avvikelser och åtgärder ska uppföljningsprocessen säkerställa att verksamheten utvecklas i beslutad riktning och håller sig inom tilldelade ekonomiska ramar.
Uppgift i Hypergene
Verksamhetschefer (eller enhetschef direkt underställd förvaltningschef) och förvaltningsledning gör en samlad uppföljning i rapporten ”Delårsrapport” som finns under fliken ”Kontinuerlig uppföljning”.
Hur kommer jag in i rapporten?
Genom att du klickar på ”Delårsrapport” kommer du in i rapporten. I rapporten finns instruktioner om vad du ska skriva om i textfälten (blå instruktionsruta). Observera att du inte kan göra ändringar av prognosen i denna uppgift.
Hur gör jag förändringar av prognosen?
Förändring ska du göra via fliken ”Kontinuerlig uppföljning” och rapporten ”Sammanställd uppföljning och prognos”. När du ändrar prognosen där kommer denna ändring direkt att synas i delårsrapporten.
Hur gör jag förändringar i rapporten?
För att skriva i textfälten kan du dubbelklicka på fältet och direkt skriva in texten. Du kan även skriva din text i Word först och sedan kopiera och klistra in texten i rapportens textfält.
Kom ihåg att klicka på ”Spara” när du skrivit/kopierat in eller redigerat i din text innan du lämnar textfältet, annars kommer texten att försvinna även om du vänder tillbaka och klickar ”Spara”.
Resultattabellerna
Resultattabellerna i rapporten visar utfall januari-augusti. Om du tittar på utfallet innan månaden är slut visar utfallet sju hela månaders utfall, januari-juli, och bara det som hittills upparbetats i augusti månad. När sedan augusti månad är slut visar kolumnen utfallet för åtta hela månader januari-augusti. Delårsrapportens resultattabeller uppdateras kontinuerligt med både utfall och prognosändringar så snart en ändring sker.
Enligt riktlinjerna för uppföljningsprocessen ska nämnd, styrelse och kommunfullmäktige tre gånger per år få en skriftlig uppföljningsrapport per april, augusti och december. Den första benämns tertialrapport och innehåller en uppföljning och helårsprognos medan den andra uppföljningen är en delårsrapport med utgångspunkt i ett delårsbokslut.
Den tredje rapporten är årsredovisningen. Uppföljningen ska fokusera på väsentliga förändringar och avvikelser, både ekonomiska och verksamhetsmässiga.
Vad ska du som enhetschef göra i Hypergene i samband med årsredovisningen?
1. Sammanfatta årets kontinuerliga uppföljning
Vad: Kommentera kortfattat det ekonomiska utfallet för din enhet. Om resultatet avviker väsentligt från den beslutade ramen/resurstilldelningen så beskriv orsaker och åtgärder framåt.
Var: Fliken ”Kontinuerlig uppföljning” – rapport ”Årsredovisning, enhet”
2. Följ upp aktiviteterna i din verksamhetsplan
Vad: Kommentera aktiviteterna i din verksamhetsplan
Var: Uppgift under fliken ”Verksamhet” – rapport ”Enhetens verksamhetsplan”
Vad ska du som verksamhetschef göra i Hypergene i samband årsredovisningen?
1. Göra en samlad rapportering till förvaltningen
Vad: En samlad rapportering av verksamhet, personal och ekonomi för ditt verksamhetsområde.
Var: Fliken ”Kontinuerlig uppföljning” – ”Årsredovisning”
2. Sammanfatta övergripande aktiviteter i verksamhetsplanen
Vad: Göra en sammanfattande kommentar för aktiviteterna kopplat till de övergripande aktiviteterna inom verksamhetsområdet
Var: Fliken ”Verksamhet” – rapport ”Förvaltningens verksamhetsplan”
Verksamhetsanalysen görs främst av förvaltningsledning och verksamhetschefer med stöd av förvaltningens kundansvarig, controller och HR-partner.
Syftet är att planera och dimensionera kommunens verksamhet och resurser. Analysen för nästkommande år påbörjas i början av året med en uppstartsfas. Förvaltningens samlade analys presenteras vid nämndernas strategidiskussioner i mars och ett formellt yttrande över verksamhetsanalyserna beslutas av nämnderna i april.
Nästa steg i budgetberedningen är prioriteringsforum i slutet på april där kommungemensamma diskussioner förs kring prioriteringar inför kommande år.
Därefter bereder politiken förslag till Mål och Resursplan (MoR) som kommunstyrelsen tar beslut om i juni. Beslutet innehåller resursfördelning för drift och investering, politisk inriktning samt förslag till finansiering. MoR blir styrande för nämndernas planeringsarbete i delprocesserna planera övergripande och detaljplanera. MoR beslutas även i fullmäktige efter sommaren.
Varje enhet blir inför det kommande verksamhetsåret tilldelad en ekonomisk ram. Utifrån den tilldelade ramen ska enheten budgetera verksamhetens kostnader och intäkter.
Som en del i planeringen av verksamheten för det kommande året ska du som chef planera för bemanningen av verksamheten. Bemanningsplaneringen ska resultera i en personalbudget som blir en prognos över vilka personalkostnader som kommer att falla ut i resultaträkningen det kommande året.
Budgetinmatningen görs i Hypergene i två sorters uppgifter, en för personalbudget för varje enhet och en för driftbudget.
Har du som chef frågor om vad du ska göra är du välkommen att kontakta din förvaltnings kundansvarig.
Här hittar du kontaktuppgifter: Verksamhetsstöd