Intern representation
Intern representation eller personalrepresentation riktar sig till kommunens anställda eller förtroendevalda och syftar till att skapa social gemenskap. Det kan exempelvis vara gemensam fika eller lunch, men också gåvor i samband med avtackning eller högtidsdagar.
Vad är intern representation?
Exempel på intern representation är:
- Personalfester
- Avtackning av medarbetare
- Informationsmöten med hela personalen
- Gåvor och uppvaktning i samband med högtidsdagar, högtider eller efter 25 års anställning.
Personalfester, inklusive jullunch och kommungemensam personalfest, får förekomma vid maximalt två tillfällen under ett verksamhetsår.
Om du som chef bjuder på kaffe eller andra förfriskningar vid interna möten, som exempelvis personalmöten, budgetmöten och arbetsplatsträffar, betraktas det bokföringsmässigt som intern representation.
I samband med interna kurser, konferenser och planeringsdagar kan intern representation förekomma som personalsociala inslag med syfte att öka den sociala gemenskapen, till exempel måltider och olika aktiviteter som teater-, konsert- eller idrottsevenemang.
Interna kurser och konferenser med lunch eller middag av normal karaktär utgör dock inte representation. Istället betraktas de som allmänna omkostnader, oftast utbildningskostnad, och är normalt avdragsgilla.
Beslut om intern representation fattas av förvaltningschef, verksamhetschef eller enhetschef inom sin verksamhets ekonomiska ram.
Beslut om intern nämndrepresentation fattas av ordförande i nämnd/styrelsen.
Kommunens interna representation får genomföras av kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråd, nämndsordföranden, kommundirektören, förvaltningschefer samt enhetschef med underställd personal.
Lunch, middag och enklare förtäring
Vid intern representation ska kostnaden konteras på slag 7110.
All moms är inte avdragsgill vid representation. För att räkna ut momsavdraget för lunch, middag och enklare förtäring så gör du bäst i att använda skatteverkets verktyg som du hittar här: Representation – moms och avdrag – Skatteverket.
Exempel på enklare förtäring är kaffe, te, alkoholfri dryck, kakor, bullar, frukt eller en enklare smörgås samt vissa kringkostnader.
Kringkostnader vid personalfest
För kringkostnader vid personalfest, till exempel hyra av bord och stolar eller utgifter för musikunderhållning ska kostnaden konteras på slag 7110.
Momsen är avdragsgill på belopp upp till 180 kronor per person och tillfälle, vilket motsvarar ett maximalt momsavdrag med 45 kronor per person. Moms överstigande det beloppet konteras som kostnad på slag 7110.
Teaterbesök och liknande utgifter
Vid teaterbesök och liknande ska kostnaden konteras på slag 7110.
Momsen är avdragsgill på belopp upp till 180 kronor per person och tillfälle, vilket motsvarar ett maximalt momsavdrag med 45 kronor per person. Moms överstigande det beloppet konteras som kostnad på slag 7110.
Vid intern representation och vid interna kurser och konferenser får inga andra alkoholhaltiga drycker serveras än lättöl eller annat som kan jämställas med denna dryck. Undantag gäller vid den högtidliga utdelningen av minnesgåva. Då får öl och vin får serveras.
Om en förtroendevald eller anställd avlider ska en företrädare för kommunen närvara vid jordfästningen.
Om det rör en anställd företräds kommunen av enhetschef eller motsvarande och därutöver efter ansvarigas egen bedömning.
Om det rör en förtroendevald ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige alternativt en nämndsordförande ska kommunfullmäktiges ordförande genomföra hedersbevisningen.
Nämndsordförande genomför hedersbevisning av ledamöter i nämnder. I de fall en ledamot i nämnden/styrelsen även är ledamot i annan nämnd eller i fullmäktige samordnas hedersbevisningen.
Kondoleans vid jordfästning sker med krans alternativt bidrag till minnesfond eller motsvarande enligt den avlidnes eller anhörigas önskemål.
Hedersbevisningen får ske med ett maximalt värde av 75 procent av Skatteverkets belopp för jubileumsgåva, vilket blir 1 125 kronor inklusive moms.
Kontering
Inköpet konteras på slag 71110 och momsen är fullt avdragsgill.