Processmodell
Genom tydliga och välfungerande processer kan vi skapa en effektiv, rättssäker och kvalitativ organisation. Denna sida beskriver kommunens processmodell, hur vi kartlägger, utvecklar och förvaltar våra processer samt de stöd som chef, processägare eller medarbetare kan få i arbetet.
Processplattform
Du hittar kommunens visualiserade processer i vår processplattform här:
ProcessplattformVad är en process?
En process är en kedja av aktiviteter som tillsammans skapar värde och leder till att ett behov tillgodoses. Exempelvis kan en process vara “felanmälan av trasig gatubelysning”. Den inleds med en anmälan, följt av en åtgärd och avslutas när problemet är löst och medborgaren har fått återkoppling.
Till skillnad från ett projekt är en process återkommande och pågår löpande, ett projekt är tillfälligt och avslutas när ett specifikt mål uppnåtts. Processer har alltid ett tydligt definierat start och slut.
Du hittar kommunens visualiserade processer här: Motala kommuns processplattform
Syfte med processarbete
Genom att arbeta med processer får vi en helhetssyn på hur verksamheten fungerar, vi ser hur aktiviteter hänger ihop, vem som ansvarar för vad och hur vi kan förbättra kvaliteten. Processarbetet skapar tydlighet, effektivitet och förutsättningar för ständiga förbättringar. Kartläggning kan förslagsvis tillämpas när verksamheterna ser följande behov:
Avvikelser
Fel, fördröjningar eller bristande kvalitet kan signalera att det finns behov av att se över och förstå processen bättre. Genom kartläggning kan orsaker identifieras och rätt åtgärder sättas in, ibland krävs små justeringar och ibland större förändringar för att förbättra kvaliteten samt förebygga framtida fel.
Effektivisering och standardisering
En vanlig anledning till att man vill kartlägga verksamhetens flöde är att effektivisera arbetet. Genom att kartlägga hur arbetet faktiskt utförs idag kan onödiga moment, dubbelarbete och flaskhalsar identifieras. Det möjliggör en mer effektiv och likvärdig hantering oberoende av vem som utför uppgiften. Vi kan gå ifrån personbunden till funktionsbunden organisation.
Ansvar och transparens
Processkartor gör det tydligt hur arbetet är organiserat och vem som ansvarar för vad. Det skapar samsyn och kan användas för både intern och extern kommunikation för att visa hur vi arbetar.
Lagkrav
Kommunen har många uppgifter som styrs av lagar, exempelvis inom skola, socialtjänst och bygglov. När nya regler införs eller om det råder osäkerhet gällande hur lagar efterlevs kan processkartläggning säkerställa att arbetet sker korrekt och rättssäkert.
Steg 1. Behov identifieras
Behov av att kartlägga en process eller processutveckling uppstår inom verksamheten och rapporteras till ansvarig chef som gör behovsanmälan. Anmälan sker via en E-tjänst (under uppbyggnad). Här registrerar verksamheten information som behövs i det fortsatta arbetet. Behovet behandlas och prioriteras innan beslut om vidare hantering görs av ansvariga roller.
Steg 2. Nuläge kartläggs
För att kunna utveckla en process behöver vi förstå vart vi befinner oss idag. Att kartlägga processens nuläge är en effektiv metod för att skapa en gemensam bild av hur processen fungerar i sin helhet och hur aktiviteterna samverkar för att skapa värde till kunden. Genom kartläggningen kan risker, flaskhalsar och andra kvalitetsbrister identifieras. Inför varje processkartläggning ska en processpecifikation upprättas, använd mallen Processpecifikation, denna fungerar som ett försättsblad till processen där man kan få en överblick över bland annat processens syfte, start och slut samt intressenter.
Vid kartläggningen bör behov av relevanta dokument såsom arbetsmanualer, mallar, styrdokument, checklistor etc. identifieras. Finns inte dessa dokument tas dem fram i kommande steg.
Användbara dokument: Processpecifikation, Processanalys, Metodhandbok för processmodell
Steg 2.2. Beslutspunkt 1 (BP1)
Processägaren beslutar om processens ska utvecklas eller förvaltas.
Steg 3. Nyläge kartläggs
Målsättningen med det här steget är att designa en tydlig, förenklad, effektiv och kvalitetssäkrad process. Det innebär att de aktiviteter som finns i processen ska utföras så effektivt som möjligt och bibehålla hög kvalitet. Vid utveckling av en process behöver man granska både det analoga och digitala arbetet för att nå effektiv i processens helhet.
Användbara dokument: Utvecklingsanalys, Metodhandbok för processmodell
Steg 3.2. Beslutspunkt 2 (BP2)
I detta steg beslutas om de förändringar och åtgärder som tagits fram när nyläge skapats ska realiseras eller ej. Det är processägaren alt. lednings eller en styrgrupp på respektive förvaltning som fattar beslut och äger ansvar för implementationen.
Steg 4. Implementering
Processägaren ansvarar för att informera berörda medarbetare och intressenter om den utvecklade processen samt att nyläget realiseras och efterlevs. Om det är en förändring som påverkar medarbetares arbetsmiljö ska det genomföras en riskbedömning före genomförandet. Använd mallen: Riskbedömning av arbetsmiljön, ifyllningsbar mall
I detta steg ska relevanta dokument som används som stöd i processen tas fram och kopplas i processplattformen.
Steg 5. Förvaltning och uppföljning
När processen är implementerad behöver den förvaltas. Motala kommuns processplattform
Vilket i praktiken innebär att:
- Säkerställa att mallar/rutiner/stöddokument är kopplade mot process och hålls uppdaterade
- Säkerställa att den visualiserade processen efterlevs
- Följa upp och vidareutveckla vid behov
- Följa upp eventuella nyckeltal och processmål
Användbara dokument: Checklista för att kvalitetssäkra en process
Verksamheten ansvarar för att arbeta enligt de beslutade processerna, det övergripande ansvaret äger processägaren.
Vi delar in våra processer i tre huvudkategorier:
Ledningsprocesser
De Processer som styr och förbättrar helheten (exempel, verksamhetsutveckling, budgetplanering)
Kärnprocesser
De processer som direkt skapar värde för medborgare (exempel, ansökan om försörjningsstöd, bygglov eller förskoleplats)
Stödprocesser
De processer som möjliggör arbetet och stödjer övriga processer (exempel, IT-support, rekrytering)
Processägare
Har det övergripande ansvaret för att säkerställa att en definierad process fungerar effektivt, är ändamålsenlig och anpassad efter både organisationens mål och kundens behov. Det är processägaren som initierar och prioriterar utvecklingsinsatser samt följer upp att beslutad process och rutiner efterlevs.
Processledare
Utses av processägaren, vid behov. Processledaren ansvarar för att planera och leda förbättringsarbetet samt att samordna och följa upp utfallet.
Processteam
Utses av processägaren, både egna och andras resurser förankras med berörd resursägare. Teamet bidrar till att nuläget av en process kartläggs och eventuellt även ett nyläge. Deltagarna arbetar dagligen i processen och bidrar med förbättringsförslag och erfarenheter för att skapa en så korrekt flödeskarta som möjligt. Även verksamhetsutvecklare eller digitaliseringsledare kan ingå i processteamet om behov finns.
Modellör
Utför processkartläggningar och vid behov processutveckling med utgångspunkt i processmodellen. Rollen analyserar och ger processägaren förutsättningar att förstå nuläget och de önskade läget. Licens och grundläggande utbildning tilldelas av systemspecialist.